Portál časopisov
Dane a účtovníctvo v praxi a DPH v praxi

Online časopis

Technické detaily dotýkajúce sa zmeny podnikových informačných systémov pri prechode na euro

Rubrika: Eurokonverzia

V tejto časti seriálu sa venujem technickým detailom, ktoré podnikové projektové tímy môžu zvážiť pri svojej analýze. Detaily sú dôležité, ako sa hovorí Devil is in detail – diabol sa skrýva v detailoch

V tejto časti seriálu sa venujem technickým detailom, ktoré podnikové projektové tímy môžu zvážiť pri svojej analýze. Detaily sú dôležité, ako sa hovorí Devil is in detail – diabol sa skrýva v detailoch. 

V Národnom pláne zavedenia eura sa uvádza v časti informačné a štatistické systémy: „Zmeny informačných systémov sa budú týkať všetkých subjektov v hospodárstve. Najväčšie zmeny budú v bankovom a finančnom sektore, ale dôkladná príprava je potrebná aj vo verejnej správe a vo všetkých súkromných inštitúciách.
 
Úprava informačných systémov môže trvať dva, prípadne aj viac rokov, takže je potrebné začať s prípravou dostatočne včas. Zavedenie eura sa dotkne všetkých informačných systémov, ktoré pracujú s finančnými informáciami. Pri niektorých jednoduchších zariadeniach (napr. staršie registračné pokladnice) budú nutné aj hardvérové zmeny, prípadne výmena celých zariadení.“
 
Zavedenie eura je unikátnou historickou udalosťou, ale zároveň je najväčším problémom pre informačné systémy. V mnohých prípadoch ide o zmeny jednorazové a použiteľné len pre túto príležitosť. Vo firmách nie je veľký záujem o budovanie kompetencií v danej oblasti, lebo ich prenosnosť do iných oblastí je prinajmenšom sporná.
 
V podnikateľskej sfére je zmes obáv a nejasností ohľadne rozsahu očakávaných zmien.
 
Na druhej strane, ako sme zaregistrovali po spustení webovej stránky www.prechodnaeuro.sk, podniky prejavili záujem o služby konzultantov, ktoré im môžu doplniť chýbajúce kompetencie.
 
Materiál Európskej komisie – Preparing Financial Information Systems for the euro komplexne rozpracúva túto problematiku a považujeme ho za jeden z najlepších v tejto oblasti.  
 

Funkčné problémy spojené so zavedením eura

Unikátnosť zavedenia eura sa prejavuje v týchto oblastiach. Počas prechodného obdobia (alebo obdobia duálneho zobrazovania cien):
  • Podniky budú prijímať informácie v dvoch menách – tzv. problém vstupov (input functionality problem).
  • Podniky môžu byť požiadané o produkovanie finančných informácií v dvoch menách – tzv. problém výstupov (output functionality problem).
  • Je možné, že sa nebudú dať zmeniť všetky informácie na euro v tom istom čase. To znamená, že informačné systémy pracujúce v euro budú musieť komunikovať s informačnými systémami pracujúcimi v Sk – tzv. problém rozhraní (interface problem).
 
V určitom čase podniky budú musieť pretransformovať svoje systémy na euro úplne. Historické finančné informácie, ktoré podnik bude potrebovať po pretransformovaní a sú teraz denominované v Sk, budú musieť byť konvertované na euro – tzv. problém konverzie (conversion problem).
 

Problém vstupov

Vo väčšine prípadov sú informačné systémy budované s predpokladom používania jednej a tej istej meny. Ak je potreba na vstup ešte ďalšej meny podnik má tieto možnosti:
  • Ručný vstup – ak počet vstupovaných transakcií v dvoch menách je nízky, čakáme na čas, kedy bude euro hlavnou menou a dovtedy používame ručné vstupy. Samozrejme, ručné vstupy sú citlivé na ľudský faktor, a preto je potrebné budovať dodatočné interné kontrolné mechanizmy. Pri vstupoch v reálnom čase, napr. do registračnej pokladnice je takýto postup ťažkopádny.
  • Štandardné softvérové riešenie – ak je počet vstupovaných transakcií významný, musíme zvoliť iné ako ručné riešenie. Niektorí dodávatelia softvéru ponúkajú moduly ktoré pracujú s cudzou menou ako rozšírenie ich štandardného softvérového balíka. Táto funkcia je zvyčajne obmedzená na finančné moduly (pohľadávky, záväzky, pokladnica, banka a pod.).
  • Modifikácia informačných systémov – smerom k umožneniu vstupov v obidvoch menách. Takáto modifikácia, samozrejme si vyžaduje analýzu, plánovanie, konfiguráciu, testovanie a tréning a pochopiteľne, je náchylná na ľudské chyby (zamenenie EUR za Sk môže byť veľmi drahá chyba – 100 000 Sk a 100 000 EUR spôsobí vážne problémy). Pri rozsiahlych systémoch modifikácia každého vstupného formulára a dátových štruktúr je veľmi náročná na zdroje.
  • Paralelné systémy – niektorí dodávatelia softvéru ponúkajú tento postup ako vhodný na riešenie problému vstupov v prechodnom období. Napríklad, jedna registračná pokladnica pôjde v Sk a druhá v EUR, alebo podnik bude používať dve kópie jedného softvéru simultánne. Aj toto riešenie má svoje ťažkosti:
    • niekedy nie je technicky možné kvôli hardvérovým obmedzeniam,
    • ľudský faktor je prítomný aj v tomto prípade,
    • každý systém môže používať len časť transakčných dát – napríklad faktúra vystavená v jednom systéme a platba prijatá v druhom, zľava z celkového predaja kalkulovaná v inom systéme ako predaj, kreditné limity v inom systéme ako predaj a pod.,
    • v určitom momente musí aj tak dôjsť ku konverzii dát a používaniu len jedného systému.
  • Postupná zmena –vyžaduje si vysokú mieru koordinácie aj budovanie rozhraní medzi dvoma systémami.
 

