Smernica pre vedenie pokladnice č. U – 7

A. Úvodné ustanovenia

1. Účel a dôvod vydania predpisu

S cieľom určenia jednotného postupu pri vedení pokladníc v spoločnosti ABC, s. r. o., sa vydáva táto smernica ustanovujúca základné zásady vedenia pokladnice a nakladanie s majetkom v nej. Smernica je považovaná za účtovný záznam a je súčasťou účtovnej dokumentácie spoločnosti ABC, s. r. o.

2. Definícia pojmov

1. Príjem – prírastok peňažných prostriedkov alebo prírastok ekvivalentov peňažných prostriedkov (t. j. šekov prijatých namiesto peňazí, poukážok na zúčtovanie, cenín) účtovnej jednotky.
2. Výdavok – úbytok peňažných prostriedkov alebo úbytok ekvivalentov peňažných prostriedkov účtovnej jednotky.
3. Účet 211 – Pokladnica – syntetický účet pre účtovanie o stave a pohybe peňazí v hotovosti, šekov prijatých namiesto hotových peňazí, poukážok na zúčtovanie s použitím analytickej evidencie podľa Smernice pre účtovný rozvrh č. U–2.
4. Účet 213 – Ceniny – syntetický účet pre účtovanie o stave a pohybe cenín pred ich vydaním do užívania s použitím analytickej evidencie podľa Smernice pre účtovný rozvrh č. U–2.

3. Súvisiace predpisy

1. Aktívne derogácie – zrušuje sa Smernica č. 7/2002 o vedení pokladničných operácií.
2. Pasívne derogácie – žiadne.
3. Nadradené predpisy:
   • zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“),
   • opatrenie MF SR č. 23 054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v z. n. p. (ďalej len „Postupy účtovania v PÚ“).

B. Všeobecné a osobitné ustanovenia

1. Účtovanie stavu a pohybu peňažných prostriedkov a ich ekvivalentov

• Stav a pohyb peňažných prostriedkov a ekvivalentov peňažných prostriedkov sa účtuje v pokladničných knihách na základe príjmových a výdavkových pokladničných dokladov.
• Pokladničná kniha – Na účely zápisov pokladničných operácií spoločnosť ABC, s. r. o., zavádza pre každú menu samostatnú pokladničnú knihu, ktorá musí byť spracovaná v takejto štruktúre:
  • názov firmy,
  • obdobie, ktorého sa týka,
  • ku každej pokladničnej operácii treba uviesť (pozri vzor zápisu v prílohe č. 1 tejto smernice):
    1. dátum uskutočnenia pokladničných operácií,
    2. číslo pokladničného dokladu,
    3. stručný opis pokladničnej operácie,
    4. sumu prijatej alebo vydanej hotovosti,
    5. zostatok hotovosti v pokladnici.

Pokladničná kniha musí byť zviazaná, musí byť označená názvom Pokladničná kniha a stránky musia byť očíslované.

• Výdavkové a príjmové pokladničné doklady – Všetky výdavkové aj príjmové pokladničné doklady musia obsahovať tieto náležitosti:
  1. označenie účtovného dokladu (výdavkový, resp. príjmový pokladničný doklad),
  2. opis obsahu účtovného prípadu – presný popis, za čo boli peňažné prostriedky alebo ich ekvivalenty vyplatené, resp. prijaté,
  3. označenie účastníkov účtovného prípadu – uvedenie mena, priezviska a čísla občianskeho preukazu osoby, ktorej boli peňažné prostriedky alebo ich ekvivalenty vyplatené, resp. od ktorej boli prijaté,
  4. peňažnú sumu vyplatenú, resp. prijatú,
  5. dátum vyhotovenia účtovného dokladu,
  6. podpis vedúceho zamestnanca zodpovedného za vyplatenie peňažných prostriedkov alebo ich ekvivalentov,
  7. podpis osoby zodpovednej za zaúčtovanie účtovného prípadu,
  8. podpis pokladníka,
  9. označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje (tzv. predkontácia na účtovnom doklade).

Každý výdavkový aj príjmový pokladničný doklad musí byť očíslovaný vzostupne, a to podľa poradia zápisov v Pokladničnej knihe priebežnou formou. Číselné rady, ktoré sa používajú na číslovanie príjmových a výdavkových pokladničných dokladov, sú predmetom úpravy Smernice pre systém vedenia účtovníctva a obeh účtovných dokladov č. U–1.