Smernica - Pracovné cesty a cestovné náhrady

A. Úvodné ustanovenia

1. Účel a dôvod vydania predpisu

S cieľom účinnej a jednotnej implementácie všeobecných zásad zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“) a § 57 Zákonníka práce na konkrétne podmienky spoločnosti sa vydáva táto smernica. Tento vykonávací predpis je súčasťou interného riadiaceho a kontrolného systému spoločnosti a slúži ako podpora na správne, úplné a preukazné zobrazenie príslušných skutočností na účely účtovníctva, ale aj ako jeden z nástrojov zabezpečenia starostlivosti spoločnosti o svojich zamestnancov. Táto smernica je považovaná za účtovný záznam a je súčasťou účtovnej dokumentácie spoločnosti ABC, s. r. o.

2. Definícia pojmov

1. Pracovná cesta – čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko vrátane výkonu práce na tomto mieste do skončenia tejto cesty. V prípade osôb, ktoré k spoločnosti ABC, s. r. o. nie sú v pracovnoprávnom vzťahu, ale sú menované alebo zvolené do jej orgánov (t. j. členovia odborných komisií, poradných orgánov, štatutárnych orgánov, príp. ďalších orgánov spoločnosti), pracovnou cestou na účely tejto smernice sa rozumie cesta, ktorá trvá od nástupu takejto osoby na cestu na plnenie činností pre ňu vyplývajúcich z osobitného postavenia vrátane výkonu činností do skončenia tejto cesty. V podmienkach spoločnosti sa pracovná cesta zamestnanca uskutočňuje na základe dohody o vykonaní práce, v rámci ktorej je výkon práce dohodnutý na miesto mimo miesta bydliska, aj cesta z miesta jeho bydliska do miesta výkonu práce a späť.
2. Zahraničná pracovná cesta – čas pracovnej cesty v zahraničí vrátane výkonu práce v zahraničí do skončenia tejto cesty.
3. Pravidelné pracovisko – miesto výkonu práce dohodnuté so zamestnancom. Pre osobitnú kategóriu zamestnancov je pravidelným pracoviskom na účely tejto smernice miesto ich pobytu. Pojem osobitná kategória zamestnancov na účely tejto smernice zastrešuje v sebe stavebných pracovníkov, profesionálnych vodičov a revíznych technikov.
4. Zamestnanec – zamestnancom sa rozumie zamestnanec spoločnosti ABC, s. r. o. s uzavretým pracovným pomerom, fyzická osoba činná na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru pre spoločnosť ABC, s. r. o., ak je v rámci týchto dohôd dohodnuté poskytovanie cestovných náhrad, ako aj osoba vymenovaná alebo zvolená do orgánov spoločnosti ABC, s. r. o. a pritom nie je k nej v pracovnoprávnom vzťahu.
5. Rodina zamestnanca – manžel zamestnanca (v zmysle definície pojmu zamestnanec), vlastné deti, osvojené deti, deti zverené zamestnancovi do starostlivosti nahrádzajúcej starostlivosť rodičov na základe právoplatného rozhodnutia príslušného orgánu, vlastní rodičia, osvojitelia, opatrovníci, pestúni, prípadne ďalšie osoby žijúce v domácnosti so zamestnancom, ak majú trvalý pobyt na území SR.

3. Súvisiace predpisy

1. Aktívne derogácie – zrušuje sa Smernica č. 8/2018 o cestovných náhradách.
2. Pasívne derogácie – žiadne.
3. Nadradené predpisy – zákon o cestovných náhradách.

• • Zákonník práce,
  • zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „ZDP“),
  • zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve (ďalej len „zákon o účtovníctve“),
  • opatrenie MF SR č. 23 054/2002-92 zo 16. 12. 2002, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov (ďalej len „Postupy účtovania“),
  • opatrenie MF SR, ktorým sa ustanovujú základné sadzby stravného v eurách alebo v cudzej mene pri zahraničných pracovných cestách v aktuálnom znení,
  • opatrenie MPSVaR o sumách stravného v aktuálnom znení,
  • opatrenie MPSVaR o sumách základnej náhrady za používanie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách v aktuálnom znení.

