Význam spracovávania vnútropodnikových smerníc v podniku

Sústava legislatívnych, organizačných, riadiacich, metodických a informačných noriem, príp. ďalších druhov pravidiel a nástrojov riadenia je základom systému riadenia každého podniku. Účelom vydávania takýchto interných predpisov v podniku je predovšetkým určiť jednotnú a záväznú štruktúru základných pravidiel rôzneho charakteru podľa potrieb podniku, definovať metódy, spôsoby, prostriedky a postupy rôznych činností vyskytujúcich sa v podniku. Vzhľadom na rôznorodosť podnikateľských aktivít a s tým súvisiace špecifické problémy, je nevyhnutnosťou, aby podnikateľské subjekty vypracovávali vlastné vnútropodnikové smernice, ktorými upravia všeobecné právne predpisy na konkrétne podmienky podniku. Všetky predpisy sú súčasťou interného riadiaceho a kontrolného systému podniku a z hľadiska legislatívneho možno konštatovať, že slúžia aj ako podpora pre správne, úplné a preukazné zobrazenie niektorých skutočností v účtovníctve.

Tvorba niektorých takýchto smerníc vyplýva priamo zo všeobecne záväzných právnych predpisov, tvorbu iných si vyžaduje samotná prax a ich tvorba závisí od rozhodnutia manažmentu podniku. Pri aplikácii vnútropodnikových smerníc je potrebné dbať na to, aby predpisy boli záväzné pre všetkých zamestnancov podniku, príp. pre skupinu zamestnancov, ktorých sa týka. Ich nedodržiavanie môže byť klasifikované ako porušenie pracovnej disciplíny s následkami v zmysle Zákonníka práce (ZP) a Pracovného poriadku, príp. s následkami individuálne definovanými priamo v konkrétnom predpise. Nutnosť mať vypracované interné smernice však súvisí nielen s potrebami internej či externej kontroly vykonávanej v podniku pre interné riadiace účely, ale aj s potrebami externej kontroly zo strany audítorov, či s potrebami externej kontroly zo strany štátnych orgánov (kontroly správcu dane, kontroly inšpektorátov práce, a pod.).

Rozdelenie interných predpisov

Vnútropodnikové (interné) predpisy možno definovať ako písomné normatívne akty, ktoré usmerňujú konkrétne činnosti v podniku, a to tak pravidelne opakujúcich alebo týkajúcich sa určitej jednorazovej, neopakujúcej sa skutočnosti. Takéto vnútropodnikové predpisy možno členiť práve podľa toho, akej činnosti sa dotýkajú, či majú dlhodobý charakter, či ide o jednorazové záležitosti a pod.. V zmysle uvedeného možno vnútropodnikové predpisy rozčleniť na poriadky, smernice, metodické pokyny, rozhodnutia, opatrenia, príkazy, oznámenia, obežníky. Účelom vydávania takýchto interných predpisov v podniku je predovšetkým určiť jednotný a záväzný postup pre tvorbu, schvaľovanie, vydávanie, distribúciu a aktualizáciu interných normatívnych aktov.

Základné legislatívne normy

Medzi základné legislatívne normy možno zaradiť dokumentáciu, ktorá je potrebná najmä z pohľadu vzniku a právnej existencie podniku. Ide o dokumentáciu, ktorá je spracovávaná v súlade s Obchodným zákonníkom, resp. osobitnými právnymi predpismi. Je diskutabilné, či ich zaradiť medzi vnútropodnikové predpisy, no keďže neriešia iba právnu stránku existencie podniku, ale môžu mať zásadný dopad aj na každodennú organizačnú a riadiacu prácu v podniku, použitie pojmu „vnútropodnikový predpis“ je na mieste aj v týchto prípadoch. Patrí sem najmä:

• spoločenská zmluva, pokiaľ ide o verejnú obchodnú spoločnosť a komanditnú spoločnosť,
• spoločenská zmluva alebo zakladateľská listina, pokiaľ ide o spoločnosť s ručením obmedzeným,
• zakladateľská zmluva alebo zakladateľská listina, notárska zápisnica o konaní ustanovujúceho valného zhromaždenia alebo rozhodnutie zakladateľov o založení, pokiaľ ide o akciovú spoločnosť,
• notárska zápisnica o konaní ustanovujúceho valného zhromaždenia a založení družstva,
• stanovy, pokiaľ ide o akciovú spoločnosť (povinnosť vydania), spoločnosť s ručením obmedzeným (možnosť vydania stanov) a družstvo (povinnosť vydania),
• iné listiny upravujúce založenie iných právnických osôb podľa osobitných predpisov.

