Účtovanie miezd v podvojnom účtovníctve

Mzdy

Mzda je podľa § 118 ods. 2 Zákonníka práce peňažné plnenie alebo plnenie nepeňažnej hodnoty (naturálna mzda), ktoré poskytuje zamestnávateľ zamestnancovi za prácu. Ako mzda sa posudzuje aj plnenie, ktoré poskytuje zamestnávateľ zamestnancovi za prácu pri príležitosti jeho pracovného výročia alebo životného výročia, ak sa neposkytuje zo zisku po zdanení alebo zo sociálneho fondu. Za mzdu sa nepovažuje plnenie poskytované v súvislosti so zamestnaním podľa iných ustanovení Zákonníka práce alebo podľa osobitných predpisov, ako sú náhrada mzdy, odstupné, odchodné, cestovné náhrady, príspevok zo sociálneho fondu, daňový bonus, výnosy z kapitálových podielov alebo obligácií, náhrada príjmu pri dočasnej práceneschopnosti zamestnanca a náhrada za pracovnú pohotovosť. Za mzdu sa nepovažuje ani ďalšie plnenie poskytované zamestnancovi zo zisku po zdanení.

Účtovanie miezd v podvojnom účtovníctve

Jednou z povinností, ktorú podnikateľom ukladá zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v z. n. p. a zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“) je povinnosť viesť účtovníctvo. Účtovníctvo podnikateľa zisťuje a zachytáva celý priebeh jednotlivých hospodárskych činnosti a ich ekonomické výsledky. Mzdy sa zaúčtujú na základe vyúčtovania nárokov zamestnancov s vyúčtovaním záväzkov z titulu dane z príjmov fyzických osôb, sociálneho poistenia a zdravotného poistenia. Výpočet miezd, výšky odvodov do zdravotnej poisťovne a do Sociál­nej poisťovne a výpočet dane z príjmov zo závislej činnosti je rovnaký u podnikateľov – fyzických osôb, ktorí účtujú v sústave jednoduchého účtovníctva (JÚ) ako u podnikateľov – právnických osôb, ktorí účtujú v sústave podvojného účtovníctva (PÚ). Rozdiel je v spôsobe účtovania.

Právna úprava účtovania miezd v podvojnom účtovníctve

Právne normy, ktoré upravujú účtovanie miezd v podvojnom účtovníctve:

• zákon čo účtovníctve,
• opatrenie MF SR č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovnej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v z. n. p. (ďalej len „Postupy účtovania v PÚ“).

Podklady pre správne zaúčtovanie miezd

Podkladom pre správne zaúčtovanie miezd sú tieto doklady mzdového účtovníctva:

• Mzdové listy, ktoré je zamestnávateľ povinný viesť podľa ustanovenia § 39 ods. 1 ZDP.
• Evidenciu (zoznam) podľa § 39 ods. 4 ZDP, ktorú má podnikateľ – zamestnávateľ povinnosť viesť vtedy, ak nevedie pre zamestnancov, ktorí poberajú len nepeňažné príjmy, mzdové listy,
• Výplatné listiny a rekapituláciu miezd za daný mesiac, ktoré má zamestnávateľ povinnosť viesť podľa § 39 ods. 1 ZDP. Rekapitulácia miezd je z účtovného hľadiska najdôležitejší doklad a musí obsahovať všetky potrebné údaje na zaúčtovanie predpisu miezd a s nimi súvisiacich náležitosti.
• Mesačné výkazy platiteľa poistného (podnikateľa – zamestnávateľa) do príslušných zdravotných poisťovní, pričom do každej poisťovne sa podáva výkaz osobitne (každá zdravotná poisťovňa má svoje tlačivo).
• Mesačný výkaz platiteľa poistného do Sociálnej poisťovne.
• Výdavkové pokladničné doklady o vyplatených preddavkoch a vyúčtovaniach miezd, ktoré preukazujú vyplatenie preddavkov (záloh) a vyúčtovanie miezd (výplat) zamestnancom v hotovosti.
• Bankové výpisy o ­výplate preddavkov a vyúčtovania miezd, ktoré preukazujú vyplatenie preddavkov a vyúčtovanie miezd zamestnancom na bankový účet.
• Bankové výpisy o vykonaných odvodoch do ­príslušných zdravotných a Sociálnej poisťovne.
• Bankový výpis o vykonanej úhrade preddavkov na daň zo závislej činnosti na príslušný daňový úrad.
• Bankový výpis o vykonaných ostatných zrážkach u zamestnanca, napríklad úhrada exekučnej zrážky, úhrada poistného a podobne.

