Smernica k získavaniu a výberu zamestnancov

ABC, spol. s r. o., Žilina

Smernica č. 24/200x – Získavanie a výber zamestnancov

A. Úvodné ustanovenia

1. Účel a dôvod vydania predpisu

• S cieľom napomáhať realizácii podnikových cieľov účelným rozpoznávaním, správnym vyhľadávaním a výberom vhodných pracovných zdrojov spoločnosť vydáva Smernicu o získavaní a výbere zamestnancov. Tento vykonávací predpis je súčasťou systému riadenia ľudských zdrojov (RĽZ) spoločnosti ABC, s. r. o., Žilina (ďalej len „spoločnosť“).

2. Všeobecné ustanovenia

• Vyhľadávanie zamestnancov je činnosť, ktorá má zabezpečiť, aby voľné pracovné miesta v spoločnosti prilákali dostatočné množstvo vhodných uchádzačov o ne, s primeranými nákladmi a vo včasnom termíne. Vyhľadávanie spočíva v rozpoznávaní a vyhľadávaní vhodných pracovných zdrojov, v informovaní o voľných pracovných miestach v organizácii, ponúkaní týchto voľných pracovných miest (niekedy aj v presvedčovaní vhodných osôb o výhodnosti práce v spoločnosti), v pohovoroch s uchádzačmi, v získavaní vhodných informácií o uchádzačoch a v organizačnom a administratívnom zabezpečení všetkých týchto činností.
• Úlohou výberu zamestnancov je rozpoznať, ktorý z uchádzačov o zamestnanie zaevidovaných počas procesu získavania zamestnancov s pozitívnym výsledkom v predvýbere bude pravdepodobne vyhovovať nielen požiadavkám obsadzovaného pracovného miesta, ale prispeje aj k vytváraniu kvalitných medziľudských vzťahov v pracovnom kolektíve a organizácii, prispeje k vytváraniu žiaducej tímovej a organizačnej kultúry. V neposlednom rade je aj dostatočne flexibilný a má dostatočný rozvojový potenciál na to, aby sa prispôsobil predpokladaným zmenám na pracovnom mieste, v pracovnom kolektíve.

B. Osobitné ustanovenia

1. Proces získavania zamestnancov

• Úlohou procesu získavania pracovníkov je zabezpečiť taký tok informácií medzi podnikom a potenciálnymi záujemcami, aby reagovali na ponuku zamestnania v podniku.
•  Proces získavania pracovníkov pozostáva z týchto krokov:

1. Identifikácia potreby získavania pracovníkov:

• je nutné vychádzať z podnikových plánov, ale aj z momentálnej operatívnej potreby,
• identifikácia potreby dodatočných pracovníkov musí prebiehať s určitým časovým predstihom pred realizáciou vlastného získavania pracovníkov.

2. Popis a špecifikácia obsadzovaných pracovných miest:

• treba dokonale poznať prácu a pracovné podmienky na obsadzovanom pracovnom mieste a požiadavky, ktoré toto pracovné miesto kladie na pracovníka (pozn.: zmyslom špecifikácie požiadaviek na pracovníka je opis osoby, ktorá by mala byť schopná adekvátne vykonávať prácu na aktuálnom pracovnom mieste, a nie nejaký neskutočný ideál),
• najdôležitejšie z týchto charakteristík sa potom stávajú súčasťou informácií obsiahnutých v ponuke pracovného miesta,
• so všetkými charakteristikami sa uvažuje až vo fáze predvýberu alebo v procese samotného výberu pracovníka.

3. Identifikácia zdrojov pracovných síl: rozhoduje sa, či pri získavaní pracovníkov podnik bude zameriavať svoje aktivity na vonkajšie alebo vnútorné zdroje pracovných síl.
4. Voľba metód získavania pracovníkov:

• je potrebné zvoliť prostriedok, pomocou ktorého sa dá vhodným ľuďom na vedomie existencia voľných pracovných miest v podniku a ovplyvní sa ich záujem o tieto miesta; zodpovedným za výber vhodnej metódy je vedúci Odboru RĽZ.
• Voľba metód získavania pracovníkov na základe posúdenia výhod a nevýhod uvedených v časti B.2. tejto smernice závisí od zvoleného zdroja pracovných síl (vonkajší alebo vnútorný), požiadaviek pracovného miesta na pracovníka, situácie na trhu práce (zvlášť na lokálnom), množstva prostriedkov, ktoré je podnik ochotný vynaložiť na získavanie pracovníkov a od toho, ako rýchlo je nutné pracovné miesto obsadiť.

5. Voľba dokumentov požadovaných od záujemcov o pracovné miesto:

• pre obsadzovanie manuálnych a nenáročných administratívnych miest sa použije jednoduchý dotazník,
• pri obsadzovaní manažérskych miest alebo miest špecialistov sa použije otvorený dotazník, ktorý umožňuje širšie popísať určité skutočnosti, vyjadriť názory a postoje záujemcov a pracovné miesto.
• Okrem dotazníka sa požaduje predložiť životopis, hodnotenie z predchádzajúcich pracovísk, doklady (osvedčenia) o vzdelaní a praxi, sprievodný list s uvedením dôvodov záujmu o pracovné miesto.

6. Formulovanie ponuky zamestnania:

• je nutné, aby spôsob formulácie ponuky pracovného miesta vychádzal z jeho popisu a špecifikácie a tiež z toho, aké dokumenty sú od záujemcov požadované.
• Zásady, ktoré je potrebné dodržiavať pri formulovaní ponuky zamestnania:

  • ponuka by mala obsahovať body totožné s obsahom inzerátu (pozri časť Zásady efektívneho inzerátu),
    

  • neponúkať zamestnanie anonymne –) nedôvera potenciálnych záujemcov,

  • neuvádzať iba požiadavky podniku na pracovníka, ale aj ponúkať za prácu určité konkretizované protihodnoty,

  • spôsob prezentácie ponúkaného zamestnania by mal byť realistický –) neprezentovať ponúkané pracovné miesto príliš nadnesene.

