Smernica - Tvorba vnútropodnikových predpisov

Systém riadenia každého podniku je kodifikovaný sústavou legislatívnych, organizačných, riadiacich, metodických a informačných noriem, príp. ďalších druhov pravidiel a nástrojov riadenia. Účelom vydávania takýchto interných predpisov v podniku je určiť jednotnú a záväznú štruktúru základných pravidiel rôzneho charakteru podľa potrieb podniku, definovať metódy, spôsoby, prostriedky a postupy rôznych činností vyskytujúcich sa v podniku.

V súčasnej rôznorodosti podnikateľských aktivít a následných špecifických problémov je nevyhnutnosťou, aby podnikateľské subjekty vypracovávali vlastné vnútropodnikové smernice, ktorými upravia všeobecné právne predpisy na konkrétne podmienky podniku. Tvorba niektorých vyplýva priamo zo všeobecne záväzných právnych predpisov, tvorbu iných si vyžaduje samotná prax. Je potrebné pritom dbať o to, aby predpisy boli záväzné pre všetkých zamestnancov podniku, príp. pre skupinu zamestnancov, ktorých sa týkajú. Ich nedodržiavanie môže byť klasifikované ako porušenie pracovnej disciplíny s následkami v zmysle Zákonníka práce a pracovného poriadku, príp. s následkami individuálne definovanými priamo v konkrétnom predpise.

Interné (vnútropodnikové) predpisy možno definovať ako písomné normatívne akty usmerňujúce konkrétne činnosti v podniku, ktoré sa pravidelne opakujú, alebo sa týkajú určitej jednorazovej neopakujúcej sa skutočnosti. Takéto vnútropodnikové predpisy možno členiť práve podľa toho, akej činnosti sa dotýkajú, či majú dlhodobý charakter, či ide o jednorazové záležitosti a pod. V zmysle uvedeného možno vnútropodnikové predpisy rozčleniť na poriadky, smernice, metodické pokyny, rozhodnutia, opatrenia, príkazy, oznámenia. Všetky predpisy sú súčasťou interného riadiaceho a kontrolného systému podniku a možno dokonca povedať, že slúžia aj ako podpora správneho, úplného a preukazného zobrazenia niektorých skutočností na účely účtovníctva.

Základné legislatívne normy

Medzi základné legislatívne normy možno zaradiť dokumentáciu, ktorá je potrebná najmä z pohľadu vzniku a právnej existencie podniku. Ide o dokumentáciu spracovávanú v súlade s Obchodným zákonníkom, resp. osobitnými právnymi predpismi. Zaraďujeme ich medzi vnútropodnikové predpisy, keďže neriešia iba právnu stránku existencie podniku, ale môžu mať zásadný dopad aj na každodennú organizačnú a riadiacu prácu v podniku. Patrí sem najmä:

• spoločenská zmluva, pokiaľ ide o verejnú obchodnú spoločnosť a komanditnú spoločnosť,
• spoločenská zmluva alebo zakladateľská listina, pokiaľ ide o spoločnosť s ručením obmedzeným,
• zakladateľská zmluva alebo zakladateľská listina, notárska zápisnica o konaní ustanovujúceho valného zhromaždenia alebo rozhodnutie zakladateľov o založení, pokiaľ ide o akciovú spoločnosť,
• notárska zápisnica o konaní ustanovujúceho valného zhromaždenia a založení družstva,
• stanovy, pokiaľ ide o akciovú spoločnosť (povinnosť vydania), spoločnosť s ručením obmedzeným (možnosť vydania stanov) a družstvo (povinnosť vydania),
• iné listiny upravujúce založenie iných právnických osôb podľa osobitných predpisov.

Základné organizačné normy

Základné organizačné normy riešia vzťahy zložitého charakteru s dlhodobou pôsobnosťou, určujú pravidlá a zásady riadenia, prípadne metodiku činností v riadení. Zaraďujeme sem najmä organizačný poriadok, pracovný poriadok, či rôzne organizačné štatúty, ktoré s cieľom účinnej a jednotnej implementácie všeobecných zásad systému riadenia vo vnútri podniku ustanovujú základnú pôsobnosť, kompetencie, vzájomné vzťahy, ako aj formy, metódy a nástroje riadenia vnútroorganizačných a ekonomických jednotiek podniku.

Riadiace normy

Riadiace normy majú charakter samostatných opatrení vzťahujúcich sa na vyhradený okruh problémov s časovým obmedzením na realizácie stanovených opatrení. Riadiace normy sú vydávané formou príkazov, opatrení, rozhodnutí, a to nielen zo strany vrcholového vedenia podniku, ale aj zo strany vedúcich nižších organizačných zložiek.

Metodické normy

Metodické riadenie je osobitná forma riadenia mimo vzťahov nadriadenosti a podriadenosti. Metodicky riadia útvary (zamestnanci) iné útvary (zamestnancov), ktoré im nie sú priamo podriadené. Formami metodického riadenia sú záväzné metodické pokyny, smernice, odborné inštruktáže, pracovné postupy a pokyny. Ako doplnok týchto metodických noriem možno považovať uskutočňovanie porád a konzultácií, vykonávanie odborných kontrol. Účelom metodického riadenia je zabezpečiť jednotný a racionálny výkon tých istých činností vo všetkých organizačných jednotkách.

Informačné normy

Zabezpečenie kvalitného informačného toku v podniku je súčasťou každodennej riadiacej práce, keďže je dôležité oboznamovať zamestnancov s cieľmi, plánovanými úlohami či uskutočnenými opatreniami. Za účelom postúpenia potrebných informácií na správne miesto používajú sa najmä také normy, ktoré majú zväčša jednorazový charakter s obmedzeným okruhom pôsobnosti – rozhodnutia, oznámenia.

Účelom vydávania takýchto interných predpisov v podniku je predovšetkým určiť jednotný a záväzný postup na tvorby, schvaľovania, vydávania, distribúcie a aktualizácie interných normatívnych aktov.

Metodika na tvorby vnútropodnikových predpisov

Za účelom efektívnej tvorby vnútropodnikových predpisov je dôležité, aby podnik mal spracovanú metodiku tvorby takýchto predpisov. Cieľom takéhoto dokumentu je stanoviť jednotnú štruktúru predpisov, jednotné postupy spracovania návrhu, pripomienkového