Smernica - Systém vedenia účtovníctva a obeh účtovných dokladov

A. Úvodné ustanovenia

1. Účel a dôvod vydania predpisu

S cieľom určenia jednotného postupu pri príprave, spracovávaní a účtovaní účtovných dokladov a realizácie účtovných zápisov v spoločnosti ABC, s. r. o. sa vydáva táto smernica so všeobecnými zásadami účtovania v spoločnosti. Smernica je považovaná za účtovný záznam a je súčasťou účtovnej dokumentácie spoločnosti ABC, s. r. o.

2. Definícia pojmov

1. Účtovný doklad – preukázateľný účtovný záznam s náležitosťami podľa § 10 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov v listinnej podobe alebo elektronickej podobe.
2. Účtovný zápis – účtovný záznam o zaúčtovaní účtovného prípadu.
3. Účtovný záznam – údaj, ktorý je nositeľom informácie týkajúcej sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia (účtovný doklad, účtovný zápis, účtovná kniha, odpisový plán, inventúrny súpis, účtový rozvrh, účtovná závierka, výročná správa a pod.).
4. Elektronický účtovný záznam – je záznam vyhotovený:
   • v elektronickom formáte a prijatý alebo sprístupnený v elektronickom formáte, pričom elektronický formát určuje vyhotoviteľ účtovného záznamu alebo je určený na základe dohody s prijímateľom účtovného záznamu,
   • v súlade s § 33 ods. 3 zaslaný elektronicky, pričom môže tvoriť prílohu elektronickej pošty,
   • v elektronickom formáte na interné účely účtovnej jednotky.
5. Účtovný prípad – vznik určitej skutočnosti týkajúcej sa stavu a pohybu majetku, stavu a pohybu záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov, výnosov, nákladov, príjmov, výdavkov,  výsledku hospodárenia.

3. Súvisiace predpisy

1. Aktívne derogácie – zrušuje sa smernica č. 01/2018 o spôsobe vedenia účtovníctva.
2. Pasívne derogácie – žiadne.
3. Nadradené predpisy:
   1. • zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“),
      • opatrenie MF SR č. 23 054/2002-92 zo 16. decembra 2002, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov (ďalej len „Postupy účtovania“).

B. Všeobecné a osobitné ustanovenia

1. Systém vedenia účtovníctva

• Spoločnosť ABC, s. r. o., vedie účtovníctvo v sústave podvojného účtovníctva odo dňa svojho vzniku až do dňa svojho zániku. Účtovníctvo sa vedie za účtovnú jednotku ako celok a individuálne vo vybraných divíziách, ktorým bol pridelený štatút strategickej podnikateľskej jednotky. Vo vnútri podniku je sledované hospodárenie jednotlivých organizačných jednotiek (útvarov a stredísk) podľa Pravidiel a nástrojov vnútropodnikového ekonomického riadenia.
• Účtovným obdobím je kalendárny rok.
• Účtovníctvo sa vedie v peňažných jednotkách meny euro a v prípadoch stanovených v § 4 ods. 7 zákona o účtovníctve súčasne aj v cudzích menách.
• Účtovníctvo sa vedie v slovenskom jazyku. Účtovný doklad vyhotovený v inom ako slovenskom jazyku (napr. faktúra zo zahraničia) bude v rámci vecnej kontroly bezodkladne po prijatí, resp. vyhotovení preložený do slovenského jazyka. Preklad je prílohou účtovného dokladu. Úsek ekonomiky a financovania, po predchádzajúcej kontrole a schválení účtovných dokladov zodpovednými pracovníkmi, zabezpečuje ich súhrnné spracovanie. Povinnosťou je viesť účtovníctvo správne, úplne, preukázateľne, zrozumiteľne a spôsobom zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov a tak, aby účtovná závierka poskytovala verný a pravdivý obraz o skutočnostiach, ktoré sú predmetom účtovníctva, a o finančnej situácii účtovnej jednotky, pričom musia byť dodržané ustanovenia  zákona o účtovníctve a Postupov účtovania.
• Spoločnosť nepoveruje vedením účtovníctva inú právnickú alebo fyzickú osobu. S cieľom zabezpečenia bezchybného vedenia účtovníctva príslušní zodpovední pracovníci využívajú konzultácie a poradenstvo spoločnosti XYZ, s. r. o., v zmysle zmluvy č. 2/2018, uzavretej dňa 18. 2. 2018.
• Na vedenie účtovníctva sa používajú prostriedky výpočtovej techniky a technických nosičov dát. Na vedenie účtovníctva sa používa softvér firmy QQQ, s. r. o., s tým, že účtovné záznamy sú realizované v listinnej alebo elektronickej podobe. [Databáza účtovníctva spoločnosti v elektronickej podobe a účtovné doklady v elektronickej podobe účtovná jednotka uchováva: C:\Windows\.... (uvedie sa úplná cesta v operačnom systéme alebo serveri, v prípade cloudu sa uvedie cesta k umiestneniu externého úložného dátového priestoru, s prevádzkovateľom a veľkosťou kapacity úložného priestoru)].
• Zálohovanie dát je uskutočňované pravidelne na dennej báze.
• Skutočnosti, ktoré sú predmetom účtovníctva, sa dokladujú účtovnými dokladmi. Účtovné doklady vyhotovujú pracovníci zodpovední za vznik účtovného prípadu, a to bezodkladne po uskutočnení účtovného prípadu podľa § 2 Postupov účtovania, resp. od zistenia skutočností, ktoré sa nimi dokladujú. V niektorých prípadoch je vyhotovenie účtovného odkladu zabezpečené automaticky softvérom. Účtovný doklad musí obsahovať náležitosti podľa § 10 ods. 1 písm. a) až f) zákona o účtovníctve. Podpisový záznam zodpovednej osoby je buď vlastnoručný podpis (v prípade vyhotovených listinných účtovných dokladov) alebo podpisový záznam v elektronickej podobe (v prípade vyhotovených elektronických účtovných dokladov), ktorý umožňuje preukázateľnú identifikáciu osoby, ktorá tento podpisový záznam vyhotovila.
• Ak účtovný doklad slúži súčasne ako daňový doklad, musí obsahovať ďalšie náležitosti podľa zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov. V prípade straty účtovného dokladu sa zaň považuje aj opis, fotokópia, elektronická kópia, pričom je potrebné čestné prehlásenie o strate s uvedením pravdivých údajov. Ak účtovný, resp. daňový doklad je zároveň dokladom vstupujúcim do externého prostredia mimo spoločnosť (odoslané faktúry a pod.) musí obsahovať všetky náležitosti podľa § 3a zákona č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov.Pred zaúčtovaním účtovných dokladov dochádza k preverovaniu prípustnosti hospodárskych a účtovných operácií a k samotnému preverovaniu účtovných dokladov (pozri časť 4. – Obeh dokladov), ak toto preverovanie nie je zabezpečené v niektorých prípadoch automaticky softvérom. Bez kontroly a schválenia nesmie byť účtovný doklad zaúčtovaný.
• Účtovné zápisy o účtovných prípadoch sa vykonávajú iba na základe očíslovaných účtovných doklado