Smernica k analýze pracovných miest

ABC, spol. s r. o., Žilina

Smernica č. 23/200x – Analýza pracovného miesta

A. Úvodné ustanovenia

1. Účel a dôvod vydania predpisu

• S cieľom poskytovať dokonalý prehľad o druhoch práce vykonávaných v spoločnosti, o vonkajších faktoroch ovplyvňujúcich prácu a zamestnancov, o každom pracovnom mieste spoločnosť vydáva Smernicu o analýze pracovných miest. Tento vykonávací predpis je súčasťou systému riadenia ľudských zdrojov spoločnosti ABC, s. r. o. Žilina.

2. Všeobecné ustanovenia

• Informácie o jednotlivých prácach a predpokladoch na ich vykonávanie sa musia zhromaždiť na základe komplexnej analýzy práce, ktorá vytvára základňu na diagnózu práce a následne aj personálne rozhodovanie. Z uvedeného vyplýva, že analýza práce je pevnou súčasťou a východiskom riadenia ľudských zdrojov.
• Analýza pracovných miest (job analysis) predstavuje proces zisťovania, zaznamenávania, uchovávania a analyzovania všetkých potrebných informácií o pracovných miestach. Ide teda v prvom rade o akúsi inventúru úloh, zodpovedností a podmienok spojených s pracovným miestom a väzieb pracovného miesta na iné pracovné miesta. Z toho sa následne odvodzujú požiadavky, ktoré sa kladú na zamestnanca na konkrétnom pracovnom mieste. Neoddeliteľnou súčasťou tejto smernice je špecifikácia všeobecných a odborných požiadaviek na zamestnanca daného pracovného miesta (Príloha č. 1). Za aktualizáciu špecifikácie zodpovedá vedúci Odboru organizácie a riadenia.
• Tieto informácie poskytujú dokonalý prehľad o druhoch práce vykonávaných v spoločnosti a sú výborným podkladom pri navrhovaní nových pracovných funkcií, pri výbere nových zamestnancov, pri plánovaní vzdelávania a kvalifikačného rozvoja zamestnancov, pri konštrukcii kritérií hodnotenia, pri voľbe vhodného systému odmeňovania a motivovania zamestnancov a pri ostatných činnostiach riadenia zamestnancov spoločnosti.
• Ďalším prínosom analýzy pracovných miest je hodnotenie vplyvu prostredia na jednotlivé druhy práce, zistenie pracovných prvkov, ktoré prispievajú alebo bránia zlepšeniu kvality pracovného prostredia, naplánovanie potrebného počtu zamestnancov do budúcnosti, umiestnenie zamestnanca na také funkčné zaradenie, kde môže efektívne uplatniť svoje skúsenosti.

3. Definícia pojmov používaných v súvislosti s analýzou pracovného miesta

• Pracovná úloha – časť práce skladajúca sa z jednej alebo viacerých operácií, ktorá má svoj konečný výsledok alebo cieľ.
• Rozsah povinností pracovného miesta – tvoria ho spolu súvisiace úlohy priradené určitému pracovnému miestu.
• Zodpovednosť pracovného miesta – väzby na iné pracovné miesta v hierarchickej línii definujúce, za čo alebo za koho je držiteľ pracovného miesta zodpovedný a komu.
• Práca – predstavuje určité množstvo úloh navzájom dostatočne podobných, za účelom spojenia a priradenia jednému pracovníkovi alebo skupine pracovníkov.
• Obsah práce – je určený množstvom a typom úloh danej práce, ich zložením a prepojením.
• Rozširovanie obsahu práce – horizontálne zoskupovanie pracovných úloh, ktoré umožňuje, aby pracovník plnil viac úloh podobnej povahy.
• Autonómia práce – predstavuje možnosti pracovníka samostatne rozhodovať o plánovaní a organizovaní práce, možnosť pracovať vlastným tempom, pohybovať sa po pracovisku a komunikovať podľa vlastného želania.
• Obohacovanie práce – vertikálne zoskupovanie pracovných úloh. Práca sa rozširuje a zvyšuje sa miera jej autonómie (napr. pridanie zodpovednosti). Pracovník vykonáva úlohy rôznych zamestnaní a dokonca aj platových tried. Práca sa stáva komplexnejšou a zvyšuje sa v nej význam prvkov kontroly a rozhodovania..
• Pracovné miesto – predstavuje zaradenie jedinca do organizačnej štruktúry a zároveň mu priraďuje určitý okruh úloh a zodpovednosti vychádzajúci z požiadaviek pracovného miesta..
• Zamestnanie – skupina pracovných miest identických z hľadiska svojich hlavných alebo rozhodujúcich úloh a zodpovedností natoľko príbuzných, že to umožňuje používať jednotný popis a špecifikáciu pracovných miest vytvorených na základe analýzy jediného pracovného miesta z celej skupiny.

