Vyhľadávanie v online časopise
Online časopis
Technické detaily dotýkajúce sa zmeny podnikových informačných systémov pri prechode na euro
Rubrika: Eurokonverzia
V tejto časti seriálu sa venujem technickým detailom, ktoré podnikové projektové tímy môžu zvážiť pri svojej analýze. Detaily sú dôležité, ako sa hovorí Devil is in detail – diabol sa skrýva v detailoch
V tejto časti seriálu sa venujem technickým detailom, ktoré podnikové projektové tímy môžu zvážiť pri svojej analýze. Detaily sú dôležité, ako sa hovorí Devil is in detail – diabol sa skrýva v detailoch.
Funkčné problémy spojené so zavedením eura
- Podniky budú prijímať informácie v dvoch menách – tzv. problém vstupov (input functionality problem).
- Podniky môžu byť požiadané o produkovanie finančných informácií v dvoch menách – tzv. problém výstupov (output functionality problem).
- Je možné, že sa nebudú dať zmeniť všetky informácie na euro v tom istom čase. To znamená, že informačné systémy pracujúce v euro budú musieť komunikovať s informačnými systémami pracujúcimi v Sk – tzv. problém rozhraní (interface problem).
Problém vstupov
- Ručný vstup – ak počet vstupovaných transakcií v dvoch menách je nízky, čakáme na čas, kedy bude euro hlavnou menou a dovtedy používame ručné vstupy. Samozrejme, ručné vstupy sú citlivé na ľudský faktor, a preto je potrebné budovať dodatočné interné kontrolné mechanizmy. Pri vstupoch v reálnom čase, napr. do registračnej pokladnice je takýto postup ťažkopádny.
- Štandardné softvérové riešenie – ak je počet vstupovaných transakcií významný, musíme zvoliť iné ako ručné riešenie. Niektorí dodávatelia softvéru ponúkajú moduly ktoré pracujú s cudzou menou ako rozšírenie ich štandardného softvérového balíka. Táto funkcia je zvyčajne obmedzená na finančné moduly (pohľadávky, záväzky, pokladnica, banka a pod.).
- Modifikácia informačných systémov – smerom k umožneniu vstupov v obidvoch menách. Takáto modifikácia, samozrejme si vyžaduje analýzu, plánovanie, konfiguráciu, testovanie a tréning a pochopiteľne, je náchylná na ľudské chyby (zamenenie EUR za Sk môže byť veľmi drahá chyba – 100 000 Sk a 100 000 EUR spôsobí vážne problémy). Pri rozsiahlych systémoch modifikácia každého vstupného formulára a dátových štruktúr je veľmi náročná na zdroje.
- Paralelné systémy – niektorí dodávatelia softvéru ponúkajú tento postup ako vhodný na riešenie problému vstupov v prechodnom období. Napríklad, jedna registračná pokladnica pôjde v Sk a druhá v EUR, alebo podnik bude používať dve kópie jedného softvéru simultánne. Aj toto riešenie má svoje ťažkosti:
- niekedy nie je technicky možné kvôli hardvérovým obmedzeniam,
- ľudský faktor je prítomný aj v tomto prípade,
- každý systém môže používať len časť transakčných dát – napríklad faktúra vystavená v jednom systéme a platba prijatá v druhom, zľava z celkového predaja kalkulovaná v inom systéme ako predaj, kreditné limity v inom systéme ako predaj a pod.,
- v určitom momente musí aj tak dôjsť ku konverzii dát a používaniu len jedného systému.
- Postupná zmena –vyžaduje si vysokú mieru koordinácie aj budovanie rozhraní medzi dvoma systémami.
Problém výstupov
- Daňový úrad alebo významný zákazník bude požadovať informácie v mene, ktorú podnik ešte (alebo už) nemá podporenú informačným systémom. V tomto prípade je možné použiť:
- ručné riešenie,
- štandardný softvér,
- modifikáciu informačných systémov,
- postupnú zmenu.
- Podnik alebo jeho zákazník bude chcieť poskytovať finančnú informáciu v dvoch menách – EUR a Sk. Finančné informačné systémy majú zriedkakedy zabudovanú takúto funkcionalitu ako štandardné riešenie. Ponúkajú sa tieto riešenia:
- Ručné riešenie – je možné, ale časovo veľmi náročné.
- Modifikácia informačných systémov – je možná, ale môže byť nákladná a časovo náročná. Rôzne generátory reportov môžu danú požiadavku splniť, ale vyžaduje si to značné úsilie.
- Podnik po prechode na euro bude potrebovať spracovať alebo vygenerovať (reprintovať) historické finančné záznamy v starej mene (Sk). Požiadavka môže vyplývať aj zo zákona, keďže zákon požaduje uchovávanie finančných dokumentov 5–10 rokov, v niektorých prípadoch aj viac. Podnik bude musieť vyprodukovať takýto dokument na požiadanie. Ponúkajú sa nasledujúce možnosti:
- Vytlačiť papierové kópie všetkých dokumentov, pri ktorých sa očakávajú tieto požiadavky v budúcnosti – treba si uvedomiť, že tento postup môže skomplikovať vyhľadávanie a údržbu dokumentov.
- Používať dvojitý systém – jeden systém zachovať ako sklad historických údajov denominovaných v starej mene. Treba sa však vyhnúť retroaktívnym zásahom do systému.
- Modifikovať informačný systém – s uvedenými nevýhodami a obmedzeniami.
Problémy rozhraní
- Zabudovanie konvertorov – takéto riešenie v rozhraní (interface) bude konvertovať jednu menu do druhej – kvôli technickým problémom ako napr. zaokrúhľovanie, daný postup môže byť neatraktívny.
- Simultánna zmena – pri zmene všetkých informačných systémov v jednom čase potreba problému konverzie môže odpadnúť.
- Autonómne skupiny – identifikujú sa autonómne skupiny informačných systémov, ktoré majú relatívne málo vzťahov k iným informačným systémom. Môžu byť konvertované samostatne s potrebou minimálneho množstva rozhraní, čo môže byť praktickým riešením v niektorých situáciách.
Problémy konverzií
- Ručná konverzia – môže byť vhodná pri relatívne malom množstve údajov.
- Konverzná funkcionalita v softvéri – umožní automatickú konverziu, ale každý dodávateľ softvéru ju musí vyvinúť. Nemusí však byť jednoduchou úlohou pri individuálnych databázových riešeniach v podnikoch a môže vyžadovať dodatočný čas spracovania a dodatočné požiadavky na kapacity.
- Modifikácia informačných systémov –konverzná funkcionalita je zabudovaná v softvérovom riešení.
- Uzatvorenie – všetky finančné informácie budú uložené v pôvodnej mene a vstupy a výstupy budú prekonvertované do eura. Riešenie môže byť len dočasným a ťažkopádnym a určite bude generovať rozdiely v zaokrúhľovaní.
Technick
Odomknite si prístup k odbornému obsahu na portáli.
Prístup k obsahu portálu majú len registrovaní používatelia portálu. Pokiaľ ste už zaregistrovaný, stačí sa prihlásiť.
Ak ešte nemáte prístup k obsahu portálu, využite 10-dňovú demo licenciu zdarma (stačí sa zaregistrovať).
Bezplatný odpovedný servis pre predplatiteľov
Vaše otázky môžete zadať na www.otazkyodpovede.sk.