Smernica pre pracovné cesty a cestovné náhrady č. U–8

A. Úvodné ustanovenia

1. Účel a dôvod vydania predpisu

S cieľom účinnej a jednotnej implementácie všeobecných zásad zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v z. n. p. (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“) a § 57 Zákonníka práce na konkrétne podmienky spoločnosti sa vydáva táto smernica. Tento vykonávací predpis je súčasťou interného riadiaceho a kontrolného systému spoločnosti a slúži ako podpora na správne, úplné a preukazné zobrazenie príslušných skutočností na účely účtovníctva, ale aj ako jeden z nástrojov zabezpečenia starostlivosti spoločnosti o svojich zamestnancov. Táto smernica je považovaná za účtovný záznam a je súčasťou účtovnej dokumentácie spoločnosti ABC, s. r. o.

2. Definícia pojmov

1. Pracovná cesta – čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko vrátane výkonu práce na tomto mieste do skončenia tejto cesty. V prípade osôb, ktoré k spoločnosti ABC, s. r. o. nie sú v pracovnoprávnom vzťahu, ale sú menované alebo zvolené do jej orgánov (t. j. členovia odborných komisií, poradných orgánov, štatutárnych orgánov, príp. ďalších orgánov spoločnosti), pracovnou cestou na účely tejto smernice sa rozumie cesta, ktorá trvá od nástupu takejto osoby na cestu na plnenie činností pre ňu vyplývajúcich z osobitného postavenia vrátane výkonu činností do skončenia tejto cesty. V podmienkach spoločnosti sa pracovnou cestou zamestnanca pracujúceho na základe dohody o vykonaní práce alebo dohody o pracovnej činnosti, v rámci ktorých je výkon práce dohodnutý na miesto mimo miesta bydliska, rozumie aj cesta z miesta jeho bydliska do miesta výkonu práce a späť.
2. Zahraničná pracovná cesta – čas pracovnej cesty v zahraničí, vrátane výkonu práce v zahraničí do skončenia tejto cesty.
3. Pravidelné pracovisko – miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve alebo v dohodách o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru. Pre osobitnú kategóriu zamestnancov je pravidelným pracoviskom na účely tejto smernice miesto ich bydliska. Pojem osobitná kategória zamestnancov na účely tejto smernice zastrešuje stavebných pracovníkov, profesionálnych vodičov a revíznych technikov.
4. Zamestnanec – zamestnancom sa rozumie zamestnanec spoločnosti ABC, s. r. o. s uzavretým pracovným pomerom, fyzická osoba činná na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru pre spoločnosť ABC, s. r. o., ak je v rámci týchto dohôd dohodnuté poskytovanie cestovných náhrad, ako aj osoba vymenovaná alebo zvolená do orgánov spoločnosti ABC, s. r. o. a pritom nie je k nej v pracovnoprávnom vzťahu.
5. Rodina zamestnanca – manžel/ka zamestnanca (v zmysle definície pojmu zamestnanec), vlastné deti, osvojené deti, deti zverené zamestnancovi do starostlivosti nahrádzajúcej starostlivosť rodičov na základe právoplatného rozhodnutia príslušného orgánu, vlastní rodičia, osvojitelia, opatrovníci, pestúni, prípadne ďalšie osoby žijúce v domácnosti so zamestnancom, ak majú trvalý pobyt na území SR.

3. Súvisiace predpisy

1. Aktívne derogácie – zrušuje sa Smernica č. 8/2005 o cestovných náhradách.
2. Pasívne derogácie – žiadne.
3. Nadradené predpisy:
   • zákon o cestovných náhradách,
   • Zákonník práce,
   • zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v z. n. p. (ďalej len „ZDP“),
   • zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“),
   • opatrenie MF SR č. 23 054/2002-92 zo 16. 12. 2002, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších opatrení (ďalej len „Postupy účtovania v PÚ“),
   • opatrenie MF SR, ktorým sa ustanovujú základné sadzby stravného v inej ako slovenskej mene pri zahraničných pracovných cestách v aktuálnom znení,
   • opatrenie MPSVaR o sumách stravného v aktuálnom znení,
   • opatrenie MPSVaR o sumách základnej náhrady za používanie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách v aktuálnom znení.