B. Osobitné ustanovenia

1. Popis a špecifikácia pracovného miesta

• Analýza pracovného miesta predstavuje akúsi inventúru práce, zodpovednosti a podmienok spojených s pracovným miestom a väzieb pracovného miesta na iné pracovné miesta. Toto sa stáva východiskom určenia požiadaviek, ktoré kladie pracovné miesto na pracovníka.
• Analýza pracovného miesta musí zobrazovať prácu tak, ako skutočne vyzerala v okamihu zisťovania, nie tak, ako by mala vyzerať, alebo ako vyzerala v minulosti, ani tak, ako vyzerá v podobných podnikoch alebo na iných pracoviskách. Vyžaduje maximálnu presnosť a periodickú aktualizáciu popisu a špecifikácie pracovného miesta. Zodpovedným za dodržanie tohto procesu je vedúci Odboru organizácie a riadenia.
• Popis a špecifikácia pracovných miest je východiskom plánovania ľudských zdrojov, t. j. plánovania kvantity a kvality ľudských zdrojov potrebnej na splnenie určených cieľov a úloh. Plánovanie zdrojov pokrytia potreby pracovníkov vychádzajúce z analýz a prognóz podnikovej pracovnej sily a vonkajšieho trhu práce môže mať, naopak, dopad na redesign a reštrukturalizáciu pracovných miest.
• Profil pracovného miesta má silnú väzbu na získavanie pracovníkov. Dostatočne presné stanovenie požiadaviek pracovného miesta je základným predpokladom efektívneho získavania pracovníkov. Profil pracovného miesta:
  • pomáha pri stanovení typov pracovníkov, ktorých treba získať,
  • je východiskom rozhodovania, či sa podnik zameria na vnútorné alebo vonkajšie zdroje pracovníkov,
  • má kľúčový význam pri formulovaní ponuky pracovného miesta (inzerát)
• Proces získavania pracovníkov na druhej strane môže signalizovať situáciu na trhu práce – atraktívnosť, resp. neatraktívnosť zamestnaní, t. j. stáva sa impulzom pre redesign pracovných miest.
• Profil pracovného miesta je veľmi úzko spojený s procesom výberu pracovníkov tým, že poskytuje základňu pre voľbu kritérií výberu pracovníkov. Bez dôkladne spracovaného popisu a špecifikácie pracovných miest výber pracovníkov je viac intuitívny a menej efektívny.
• Z dôvodu dvojstrannosti procesu výberu pracovníkov, t. j. pracovník si prostredníctvom tohto procesu vyberá zamestnávateľa, je veľmi vhodné, aby boli ponúkané detailné informácie o pracovnom mieste potenciálnemu záujemcovi, ktoré získal taktiež na základe dôkladného spracovania profilu pracovného miesta.
• Profil pracovného miesta determinuje proces a obsah orientácie nových pracovníkov, teda riadenie ich adaptácie na prácu na konkrétnom pracovnom mieste. Skúsenosti s priebehom procesu orientácie sa môžu brať do úvahy pri zvažovaní potreby redesignu.
• Popis a špecifikácia pracovného miesta vytvára základňu pre hodnotenie pracovníkov a ich pracovného výkonu. Len vtedy je možné spravodlivo hodnotiť pracovníkov, keď je úplne jasné, čo má pracovník vykonávať, aké výsledky a kvalita sa od neho očakávajú. Výsledky hodnotenia pracovníkov môžu, naopak, vyvolať impulz k tomu, aby pomocou redesignu pracovného miesta bolo možné zvýšiť motiváciu pracovníkov a tým aj ich pracovný výkon.
• Bez popisu a špecifikácie sa nezaobíde ani proces rozmiestňovania pracovníkov a ukončovania pracovného pomeru. Efektívne spájať alebo rozpájať pracovníka s pracovným miestom nie je možné bez porovnania požiadaviek pracovného miesta s charakteristikami a výkonom pracovníka.
• Popis a špecifikácia pracovného miesta sa stávajú vodidlom pre rozhodovanie o tom, či súčasný alebo potenciálny držiteľ pracovného miesta potrebuje dodatočné vzdelávanie.