Základné organizačné normy

Základné organizačné normy riešia vzťahy dlhodobého charakteru, určujú pravidlá a zásady riadenia, prípadne metodiku činností v riadení. Zaraďujeme sem najmä Organizačný poriadok, Pracovný poriadok, či rôzne organizačné štatúty, ktoré s cieľom účinnej a jednotnej implementácie všeobecných zásad systému riadenia vo vnútri podniku ustanovujú základnú pôsobnosť, kompetencie, vzájomné vzťahy, ako aj formy, metódy a nástroje riadenia vnútroorganizačných a ekonomických jednotiek podniku.

Riadiace normy

Riadiace normy majú charakter samostatných opatrení vzťahujúcich sa na vyhradený okruh problémov s časovým obmedzením pre realizáciu stanovených opatrení. Riadiace normy sú vydávané formou príkazov, opatrení, rozhodnutí, a to nielen zo strany vrcholového vedenia podniku, ale aj zo strany vedúcich nižších organizačných zložiek.

Metodické normy

Metodické riadenie je osobitná forma riadenia mimo vzťahov nadriadenosti a podriadenosti. Metodicky riadia útvary (zamestnanci) iné útvary (zamestnancov), ktoré im nie sú priamo podriadené. Formami metodického riadenia sú záväzné metodické pokyny, smernice, odborné inštruktáže, pracovné postupy a pokyny. Ako doplnok týchto metodických noriem možno považovať uskutočňovanie porád a konzultácií, vykonávanie odborných kontrol. Účelom metodického riadenia je zabezpečiť jednotný a racionálny výkon tých istých činností vo všetkých častiach podniku.

Informačné normy

Zabezpečenie kvalitného informačného toku v podniku je súčasťou každodennej riadiacej práce, keďže je dôležité oboznamovať zamestnancov s cieľmi, plánovanými úlohami, či uskutočnenými opatreniami. Za účelom postúpenia potrebných informácií na správne miesto sa používajú najmä také normy, ktoré majú zväčša jednorazový charakter s obmedzeným okruhom pôsobnosti – rozhodnutia, oznámenia.

Metodika pre tvorbu vnútropodnikových predpisov

Pre efektívnu tvorbu vnútropodnikových predpisov je dôležité, aby mal podnik spracovanú metodiku ich tvorby. Cieľom takéhoto dokumentu je stanoviť jednotnú štruktúru predpisov, jednotné postupy pre spracovanie návrhu, pre pripomienkové konanie, pre schvaľovanie a vydávanie, pre aktualizáciu a zmenové konanie. Vzor Metodiky pre tvorbu vnútropodnikových predpisovje súčasťou tohto príspevku.

Štruktúra jednotlivých interných predpisov začína zväčša definovaním účelu a dôvodu vydania predpisu, definovaním pojmov, odkazom na súvisiace predpisy s prípadnou citáciou príslušných ustanovení právnych predpisov. Na to nadväzuje hlavná časť spočívajúca v ustanoveniach konkrétneho interného predpisu. Obsahom záverečných ustanovení je najmä uvedenie záväznosti, platnosti a účinnosti, kontrolnej zodpovednosti a prípadných sankcií za nedodržiavanie daného predpisu. Súčasťou vnútropodnikového predpisu sú všetky prílohy formulárov používaných v danej oblasti. Je možné tiež uviesť odkaz na literatúru zaoberajúcu sa príslušnou problematikou.

Metodika pre tvorbu interných predpisov

č. 1/2010

ABC, s.r.o. Žilina

Číslo výtlačku:

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

S cieľom určenia jednotného postupu pri príprave, spracovávaní a aktualizácii vnútropodnikových predpisov v spoločnosti ABC, s. r. o. sa vydáva tento metodický pokyn.