7. Uverejnenie ponuky zamestnania:

• Uverejnenie ponuky zamestnania je po realizácii predchádzajúcich krokov potrebné načasovať tak, aby bolo možné zaujímať sa o ponúkané pracovné miesta, zhromažďovať informácie o záujemcoch v období určenom v procese plánovania ľudských zdrojov a s dostatočným časovým predstihom za účelom uskutočnenia predvýberu, procesu zhromažďovania informácií o užšej predvybranej skupine záujemcov a samotného výberu pracovníkov.
• Uverejnenie ponuky zamestnania sa odporúča vykonať viacerými spôsobmi – kombináciou metód získavania pracovníkov.

8. Proces predvýberu:

• V procese predvýberu z celého súboru záujemcov na základe nimi predložených dokumentov sa vyberú tí, ktorí sa javia ako vhodní kandidáti na pracovné miesto a sú následne zaradení do procesu samotného výberu.
  
• Výsledkom procesu predvýberu je zaradenie záujemcov do 3 skupín:

  • Veľmi vhodní kandidáti – sú pozvaní na ďalšie procesy výberu pracovníkov.

  • Vhodní kandidáti – ak je počet veľmi vhodných kandidátov nepostačujúci, potom sú aj vhodní kandidáti pozvaní na ďalšie procedúry výberového konania; ak je počet veľmi vhodných kandidátov postačujúci, je potrebné zaslať im informácie o tom, že v budúcnosti podnik v prípade potreby sa obráti priamo na nich.

  • Nevhodní kandidáti – treba im zaslať zdvorilý odmietavý list s poďakovaním za ich záujem o prácu v podniku.

9. Spracovanie zoznamu záujemcov vybraných na výberové konanie. 

2.  Metódy získavania zamestnancov

2.1. Uchádzači sa ponúkajú sami

• Výhody – eliminácia nákladov na získavanie pracovníkov.
• Nevýhody – záujemcovia nemajú predstavu o potrebách podniku; o množstvo záujemcov je nutné sa postarať, aj keď sú pre podnik nezaujímaví; ponuka zo strany záujemcov narúša prácu personalistov, nakoľko jej periodicita má živelný charakter; pravdepodobnosť prijatia nie najvhodnejšieho kandidáta z dôvodu časovej roztrieštenosti ponúk zo strany záujemcov a nemožnosti vykonať ucelený proces porovnávania kvalít jednotlivých záujemcov použitím vhodných nástrojov.

2.2. Odporučenie súčasného zamestnanca

• Výhody – nízke náklady na proces získavania pracovníkov, väčšinou vhodní záujemcovia o pracovné miesto po odbornej, ako aj osobnostnej stránke.
  
• Nevýhody – obmedzená možnosť výberu z väčšieho počtu záujemcov.

Vyžaduje sa presne a v reálnom čase informovať súčasných zamestnancov o uvoľňovaných, resp. voľných pracovných miestach. Súčasných zamestnancov je možné aj materiálne motivovať k tomu, aby svojim aktívnym pôsobením priviedli vhodného záujemcu o voľné pracovné miesto.

2.3. Priame oslovenie vytypovanej osoby (executive search)

Metóda vyžaduje od všetkých vedúcich zamestnancov, aby sledovali, kto je v určitom odbore dobrý, má nápady, stal sa známym (za tým účelom monitorujú odbornú tlač, zúčastňujú sa odborných stretnutí, využívajú pracovné a obchodné kontakty so zamestnancami iných organizácií, získavajú informácie o vhodných odborníkoch najrôznejšími spôsobmi a pod.). V prípade potreby ich potom oslovia so svojou ponukou. Výhodou tejto metódy je, že oslovení ľudia sú spravidla vhodní z hľadiska odborného aj osobnostného profilu. Nevýhodou môže byť zhoršenie vzťahov s organizáciami, ktorým sa snažia odlákať zamestnancov, aj to, že takto oslovený zamestnanec si začne viac uvedomovať svoju cenu a často vyjednáva o podmienkach, najmä o pracovných a mzdových. Metóda sa používa pri získavaní zamestnancov zaradených pre vyššie postavené a náročné funkcie, ale nie je výnimkou jej použitie aj pre získavanie zamestnancov pre nižšie funkcie.

2.4. Vývesky (v organizácii alebo mimo nej)

• Výhody – finančne nenáročná metóda získavania pracovníkov; poskytnutie dostatočnej kvantity aj kvality informácií potrebných pre rozhodnutie záujemcov; je možné uplatniť termínovanosť – kampaň za účelom zhromaždenia súboru záujemcov – širšia možnosť výberu vhodných pracovníkov uplatnením racionálnej organizácie procesu získavania pracovníkov a vhodných nástrojov.
• Nevýhody – relatívne slabá pôsobnosť informácií – zasiahnu obmedzený počet potenciálnych záujemcov; nevhodná pre obsadzovanie manažérskych miest a miest špecialistov.

Vývesky sú spravidla umiestnené na takých miestach v organizácii, kadiaľ prechádzajú všetci zamestnanci (aby sa jednotlivo mohli uchádzať o miesto, informovať ostatných alebo odporučiť vhodného kandidáta).

Pokiaľ má spoločnosť záujem získať uchádzačov z vonkajších zdrojov, bývajú vývesky umiestnené tak, aby k nim mala prístup aj verejnosť nevstupujúca bežne na územie spoločnosti.

2.5. Letáky vkladané do poštových schránok