• V oblasti riadenia personálneho rozvoja pracovníkov rozhovor manažéra a personalistu s pracovníkmi o ich možnej kariére výrazne uľahčuje dôkladné poznanie povahy pracovného miesta v organizácii.
• Analýza pracovného miesta je východiskom spravodlivého odmeňovania. Je prvým krokom k hodnoteniu práce, t. j. k stanoveniu relatívnej hodnoty práce vo vzťahu k iným procesom v podniku tým, že odhaľuje úroveň obtiažnosti práce, jej podmienky, povinnosti a zodpovednosť, požadovanú kvalifikáciu a schopnosti. Úroveň odmeňovania môže na druhej strane predstavovať určitý tlak na zmenu obsahu práce a požiadaviek pracovného miesta na pracovníka.
• Popis a špecifikácia pracovného miesta má značný význam pre pracovné vzťahy. Tým, že presne určujú povinnosti a zodpovednosť pracovníka, určujú aj úlohu v podniku a obmedzujú výskyt konfliktov medzi pracovníkmi, výskyt sťažností, pracovných sporov a pod.
• Analýza pracovného miesta má podstatný význam aj pre starostlivosť o pracovníkov, predovšetkým v oblasti BOZP. Tým, že sa zameriava na to, ako sa práca vykonáva, odhaľuje nebezpečné praktiky a pracovné podmienky.
• Mimoriadny význam má presný a aktuálny popis pracovného miesta pre prácu líniových manažérov a pre ich vzťahy s podriadenými aj nadriadenými pracovníkmi. Uľahčuje im situáciu pri prijímaní a zadeľovaní pracovných úloh, uľahčuje organizáciu práce a ich ďalšie aktivity smerujúce k zvyšovaniu produktivity práce.
• Dôkladným popisom a špecifikáciou pracovného miesta samotný držiteľ pracovného miesta získava jasnú predstavu o svojich povinnostiach, kompetenciách a zodpovednosti. Poskytuje mu aj určité argumenty v prípade úsilia o akékoľvek zmeny v obsahu svojej práce, prípadne zmeny pracovných podmienok. O popis a špecifikáciu svojho pracovného miesta držiteľ môže oprieť aj svoje zámery týkajúce sa personálneho rozvoja, znalosť popisu a špecifikácie ostatných pracovných miest mu umožňuje racionalizovať predstavy o svojej kariére a lepšie plánovať svoje kroky smerujúce k realizácii osobných cieľov v zamestnaní. Jasný popis práce poskytuje pracovníkovi predstavu aj pokiaľ ide o možné oblasti hodnotenia jeho pracovného výkonu a zlepšuje jeho postavenie pri hodnotiacom pohovore. V neposlednom rade mu popis pracovného miesta umožňuje aj lepšie plánovať mimopracovné aktivity.
• Spracované informácie vo forme popisu a špecifikácie požiadaviek pracovného miesta na pracovníka sa následne zhrnú do informačného systému útvaru riadenia ľudských zdrojov a tým sa vytvára základňa na vypracovanie integrovaného personálneho systému.
• Analýza pracovných miest je permanentným procesom, pretože práca ako taká je dynamický jav. Nie je možné pristupovať k nej ako k statickej konzistentnej veci, bez rešpektovania odlišnosti ľudí, ktorí ju vykonávajú. Ak chceme zabezpečiť účinné výstupy práce, musí sa prispôsobovať pracovníkom, ktorí ju vykonávajú. Práca sa mení aj v závislosti od času a ostatných podmienok jej vykonávania. Patria k nim najmä zmeny výrobného programu a technického vybavenia, zvýšené požiadavky na flexibilitu pracovníkov, zmeny organizačnej štruktúry, zníženie počtu zamestnancov, zladenie miezd a podmienok práce, vypracovanie nových mzdových systémov, úpravy režimu práce, reštrukturalizácia práce alebo zmena v usporiadaní pracovísk.

Štruktúra analýzy pracovného miesta

A. Popis pracovného miesta – analýza práce a pracovných podmie