II. Definícia pojmov

1. Poriadky – vnútropodnikové predpisy organizačného a riadiaceho charakteru, ktoré definujú pravidlá základných subsystémov riadenia.
2. Smernice – vnútropodnikové predpisy organizačného, riadiaceho a metodického charakteru, ktoré ustanovujú metódy, spôsoby, prostriedky, formy a postupy vykonávania určitých činností.
3. Metodické pokyny – vnútropodnikové predpisy metodického charakteru, ktoré podrobne definujú postupy určitých konkrétnych činností alebo agend.
4. Rozhodnutia – vnútropodnikové predpisy riadiaceho a informatívneho charakteru, ktoré oboznamujú príslušné osoby a vnútorné organizačné jednotky s jednorazovými výstupmi riadiaceho procesu v smere nadriadený – podriadený.
5. Opatrenia – vnútropodnikové predpisy riadiaceho a informatívneho charakteru, ktoré oboznamujú príslušné organizačné jednotky s výstupmi riadiaceho procesu.
6. Príkazy – vnútropodnikové predpisy riadiaceho charakteru, ktoré adresne a termínovo zaväzujú podriadených k uskutočneniu určitých úzko profilovaných opatrení.
7. Oznámenia – vnútropodnikové predpisy informatívneho charakteru, ktoré oboznamujú príslušné osoby a organizačné jednotky s rôznymi záležitosťami jednorazového charakteru.
8. Autor a správca predpisu – organizačná jednotka, ktorá vnútropodnikový predpis spracovala, zodpovedá za jeho implementáciu, kontroluje jeho realizáciu, aktualizuje a navrhuje jeho zrušenie.
9. Evidenčné číslo – poradové číslo, pod ktorým je určitý vnútropodnikový predpis evidovaný a publikovaný.
10. Aktívne derogácie – zoznam vnútropodnikových predpisov, ktoré boli novelizované alebo zrušené príslušným predpisom.
11. Pasívne derogácie – zoznam vnútropodnikových predpisov, ktoré novelizovali alebo zrušili príslušný predpis.
12. Nadradené predpisy – zoznam predpisov vrátane externých (zákony, vyhlášky, nariadenia a pod.), na vykonanie ktorých bol predpis vydaný, resp. z ktorých vyplýva povinnosť alebo možnosť vydania vnútropodnikového predpisu.
13. Záväznosť – definovanie stupňa záväznosti vnútropodnikového predpisu voči jednotlivcom, kolektívom, organizačným jednotkám a pod.
14. Dátum vydania – dátum, kedy vnútropodnikový predpis nadobúda účinnosť; tento dátum je totožný s dňom schválenia príslušného vnútropodnikového predpisu.

III. Postup vypracovania predpisu

A. Spracovanie návrhu:

• Určený zamestnanec organizačnej jednotky, do ktorého vecne a podľa organizačného poriadku predmetná činnosť patrí, vypracuje návrh vnútropodnikového predpisu. Riaditeľ spoločnosti môže aj priamo určiť organizačnú jednotku, ktorá bude návrh vypracovávať.
• Autor a správca predpisu v priebehu vypracovávania spolupracuje s príslušnými vnútroorganizačnými útvarmi.
• Autor a správca predpisu dbá na organizačnú, vecnú a formálnu stránku vnútropodnikového predpisu. V návrhu musí odôvodniť opodstatnenosť daného predpisu.
• Autor a správca predpisu predkladá návrh predpisu na pripomienkovanie.