Doklady o vyplatených mzdách

Podnikateľ, ktorý vypláca zamestnancom mzdy, má povinnosť zdokladovať vyplatenie miezd zamestnancom. Preto odporúčam podnikateľom, aby vyplatenie miezd doložili:

• Ak podnikateľ vypláca zamestnancovi mzdu v hotovosti, výdavkovým pokladničným dokladom. Zamestnanec by mal podpísať výdavkový pokladničný doklad, na ktorom svojim podpisom potvrdí, že mzdu skutočne prevzal.
• Ak podnikateľ poukazuje mzdu alebo jej časť na osobný bankový účet zamestnanca, odporúčam aby zamestnávateľ priložil k mzdovej evidencii žiadosť zamestnanca alebo dohodu medzi zamestnávateľom a zamestnancom o vyplácaní mzdy na osobný bankový účet, s uvedením čísla účtu a názvu banky, na ktorý sa bude mzda odvádzať.
• Zamestnanci, ktorí dostali mzdu alebo jej časť na bankový účet, by mali podpísať zamestnávateľovi doklad o prevzatí mzdy na svojom bankovom účte.
• Zamestnanci by mali podnikateľovi podpísať aj prevzatie výplatnej pásky.

Účty, na ktorých sa mzdy účtujú

Pri účtovaní miezd v sústave PÚ je nutné postupovať nielen podľa ustanovení zákona o účtovníctve ale hlavne podľa Postupov účtovania v PÚ.

Podľa ustanovenia § 51 Postupov účtovania v PÚ sa zúčtovanie so zamestnancami a orgánmi so­ciálneho poistenia a zdravotného poistenia účtuje na účtoch:

• 331 – Zamestnanci,
• 333 – Ostatné záväzky voči zamestnancom,
• 335 – Pohľadávky voči zamestnancom,
• 336 – Zúčtovanie s orgánmi sociálneho poistenia a zdravotného poistenia.

Pri účtovaní daní sa postupuje podľa § 52 Postupov účtovania v JÚ. V súvislosti so mzdami sa účtuje o dani zo závislej činnosti. Ide o účet:

• účet 342 – Ostatné priame dane.

V účtovej skupine 52 – ­Osobné náklady, sa podľa § 66 Postupov účtovania v PÚ účtujú mzdové, osobné a sociálne náklady, na týchto účtoch:

• 521 – Mzdové náklady,
• 522 – Príjmy spoločníkov a členov zo závislej činnosti,
• 523 – Odmeny členov orgánov spoločnosti a družstva,
• 524 – Zákonné sociálne poistenie,
• 525 – Ostatné sociálne poistenie,
• 527 – Zákonné sociálne náklady
• 528 – Ostatné sociálne náklady.

Účet 331 – Zamestnanci

Podľa § 51 ods. 1 Postupov účtovania v PÚ sa na účte 331 – Zamestnanci účtujú záväzky z pracovnoprávnych vzťahov vrátane sociálneho poistenia voči zamestnancom alebo iným fyzickým osobám a ich zúčtovanie, okrem záväzkov voči spoločníkom a členom družstiev zo závislej činnosti. T. z., že na účte sa účtuje hrubá mzda a ďalšie plnenia zamestnávateľa v zmysle pracovnoprávnych a mzdových predpisov a ich zníženie o preddavky na zdravotné poistenie platené zamestnancom, o poistné na sociálne poistenie platené zamestnancom, o zrazené preddavky na daň zo závislej činnosti a zrážkovú daň a o zrážky zo mzdy. Analytická evidencia sa vedie podľa jednotlivých zamestnancov na mzdových listoch.

Účet 333 – Ostatné záväzky voči zamestnancom

Podľa § 51 ods. 2 Postupov účtovania v PÚ na účte sa účtujú rôzne ostatné záväzky voči zamestnancom. Sú to záväzky, ktoré nie sú poskytované podľa pracovnoprávnych a mzdových predpisov, nie sú súčasťou hrubej mzdy a zamestnávateľ ich často poskytuje spolu so mzdou. Ide napríklad o účtovanie cestovných náhrad, náhrad na strate zárobku, bolestného, poskytnutie štipendia a podobne.

Účet 335 – Pohľadávky voči zamestnancom

Podľa § 51 ods. 3 Postupov účtovania v PÚ na účte účtujú pohľadávky zamestnávateľa ­voči zamestnancom, napríklad poskytnuté preddavky na pracovné cesty, poskytnuté preddavky na drobný nákup, náhrady za súkromné telefonické hovory, zosobnené pokuty, náhrady škody a podobne. Z účtovného hľadiska ide o zrážky zo mzdy v prospech iných fyzických alebo právnických osôb s účtovaním:

• na účte 379 – Iné záväzky alebo o zrážky v prospech zamestnávateľa,
• s účtovaním na účte 335 – Pohľadávky voči zamestnancom.

Účet 336 – Zúčtovanie s orgánmi sociálneho a zdravotného poistenia

Podľa § 51 ods. 4 Postupov účtovania v PÚ na účte sa účtujú:

• v prospech účtu záväzky zo sociálneho poistenia voči Sociálnej poisťovni a príslušnej zdravotnej poisťovni plnené zamestnávateľom so súvzťažnými zápismi na ťarchu účtov 524 – Zákonné sociálne poistenie alebo 525 – Ostatné sociálne poistenie,
• na ťarchu účtu nároky na výplaty sociálnych dávok so súvzťažnými zápismi v prospech účtu 331 – Zamestnanci a 366 – Záväzky voči spoločníkom a členom zo závislej činnosti.