B. Všeobecné a osobitné ustanovenia

1. Prikazovanie a schvaľovanie tuzemských pracovných ciest

• Vychádzajúc z vymedzenia zodpovednosti a riadiacich kompetencií vedúcich pracovníkov spoločnosti ABC, s. r. o., ktoré je samostatnou prílohou organizačného poriadku spoločnosti, sú oprávnení v súlade s § 57 Zákonníka práce vyslať na vykonanie tuzemskej pracovnej cesty: generálny riaditeľ, vedúci kancelárie generálneho riaditeľa, odborní riaditelia úsekov, vedúci odboru ekonomického plánovania, vedúci odboru financií, vedúci odboru výroby, vedúci odboru techniky, vedúci odboru marketingu, vedúci odboru obchodu, vedúci odboru organizácie a riadenia, vedúci odboru personalistiky, vedúci odboru riadenia kvality, vedúci odboru kontroly kvality, riaditeľ OZ Martin, vedúci odboru ekonomiky v OZ Martin, vedúci odboru výroby v OZ Martin, riaditeľ OZ Rajecké Teplice, vedúci odboru ekonomiky v OZ Rajecké Teplice, vedúci odboru výroby OZ Rajecké Teplice.
• Vychádzajúc z vymedzenia zodpovednosti a riadiacich kompetencií vedúcich pracovníkov spoločnosti ABC, s. r. o., ktoré je samostatnou prílohou organizačného poriadku spoločnosti, sú oprávnení schváliť vykonanie tuzemskej pracovnej cesty priami nadriadení pracovníkov, ktorí zamestnancov na pracovnú cestu vyslali, t. j.: generálny riaditeľ, riaditeľ úseku ekonomiky a financovania, riaditeľ úseku výroby a techniky, riaditeľ úseku marketingu a obchodu, riaditeľ úseku riadenia ľudských zdrojov, riaditeľ úseku kvality, riaditeľ OZ Martin, riaditeľ OZ Rajecké Teplice.

2. Určenie podmienok pracovnej cesty

• Určenie podmienok pracovnej cesty v podmienkach spoločnosti ABC, s. r. o. sa realizuje prostredníctvom vyplnenia cestovného príkazu, ktorého vzor je uvedený v prílohe č. 1 (tuzemská pracovná cesta) a č. 2 (zahraničná pracovná cesta) k tejto smernici. Cestovný príkaz musí obsahovať všetky náležitosti účtovného dokladu podľa § 10 zákona o účtovníctve a údaje, ktoré vyplývajú zo zákona o cestovných náhradách.
• Zamestnanec spoločnosti ABC, s. r. o., ktorý je oprávnený vyslať zamestnanca na pracovnú cestu, povinne určí:
  • Miesto nástupu na pracovnú cestu, pričom podľa povahy pracovnej cesty to môže byť pravidelné pracovisko alebo byt zamestnanca.
  • Miesto výkonu práce na pracovnej ceste, ktoré musí byť minimálne v určení obce a organizačnej jednotky.
  • Čas trvania pracovnej cesty, pričom je potrebné určiť deň a hodinu nástupu na pracovnú cestu a deň, prípadne hodinu ukončenia pracovnej cesty.
  • Spôsob dopravy pri pracovnej ceste, pričom v súlade so zásadou hospodárnosti je potrebné direktívne určiť, aký dopravný prostriedok má zamestnanec použiť, ako aj jeho bližšiu špecifikáciu. Môže ísť o: lietadlo + určenie triedy (v podmienkach spoločnosti ABC, s. r. o. sa tento spôsob dopravy môže sa použiť len pri zahraničných pracovných cestách), vlak + určenie špecifikácie (osobný + trieda, rýchlik, lôžkový vozeň a pod.), loď, autobus, firemný automobil, automobil zamestnanca, prenajatý automobil.
  • Miesto skončenia pracovnej cesty, pričom podľa povahy pracovnej cesty to môže byť pravidelné pracovisko alebo byt zamestnanca.
  • Spôsob ubytovania, pričom zamestnanec, ktorý je oprávnený vyslať zamestnanca na pracovnú cestu, určí kategóriu ubytovania podľa charakteru pracovnej cesty (destinácia, pracovná funkcia zamestnanca, cenové relácie, účel pracovnej cesty atď.). V prípade, ak nie je si zaobstarať na pracovnej ceste možné určenú kategóriu ubytovania, zamestnanec môže využiť na ubytovanie typ ubytovania maximálne o dve kategórie vyšší.
• Zamestnanec spoločnosti ABC, s. r. o., ktorý je oprávnený vyslať zamestnanca na pracovnú cestu, môže podľa vlastného uváženia určiť aj ďalšie podmienky pracovnej cesty. Ide napr. o spolucestujúce osoby, prácu nadčas a pod.
• Zamestnanec spoločnosti ABC, s. r. o., ktorý je oprávnený vyslať zamestnanca na pracovnú cestu, je povinný pri určovaní podmienok pracovnej cesty prihliadať na oprávnené záujmy zamestnanca, ktorý má pracovnú cestu absolvovať. Za oprávnené záujmy zamestnanca v zmysle tejto smernice sa považuje choroba manžela zamestnanca, choroba dieťaťa zamestnanca, návšteva vopred objednaného zdravotného vyšetrenia.
• Na druhej strane je tento zamestnanec viazaný na podmienky pracovnej cesty určené oprávneným zamestnancom spoločnosti ABC, s. r. o. a nemôže ich svojvoľne meniť.
• Ak ide o osobitnú kategóriu zamestnancov, týmto môže zamestnanec spoločnosti ABC, s. r. o., ktorý je oprávnený vyslať zamestnancov na pracovnú cestu, určiť uvedené podmienky pracovnej cesty jedným rozhodnutím:
  • pre viacerých zamestnancov,
  • na viacero pracovných ciest zamestnanca.

