Smernica - Inventarizácia majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov

A. Úvodné ustanovenia

1. Účel a dôvod vydania predpisu

S cieľom určenia jednotného postupu pri inventarizácii majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov v spoločnosti ABC, s. r. o. sa vydáva táto smernica ustanovujúca predmet a postup inventarizácie, ako aj obsah príslušnej inventarizačnej dokumentácie, a to v súlade so zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve (ďalej len „zákon o účtovníctve“). Smernica je považovaná za účtovný záznam a je súčasťou účtovnej dokumentácie spoločnosti ABC, s. r. o.

2. Definícia pojmov

1. Riadna inventarizácia – overenie stavu majetku a záväzkov v rámci uzávierkových prác pri vykonaní ročnej účtovnej závierky, t. j. ku dňu 31. 12. bežného roka.
2. Mimoriadna inventarizácia – overenie stavu majetku a záväzkov v rámci vykonania mimoriadnej účtovnej závierky, t. j. k inému dňu ako k 31. 12. bežného roka.
3. Fyzická inventúra – spôsob zistenia skutočného stavu hmotného majetku, príp. majetku nehmotnej povahy podľa jednotiek množstva vedených v účtovníctve (napr. v skladovej evidencii v ks, kg, m, m³ a pod.), t. j. spočítaním, vážením, meraním, technickým prepočtom pri voľne uloženom hromadnom materiáli, obhliadkou a pod.
4. Dokladová inventúra – spôsob zistenia skutočného stavu pri pohľadávkach, záväzkoch, finančných investíciách, opravných položkách, rezervách a pod., t. j. pri majetku, pri ktorom nie je možné vykonať fyzickú inventúru, pričom správnosť zostatku príslušného účtu sa preverí na základe dokladov (účtovných dokladov, listín, zmlúv, spisov, korešpondencie a pod.) a účtovných zápisov.
5. Kombinovaná inventúra – spôsob zistenia skutočného stavu kombináciou dokladovej a fyzickej inventúry najmä v prípadoch pozemkov, budov a stavieb, keď dokladovou inventúrou (výpis z katastra nehnuteľností) sa overujú vlastnícke práva k majetku a fyzickou inventúrou (obhliadkou) sa overuje skutočný stav.
6. Inventúrny súpis – účtovný záznam zabezpečujúci preukázateľnosť účtovníctva obsahujúci údaje o vykonanej inventúre podľa § 30 ods. 2 zákona o účtovníctve.
7. Inventarizačný zápis – účtovný záznam preukazujúci vecnú správnosť účtovníctva obsahujúci porovnanie stavu majetku, záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov v inventúrnych súpisoch so stavom v účtovníctve s náležitosťami podľa § 30 ods. 3 zákona o účtovníctve.
8. Inventarizačný rozdiel – rozdiel vzniknutý pri porovnaní skutočného stavu majetku, záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov a stavu v účtovníctve.
9. Manko – inventarizačný rozdiel vznikajúci v prípade, ak zistený skutočný stav je nižší ako stav v účtovníctve a ak ho nemožno preukázať účtovným záznamom.
10. Schodok – označenie manka v prípade peňažných prostriedkov a cenín.
11. Prebytok – inventarizačný rozdiel vznikajúci v prípade, ak zistený skutočný stav je vyšší ako stav v účtovníctve a ak ho nemožno preukázať účtovným záznamom.

3. Súvisiace predpisy

1. Aktívne derogácie – zrušuje sa Smernica č. 6/2018 o inventúrach.
2. Pasívne derogácie – žiadne.
3. Nadradené predpisy – zákon o účtovníctve,

• opatrenie MF SR č. 23 054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva (ďalej len „Postupy účtovania“).

B. Všeobecné a osobitné ustanovenia

1. Predmet inventarizácie

• Predmetom riadnej inventarizácie je všetok majetok, záväzky a rozdiel majetku a záväzkov (vlastné imanie), ktoré spoločnosť ABC, s. r. o. vedie v účtovníctve, ako aj majetok a záväzky, ktoré sa v spoločnosti sledujú na podsúvahových účtoch. Vymedzenie a popis jednotlivých druhov majetku a záväzkov vo väzbe na účtový rozvrh spoločnosti je uvedený v prílohe č. 1 tejto smernice. V prípade majetku musí byť presne stanovené aj miesto jeho uloženia a mená osôb, ktoré sú za príslušný majetok zodpovedné.
• Všetok majetok, záväzky a vlastné imanie musia byť aj predmetom mimoriadnej inventarizácie ku dňu predchádzajúcemu deň vstupu do likvidácie, ku dňu predchádzajúcemu deň účinnosti vyhlásenia konkurzu alebo vyrovnania, ku dňu predchádzajúcemu rozhodnému dňu, ku dňu skončenia likvidácie, ku dňu, keď bolo právoplatne rozhodnuté o zrušení konkurzu. Mimoriadna inventarizácia sa bude vykonávať aj pri iných situáciách, ktoré sa môžu vyskytnúť v súvislosti s podnikateľskou činnosťou, a to pri uzavretí dohody o hmotnej zodpovednosti so zamestnancom, pri vzniku mimoriadnej udalosti spojenej so živelnou pohromou, vlámaním, krádežou a pod., kedy sa vykoná inventarizácia toho druhu majetku, ktorého sa táto udalosť týka.