Účet 342 – Ostatné priame dane

Podľa § 52 ods. 3 Postupov účtovania v PÚ sa na účte účtuje daň z príjmov, ktorá sa odvádza daňovému úradu účtovnou jednotkou ako platiteľom dane z príjmov vyberaná od daňovníka alebo zrazená daňovníkovi dane z príjmov, napríklad zamestnancovi. T. z., že na účte sa účtujú:

• preddavky na daň zo závislej činnosti,
• daňový bonus uplatnený zamestnancami vrátane nároku zamestnávateľa na úhradu od daňového úradu (ak daňový bonus je vyšší ako preddavky zo závislej činnosti),
• vyúčtovanie preddavkov na základe ročného zúčtovania dane zo závislej činnosti,
• zrážková daň vyberaná podľa § 43 ZDP.

Na analytických účtoch je nutné rozlíšiť daň z príjmov fyzickej osoby zo závislej činnosti od dane vyberanej zrážkou.

Účet 521 – Mzdové náklady

Na účte sa účtuje mzda a náhrady mzdy, t. j. hrubá mzda zamestnancov vrátané prémií a odmien, príplatkov, naturálnej mzdy. Na tomto účte sa účtujú aj odmeny za práce vykonávané na základe uzavretých dohôd. Na účte sa účtuje so súvzťažným zápisom v prospech účtu 331 – Zamestnanci. Analytické členenie účtu by malo byť rovnaké ako členenie účtu 331.

Účet 522 – Príjmy spoločníkov a členov zo závislej činnosti

Na účte 522 sa účtuje hrubá mzda spoločníkov v spoločnosti s ručením obmedzeným a komandistov v komanditnej spoločnosti, vrátané prémií, odmien a naturálnej mzdy. Na účte sa účtuje so súvzťažným zápisom v prospech účtu 366 – Záväzky voči spoločníkom a členom zo závislej činnosti.

Účet 523 – Odmeny členov orgánov spoločnosti a družstva

Na ťarchu účtu sa účtujú odmeny za výkon funkcie v orgánoch právnickej osoby vyplácané vlastným zamestnancom a cudzím pracovníkom na základe uzavretej mandátnej zmluvy, zmluvy o výkone funkcie, poprípade inej uzavretej zmluvy. Napríklad odmeny poskytované členom predstavenstva akciovej spoločnosti a družstva, dozornej rady akciovej spoločnosti, spoločnosti s ručením obmedzeným a podobne.

Účet 524 – Zákonné sociálne poistenie

Na ťarchu účtu 524 sa účte zdravotné a sociálne poistenie platené zamestnávateľom za zamestnancov (odvody do zdravotnej a Sociálnej poisťovne) v prospech účtu 336 – Zúčtovanie s orgánmi sociálneho poistenia a zdravotného poistenia.

Účet 525 – Ostatné sociálne poistenie

Na ťarchu toho účtu sa účtujú záväzky, ktoré vyplývajú z doplnkového dôchodkového poistenia zamestnancov, ktoré platí zamestnávateľ. Na ťarchu účtuje zamestnávateľ príspevky na doplnkové dôchodkové sporenie, ktoré platí zamestnávateľ za zamestnancov, ktorí sú účastníkmi tohto sporenia podľa zákona č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p., a na doplnkové dôchodkové sporenie v zahraničí rovnakého druhu so súvzťažným zápisom v prospech účtu 336.

Účet 527 – Zákonné sociálne náklady

Na ťarchu účtu 527 sa účtujú náklady na pracovné podmienky, starostlivosť o zdravie a bezpečnosť pri práci zamestnancom v súlade so Zákonníkom práce, poprípade inými predpismi. Na účte sa účtujú aj náklady na stravovanie v súlade s ustanovením § 152 Zákonníka práce, tvorba sociálneho fondu podľa zákona č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v z. n. p. Na účte sa účtuje aj odstupné a odchodné.

Účet 528 – Ostatné sociálne náklady

Na účte sa účtujú plnenia nad rámec zákona a mzdových predpisov, napríklad náklady, ktoré z hľadiska ustanovení zákona o dani z príjmov nie sú daňovými výdavkami ako sú:

• dobrovoľné príspevky zamestnávateľa na rekreáciu,
• liečenie,
• príspevok na stravovanie poskytnutý zamestnávateľom nad stanovený limit,
• výrobky alebo vlastné služby poskytované zamestnancom bezplatne alebo v nižšej cene, ako sú ceny obvyklé a podobne.

Tieto výdavky nie sú uhrádzané zo sociálneho fondu vytvoreného u zamestnávateľa. Na účte sa účtujú aj príspevky na účelové sporenie a poistné na životné poistenie platené zamestnávateľom za zamestnancov.

Účtovanie predpisu miezd na základe mesačnej rekapitulácie miezd