B. Pripomienkovanie:

• Pripomienkovanie riadi a zabezpečuje oddelenie organizácie.
• Autor a správca predpisu dohodne s oddelením organizácie okruh pripomienkujúcich osôb. Pripomienky ku všetkým vnútropodnikovým predpisom vykonáva právne oddelenie.
• Oddelenie organizácie zašle spracovaný návrh predpisu všetkým pripomienkujúcim, ku ktorému priloží tzv. pripomienkový list (vzor v prílohe č. 2).
• Pripomienkujúci do 15 dní odo dňa doručenia predložia na pripomienkovom liste pripomienky k návrhu. Ak nemajú k návrhu pripomienky, potvrdia to na pripomienkovom liste.
• Autor a správca predpisu posúdi jednotlivé pripomienky a uvedie k nim svoje stanovisko.
• Autor a správca predpisu vypracuje konečné znenie vnútropodnikového predpisu so zohľadnením akceptovaným pripomienok. Konenčné znenie odovzdá oddeleniu organizácie, ktorý predpisu pridelí evidenčné číslo.

C. Vydanie:

• Oddelenie organizácie predloží spracovný predpis na schválenie príslušnému orgánu podľa Organizačného poriadku. V prípade neschválenia sa predpis vráti na dopracovanie autorovi a správcovi predpisu. Dopracovanie sa realizuje už bez pripomienkového konania. Schválenie sa vyznačí na prvej strane predpisu (dátum, podpis).
• Po schválení predpisu oddelenie organizácie zabezpečí technickú stránku spracovania vnútropodnikového predpisu vrátane označenia jednotlivých výtlačkov a zabezpečí distribúciu výtlačkov príslušným vedúcim zamestnancom vnútorných organizačných jednotiek, príp. iným osobám, ktorým je predpis určený.
• Originál vnútropodnikového predpisu sa uschováva na oddelení organizácie.
• Vnútropodnikový predpis nadobúda platnosť dňom vydania.

D. Aktualizácia a zmeny:

• Oddelenie organizácie vedie zoznam vnútropodnikových predpisov (vzor v prílohe č. 1), ktorý zverejňuje oznámením k 1. 1. a 1. 7. kalendárneho roka. Držitelia príslušných predpisov si na základe tohto zoznamu skontrolujú úplnosť pridelených predpisov.
• Autor a správca predpisu zabezpečuje kontrolu platnosti príslušného predpisu. Zistenie neplatnosti sa oznámi bezodkladne oddeleniu organizácie, aby bolo možné aktualizovať zoznam vnútropodnikových predpisov.
• Autor a správca predpisu sleduje aktuálnosť spracovaného predpisu. V prípade potreby je povinný zabezpečiť aktualizáciu.
• Aktualizácia sa vykonáva výmenou strán, ktorej sa daná zmena týka. Zmenu schvaľuje osoba, ktorá predpis schválila. Vykonané zmeny autor a správca predpisu uvedie v liste zmien (vzor v prílohe č. 3).
• Ak aktualizácia obsahuje významnejšie zmeny väčšieho rozsahu vydá autor a správca predpisu nový vnútropodnikový predpis, v súlade s uvedeným postupom ako pri tvorbe nového predpisu.
• Neplatné predpisy stiahnuté z obehu sa skartujú. Na oddelení organizácie sa ponecháva jeden originál spolu s rozdeľovníkom osôb, ktorý príslušný predpis mali k dispozícii.

IV. Formálna štruktúra predpisu

• Titulná strana a jednotlivé strany sú v úprave podľa tohto metodického pokynu.
• Vnútropodnikový predpis obsahuje „Úvodné ustanovenie“, v ktorom sa uvedie dôvod a účel vydania predpisu, definujú sa používané pojmy a skratky. Súčasťou tohto ustanovania sú aktívne derogácie, pasívne derogácie, nadradené predpisy.
• Vnútropodnikový predpis obsahuje „Všeobecné a osobitné ustanovenia“, kde sa uvádza samotná problematika vnútropodnikového predpisu.
• Vnútropodnikový predpis obsahuje „Záverečné ustanovenia“, kde sa uvedie záväznosť, platnosť a účinnosť, zodpovednosť za kontrolu dodržiavania predpisu, sankcie v prípade nedodržiavania predpisu.
• Vnútropodnikový predpis môže podľa potreby obsahovať aj prílohy (zoznam príloh s príslušnými formulármi), zoznam literatúry súvisiacej s danou problematikou.
• Text vnútropodnikového predpisu sa spracováva v nasledovnom členení:

                            A. Oddiel

                                         1. Kapitola

                                                           1.1 Článok