2. Postup inventarizácie

• Inventarizácia vykonávaná pre každý jednotlivý druh majetku a záväzku podľa zoznamu v prílohe č. 1 zahŕňa ucelený komplex na seba nadväzujúcich prác, ktoré sa vykonávajú v týchto dielčích činnostiach a úkonoch:
  • overenie správneho ocenenia inventarizovaného majetku a záväzkov, zistenie účtovného stavu a jeho zapísanie do inventúrnych súpisov,
  • zistenie skutočného stavu jednotlivých položiek aktív a pasív vykonaním fyzickej alebo dokladovej inventúry, príp. kombináciou obidvoch a zapísanie zistených skutočností do inventúrnych súpisov,
  • porovnanie skutočne zisteného a účtovného stavu jednotlivých položiek majetku a záväzkov a vyčíslenie inventarizačných rozdielov,
  • zistenie príčin inventarizačných rozdielov a miery zodpovednosti hmotne zodpovedných pracovníkov,
  • rozhodnutie o vysporiadaní inventarizačných rozdielov,
  • zaúčtovanie inventarizačných rozdielov do účtovníctva,
  • posúdenie ocenenia majetku v účtovníctve vo vzťahu ku skutočnej úžitkovej hodnote dlhodobého majetku a predajnej, príp. úžitkovej cene zásob, ako aj k možným rizikám, stratám a znehodnoteniam, ktoré sú známe v čase vykonávania inventarizácie. Ak sa preukáže, že je potrebné v zmysle § 25 a § 26 zákona o účtovníctve znížiť účtovné ocenenie majetku, vyjadrí sa toto zníženie v účtovníctve podľa svojej povahy ako trvalé alebo prechodné.
• Aktualizácia prehľadu inventarizovaného majetku a záväzkov. V priebehu účtovného obdobia je nevyhnutné zabezpečovať aktuálny prehľad inventarizovaného majetku a záväzkov podľa prílohy č. 1 tejto smernice, t. j. uvedenie všetkých druhov majetku a záväzkov evidovaných v účtovníctve spoločnosti podľa aktuálneho účtového rozvrhu, doplnenie novonadobudnutého majetku a záväzkov, vylúčenie vyradeného majetku a záväzkov, aktualizácia miest uloženia majetku a hmotne zodpovedných osôb. Ku dňu začiatku inventúry bude vyhotovený aktuálny súhrnný prehľad majetku a záväzkov podľa prílohy č. 1 tejto smernice. Za spracovanie aktualizácie prehľadu zodpovedá Ing. Michal Domák – vedúci oddelenia účtovnej evidencie.
• Zistenie účtovného stavu. Ku dňu začiatku inventarizácie bude overená správnosť ocenenia inventarizovaného majetku a záväzkov v účtovníctve v súlade s ustanoveniami 4. časti zákona o účtovníctve a ustanoveniami Postupov účtovania. Následne bude do pripravených formulárov inventúrnych súpisov uvedený účtovný stav každého jednotlivého majetku a záväzkov. Za správnosť ocenenia a za správnosť uvedenia účtovného stavu do inventúrnych súpisov zodpovedá Ing. Michal Domák – vedúci oddelenia účtovnej evidencie.
• Zistenie skutočného stavu. Skutočný stav jednotlivých položiek aktív a pasív sa vykonáva fyzickou, dokladovou, resp. kombinovanou inventúrou v súlade s časovým harmonogramom inventarizácie (pozri prílohu č. 2) a príkazom riaditeľa spoločnosti na vykonanie inventarizácie (pozri prílohu č. 3), ktorým sa určí presný termín konania inventúry. Presný termín vykonania inventarizácie bude stanovený formou príkazu tesne pred jej konaním. Zistený skutočný stav bude uvedený do pripravených formulárov inventúrnych súpisov každého jednotlivého majetku a záväzkov. Za správnosť zápisov do inventúrnych súpisov zodpovedá vedúci inventarizačnej komisie.
• Zistenie príčin inventarizačných rozdielov a rozhodnutie o ich vysporiadaní. Nevyhnutnosťou procesu inventarizácie je posúdiť a zistiť príčiny inventarizačných rozdielov, ktoré môžu vzniknúť z objektívnych, ale aj zo subjektívnych dôvodov. Prvotný návrh na vysporiadanie inventarizačných rozdielov spracováva inventarizačná komisia, ktorá ho predkladá ekonomickému riaditeľovi a príslušnému priamemu nadriadenému hmotne zodpovedného pracovníka. Pokiaľ vzniknú inventarizačné rozdiely z objektívnych dôvodov (napr. rovnorodosť materiálu a jeho následná zámena, technologické straty pri zabezpečovaní prevádzky, neúmyselná zámena pri predaji, biologické vlastnosti niektorých druhov tovarov a pod.), je povinnosťou príslušného odborného útvaru do 3 mesiacov od obdržania príslušnej časti inventarizačného zápisu predložiť správu na predchádzanie vzniku danej situácie – napr. na zlepšenie organizácie práce, efektívnosti práce, využitie lepšej technológie a pod.. Pokiaľ vzniknú inventarizačné rozdiely zo subjektívnych dôvodov (napr. nedodržaním technologických postupov, nedôslednosťou zodpovedných pracovníkov, nezaúčtovaním prvotných dokladov a pod.), priamy nadriadený zodpovedného pracovníka je povinný predložiť do 14 dní od obdržania príslušnej časti inventarizačného zápisu správu s návrhom riešenia ekonomickému riaditeľovi a riaditeľovi pre ľudské zdroje. K zisteným mankám a prebytkom sa hmotne zodpovedné osoby majú právo vyjadriť. Pritom je potrebné analyzovať príčiny vzniku mánk a prebytkov a pri mankách uviesť, či ide o zavinené alebo nezavinené manká. V prípade manka je potrebné posúdiť mieru zavinenia hmotne zodpovedného pracovníka. V prípade zistenia, že za manko je zodpovedný v plnej miere hmotne zodpovedný pracovník, bude sa postupovať v súlade s existujúcimi právnymi normami (napr. Zákonník práce, Občiansky zákonník) až po hmotnú a trestnoprávnu zodpovednosť hmotne zodpovedného pracovníka.
• Posúdenie ocenenia majetku v účtovníctve. Inventarizačná komisia posudzuje aj ocenenie majetku v účtovníctve vo vzťahu ku skutočnej úžitkovej hodnote dlhodobého majetku a predajnej, príp. úžitkovej cene zásob, ako aj k možným rizikám, stratám a znehodnoteniam, ktoré sú známe v čase vykonávania inventarizácie. Ak sa preukáže, že je potrebné v zmysle § 25 a § 26 zákona o účtovníctve znížiť účtovné ocenenie majetku, vyjadrí sa toto zníženie v účtovníctve podľa svojej povahy ako trvalé alebo prechodné. Uplatnenie § 26 zákona o účtovníctve sa uvedie v inventúrnom súpise. Oceňovanie sa realizuje v súlade so Smernicou č. 5/202x – Opravné položky a rezervy.