3. Zásady poskytovania preddavkov na pracovné cesty

• Spoločnosť ABC, s. r. o. je povinná poskytnúť zamestnancovi preddavok na cestovné náhrady, a to do výšky predpokladaných náhrad iba v prípade, ak zamestnanec o jeho poskytnutie požiada. Zamestnanec podáva žiadosť na tlačive uvedenom v prílohe č. 2 k Smernici č. 7/202x – Vedenie pokladnice. Ak ide o osobitnú kategóriu zamestnancov, spoločnosť im môže poskytnúť preddavok jedným rozhodnutím:
  • pre viacerých zamestnancov,
  • na viacero pracovných ciest zamestnanca.
• V prípade zahraničnej pracovnej cesty spoločnosť ABC, s. r. o. je povinná poskytnúť zamestnancovi preddavok v cudzej mene v rozsahu a v sume podľa predpokladaného času trvania a podmienok zahraničnej pracovnej cesty. Za predpokladu dohody so zamestnancom spoločnosť môže poskytnúť tento preddavok v cudzej mene aj:
  • zapožičaním vlastnej medzinárodnej bankovej platobnej karty,
  • prevodom na účet (vedený v cudzej mene) zamestnanca vedený v banke alebo pobočke zahraničnej banky.

4. Zásady vyúčtovania pracovných ciest

• Zamestnanec je povinný do 10 pracovných dní po skončení pracovnej cesty predložiť zamestnancovi spoločnosti ABC, s. r. o., ktorý ho na pracovnú cestu vyslal, písomné doklady potrebné na vyúčtovanie pracovnej cesty prostredníctvom tlačiva uvedeného v prílohe č. 3 a taktiež vrátiť nevyúčtovaný preddavok. Na osobitnú kategóriu zamestnancov sa táto povinnosť vzťahuje do 30 kalendárnych dní po dni skončenia pracovnej cesty.
• Ak suma poskytnutého preddavku pri zahraničnej pracovnej ceste bola vyššia, ako sú nároky zamestnanca, tento rozdiel zamestnanec je povinný vrátiť v zahraničnej mene, ktorú mu spoločnosť poskytla. V inej mene zamestnanec môže vrátiť tento rozdiel iba po dohode so zamestnávateľom.
• V prípade včasného nevrátenia nevyúčtovaného preddavku spoločnosť je oprávnená zraziť ho zamestnancovi zo mzdy v súlade s § 131 ods. 2 písm. e) Zákonníka práce.
• Spoločnosť ABC, s. r. o. je povinná do 10 pracovných dní odo dňa predloženia písomných dokladov vykonať vyúčtovanie pracovnej cesty zamestnanca a uspokojiť jeho nároky. Voči osobitnej kategórii zamestnancov táto povinnosť spoločnosti sa vzťahuje do 30 kalendárnych dní odo dňa predloženia písomných dokladov.
• Ak suma poskytnutého preddavku pri zahraničnej pracovnej ceste bola nižšia, ako sú nároky zamestnanca, tento rozdiel spoločnosť je povinná vyplatiť v inej mene ako je mena euro. V mene euro spoločnosť môže vyplatiť tento rozdiel iba po dohode so zamestnancom. Výsledná suma vyúčtovania preddavku poskytnutého pri zahraničnej pracovnej ceste v cudzej mene sa zaokrúhľuje k najbližšej vyššej hodnote platidla (bankovky alebo mince) bežne prijíma