B. Všeobecné a osobitné ustanovenia

1. Prikazovanie a schvaľovanie tuzemských pracovných ciest

• Vychádzajúc z vymedzenia zodpovednosti a riadiacich kompetencií vedúcich pracovníkov spoločnosti ABC, s. r. o., ktoré je samostatnou prílohou Organizačného poriadku spoločnosti, sú oprávnení v súlade s § 57 Zákonníka práce vyslať na vykonanie tuzemskej pracovnej cesty: generálny riaditeľ, vedúci kancelárie generálneho riaditeľa, odborní riaditelia úsekov, vedúci odboru ekonomického plánovania, vedúci odboru financií, vedúci odboru výroby, vedúci odboru techniky, vedúci odboru marketingu, vedúci odboru obchodu, vedúci odboru organizácie a riadenia, vedúci odboru personalistiky, vedúci odboru riadenia kvality, vedúci odboru kontroly kvality, riaditeľ OZ Martin, vedúci odboru ekonomiky v OZ Martin, vedúci odboru výroby v OZ Martin, riaditeľ OZ Rajecké Teplice, vedúci odboru ekonomiky v OZ Rajecké Teplice, vedúci odboru výroby OZ Rajecké Teplice.
• Vychádzajúc z vymedzenia zodpovednosti a riadiacich kompetencií vedúcich pracovníkov spoločnosti ABC, s. r. o., ktoré je samostatnou prílohou Organizačného poriadku spoločnosti, sú oprávnení schváliť vykonanie tuzemskej pracovnej cesty priami nadriadení pracovníkov, ktorí zamestnancov na pracovnú cestu vyslali, t. j.: generálny riaditeľ, riaditeľ úseku ekonomiky a financovania, riaditeľ úseku výroby a techniky, riaditeľ úseku marketingu a obchodu, riaditeľ úseku riadenia ľudských zdrojov, riaditeľ úseku kvality, riaditeľ OZ Martin, riaditeľ OZ Rajecké Teplice.

2. Určenie podmienok pracovnej cesty

• Určenie podmienok pracovnej cesty v podmienkach spoločnosti ABC, s. r. o. sa realizuje prostredníctvom vyplnenia cestovného príkazu, ktorého vzor je uvedený v prílohe č. 1 (tuzemská pracovná cesta) a č. 2 (zahraničná pracovná cesta) k tejto smernici. Cestovný príkaz musí obsahovať všetky náležitosti účtovného dokladu podľa § 10 zákona o účtovníctve a údaje, ktoré vyplývajú zo zákona o cestovných náhradách.
• Zamestnanec spoločnosti ABC, s. r. o., ktorý je oprávnený vyslať zamestnanca na pracovnú cestu, povinne určí:
  • Miesto nástupu na pracovnú cestu, pričom podľa povahy pracovnej cesty to môže byť pravidelné pracovisko alebo byt zamestnanca.
  • Miesto výkonu práce na pracovnej ceste, ktoré musí byť minimálne v určení obce a organizačnej jednotky.
  • Čas trvania pracovnej cesty, pričom je potrebné určiť deň a hodinu nástupu na pracovnú cestu a deň, prípadne hodinu ukončenia pracovnej cesty.
  • Spôsob dopravy pri pracovnej ceste, pričom v súlade so zásadou hospodárnosti je potrebné direktívne určiť, aký dopravný prostriedok má zamestnanec použiť, ako aj jeho bližšiu špecifikáciu. Môže ísť o: lietadlo + určenie triedy (v podmienkach spoločnosti ABC, s. r. o. sa tento spôsob dopravy môže sa použiť len pri zahraničných pracovných cestách), vlak + určenie špecifikácie (osobný + trieda, rýchlik, lôžkový vozeň a pod.), loď, autobus, firemný automobil, automobil zamestnanca, prenajatý automobil.
  • Miesto skončenia pracovnej cesty, pričom podľa povahy pracovnej cesty to môže byť pravidelné pracovisko alebo byt zamestnanca.
  • Spôsob ubytovania, pričom zamestnanec, ktorý je oprávnený vyslať zamestnanca na pracovnú cestu, určí kategóriu ubytovania podľa pracovnej funkcie zamestnanca a charakteru pracovnej cesty (destinácia, cenové relácie, účel pracovnej cesty atď.). V prípade, ak nie je možné si zaobstarať na pracovnej ceste určenú kategóriu ubytovania, zamestnanec môže využiť na ubytovanie typ ubytovania maximálne o dve kategórie vyšší.
• Zamestnanec spoločnosti ABC, s. r. o., ktorý je oprávnený vyslať zamestnanca na pracovnú cestu, môže podľa vlastného uváženia určiť aj ďalšie podmienky pracovnej cesty. Ide napr. o spolucestujúce osoby, prácu nadčas, a pod.
• Zamestnanec spoločnosti ABC, s. r. o., ktorý je oprávnený vyslať zamestnanca na pracovnú cestu, je povinný pri určovaní podmienok pracovnej cesty prihliadať na oprávnené záujmy zamestnanca, ktorý má pracovnú cestu absolvovať. Za oprávnené záujmy zamestnanca v zmysle tejto smernice sa považuje choroba manžela/ky zamestnanca, choroba dieťaťa zamestnanca, návšteva vopred objednaného zdravotného vyšetrenia.
• Zamestnanec spoločnosti ABC, s. r. o. je viazaný na podmienky pracovnej cesty určené oprávneným zamestnancom spoločnosti ABC, s. r. o. a nemôže ich svojvoľne meniť.
• Ak ide o osobitnú kategóriu zamestnancov, tým