3. Inventarizačné komisie

• Inventarizačné komisie sa budú vytvárať najmenej trojčlenné, pričom jeden člen bude poverený jej vedením. Členmi inventarizačnej komisie musia byť pracovníci, ktorí dobre poznajú inventarizované hospodárske prostriedky. Na vykonaní inventarizácie sa okrem členov inventarizačnej komisie zúčastňuje aj pracovník hmotne zodpovedný za hospodárske prostriedky, ktoré sú predmetom inventarizácie. Zároveň však inventarizáciu nemôžu vykonávať iba pracovníci, ktorí majú hmotnú zodpovednosť za jednotlivé predmety inventarizácie. Členmi inventarizačnej komisie tiež nemôžu byť pracovníci, ktorí účtujú pohyb inventarizovaných hospodárskych prostriedkov. Minimálne jeden člen inventarizačnej komisie musí byť nezainteresovanou osobou z prostredia mimo spoločnosti ABC, s. r. o. Základná štruktúra inventarizačných komisií je uvedená v prílohe č. 4 tejto smernice. Konečné zloženie inventarizačných komisií stanoví vo svojom príkaze na vykonanie inventarizácie generálny riaditeľ.
• V prípade, že ide o inventúru, ktorá sa uskutočňuje z titulu zmeny hmotne zodpovednej osoby, je potrebné, aby sa na nej zúčastnil hmotne zodpovedný pracovník, ktorý odovzdáva funkciu a aj pracovník, ktorý preberie funkciu a preberie aj hmotnú zodpovednosť. Ak sa hmotne zodpovedný pracovník nemôže zúčastniť na vykonaní fyzickej inventúry a nijakého