Problém výstupov

Opačná strana problému vstupov je strana výstupov. Mnoho podnikov bude čeliť nasledujúcim situáciám:
  • Daňový úrad alebo významný zákazník bude požadovať informácie v mene, ktorú podnik ešte (alebo už) nemá podporenú informačným systémom. V tomto prípade je možné použiť:
    • ručné riešenie,
    • štandardný softvér,
    • modifikáciu informačných systémov,
    • postupnú zmenu.
  • Podnik alebo jeho zákazník bude chcieť poskytovať finančnú informáciu v dvoch menách – EUR a Sk. Finančné informačné systémy majú zriedkakedy zabudovanú takúto funkcionalitu ako štandardné riešenie. Ponúkajú sa tieto riešenia:
    • Ručné riešenie – je možné, ale časovo veľmi náročné.
    • Modifikácia informačných systémov – je možná, ale môže byť nákladná a časovo náročná. Rôzne generátory reportov môžu danú požiadavku splniť, ale vyžaduje si to značné úsilie.
  • Podnik po prechode na euro bude potrebovať spracovať alebo vygenerovať (reprintovať) historické finančné záznamy v starej mene (Sk). Požiadavka môže vyplývať aj zo zákona, keďže zákon požaduje uchovávanie finančných dokumentov 5–10 rokov, v niektorých prípadoch aj viac. Podnik bude musieť vyprodukovať takýto dokument na požiadanie. Ponúkajú sa nasledujúce možnosti:
    • Vytlačiť papierové kópie všetkých dokumentov, pri ktorých sa očakávajú tieto požiadavky v budúcnosti – treba si uvedomiť, že tento postup môže skomplikovať vyhľadávanie a údržbu dokumentov.
    • Používať dvojitý systém – jeden systém zachovať ako sklad historických údajov denominovaných v starej mene. Treba sa však vyhnúť retroaktívnym zásahom do systému.
    • Modifikovať informačný systém – s uvedenými nevýhodami a obmedzeniami. 

Problémy rozhraní

Problém sa môže riešiť nasledujúcimi metódami:
  • Zabudovanie konvertorov – takéto riešenie v rozhraní (interface) bude konvertovať jednu menu do druhej – kvôli technickým problémom ako napr. zaokrúhľovanie, daný postup môže byť neatraktívny.
  • Simultánna zmena – pri zmene všetkých informačných systémov v jednom čase potreba problému konverzie môže odpadnúť.
  • Autonómne skupiny – identifikujú sa autonómne skupiny informačných systémov, ktoré majú relatívne málo vzťahov k iným informačným systémom. Môžu byť konvertované samostatne s potrebou minimálneho množstva rozhraní, čo môže byť praktickým riešením v niektorých situáciách. 

Problémy konverzií

V určitom časovom bode sa musia všetky informačné systémy previesť na euro. Historické finančné informácie denominované v starej mene (Sk) sa tiež budú musieť previesť v primeranom rozsahu na euro. Konverzia historických údajov predstavuje problém pre informačné systémy, lebo násobenie alebo delenie konverzným kurzom nie je štandardná funkcia informačných systémov. Na riešenie problému sa ponúkajú tieto možnosti:
  • Ručná konverzia – môže byť vhodná pri relatívne malom množstve údajov.
  • Konverzná funkcionalita v softvéri – umožní automatickú konverziu, ale každý dodávateľ softvéru ju musí vyvinúť. Nemusí však byť jednoduchou úlohou pri individuálnych databázových riešeniach v podnikoch a môže vyžadovať dodatočný čas spracovania a dodatočné požiadavky na kapacity.
  • Modifikácia informačných systémov –konverzná funkcionalita je zabudovaná v softvérovom riešení.
  • Uzatvorenie – všetky finančné informácie budú uložené v pôvodnej mene a vstupy a výstupy budú prekonvertované do eura. Riešenie môže byť len dočasným a ťažkopádnym a určite bude generovať rozdiely v zaokrúhľovaní.
 

Technick

Pre zobrazenie článku nemáte dostatočné oprávnenia.

Odomknite si prístup k odbornému obsahu na portáli.
Prístup k obsahu portálu majú len registrovaní používatelia portálu. Pokiaľ ste už zaregistrovaný, stačí sa prihlásiť.

Ak ešte nemáte prístup k obsahu portálu, využite 10-dňovú demo licenciu zdarma (stačí sa zaregistrovať).



Bezplatný odpovedný servis pre predplatiteľov

Vaše otázky môžete zadať na www.otazkyodpovede.sk.

Seriály