Preddavok na pracovnú cestu a jeho vyúčtovanie

Zamestnanci, ktorí sú zamestnávateľom vyslaní na pracovnú cestu, majú nárok na úhradu výdavkov, ktoré im počas pracovnej cesty vznikli. Zamestnávateľ je povinný poskytovať zamestnancovi pred začatím zahraničnej pracovnej cesty preddavok na pracovnú cestu v primeranej výške. Pri tuzemskej pracovnej ceste poskytuje zamestnávateľ preddavok zamestnancovi vtedy, ak o to zamestnanec požiada. Zákon o cestovných náhradách upravuje práva a povinnosti zamestnávateľa v súvislosti s poskytovaním preddavku, spôsob jeho poskytovania, lehoty ktoré je nutné dodržať pri vyúčtovaní cestovných náhrad zo strany zamestnanca a aj vyúčtovanie náhrad zo strany zamestnávateľa.

Cestovné náhrady

Cestovné náhrady poskytuje zamestnávateľ svojim zamestnancom na úhradu skutočne vynaložených výdavkov spojených s výkonom práce na inom mieste, ako je ich pravidelné pracovisko. Podmienkou vzniku nároku na cestovné náhrady je preukázateľnosť vzniknutých výdavkov pri pracovnej ceste.

Pracovná cesta zamestnanca je, podľa § 2 ods. 1 zákona o cestovných náhradách, čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia tejto cesty. Pracovná cesta je aj cesta, ktorá trvá od nástupu osoby uvedenej v § 1 ods. 2 zákona o cestovných náhradách na cestu na plnenie činnosti pre ňu vyplývajúcich z osobitného postavenia vrátane výkonu činnosti do skončenia tejto cesty.

Pravidelným pracoviskom zamestnanca je, podľa § 2 ods. 3 zákona o cestovných náhradách, miesto, ktoré má zamestnanec písomne dohodnuté so svojim zamestnávateľom. Ak nemá takéto miesto dohodnuté, je pravidelným pracoviskom miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve alebo v dohodách (dohoda o pracovnej činnosti, dohoda o vykonaní práce a dohoda o brigádnickej prácu študentov). Podľa ustanovenia § 43 ods. 1 písm. b) zákona č. 311/2001 Z. z., Zákonník práce v z. n. p. (ďalej „Zákonník práce“) v pracovnej zmluve je zamestnávateľ povinný so zamestnancom dohodnúť podstatné náležitosti, medzi ktoré patrí aj miesto výkonu práce (obec, časť obce alebo inak určené miesto). U zamestnancov, ktorí často menia pracovisko z dôvodu osobitnej povahy povolania (napríklad zamestnanci, ktorí vykonávajú stavebné práce, montážne práce, cestujúci predajcovia, vodiči motorových vozidiel a podobne), je možné ako pravidelné pracovisko dohodnúť aj miesto pobytu (bydlisko). Miesto pravidelného pracoviska je dôležité a rozhodujúce pre stanovenie výšky cestovných náhrad, a preto by malo byť individuálne dohodnuté s každým zamestnancom a malo by byť určené konkrétnou adresou alebo názvom obce.

Podľa § 4 ods. 1 zákona o cestovných náhradách zamestnancovi, ktorý bol vyslaný na pracovnú cestu patrí:

• náhrada preukázaných cestovných výdavkov,
• preukázaných stravné,
• náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov,
• náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny zamestnanca.

Preddavok na pracovnú cestu

Preddavok na pracovnú cestu poskytuje zamestnávateľ zamestnancovi, ktorý bol vyslaný na pracovnú cestu, v súlade s ustanovením § 36 zákona o cestovných náhradách. Preddavok poskytuje bez žiadosti zamestnanca alebo na základe žiadosti zamestnanca.

Preddavok poskytnutý bez žiadosti zamestnanca

Zamestnávateľ má povinnosť, podľa § 36 ods. 1 zákona o cestovných náhradách, poskytnúť zamestnancovi preddavok na cestovné náhrady do sumy predpokladaných cestovných náhrad (ďalej len „preddavok“) pri vyslaní zamestnanca na zahraničnú pracovnú cestu alebo pri vyslaní do štátu Európskej únie (ďalej len „EÚ“).

Výška preddavku by mala byť vždy primeraná podmienkam zahraničnej pracovnej cesty a podmienkam vyslania do štátu EÚ. Podmienky pracovnej cesty určuje zamestnávateľ. Zamestnávateľ má povinnosť, podľa § 3 ods. 1 zákona o cestovných náhradách, pri vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu písomne určiť podmienky pracovnej cesty (miesto nástupu na pracovnú cestu, miesto výkonu práce, čas trvania pracovnej cesty, spôsob dopravy, miesto skončenia pracovnej cesty a ďalšie podmienky). Zamestnávateľ má povinnosť určiť aj výšku preddavku a výšku vreckového.

Preddavok poskytnutý na základe žiadosti zamestnanca

Podľa § 36 ods. 1 zákona o cestovných náhradách je zamestnávateľ povinný poskytnúť zamestnancovi preddavok na pracovnú cestu do výšky predpokladaných cestovných náhrad vtedy, ak zamestnanec o poskytnutie preddavku požiada. Preddavok na základe žiadosti zamestnanca poskytuje zamestnávateľ:

• pri vyslaní zamestnanca na tuzemskú a zahraničnú pracovnú cestu, v súlade s ustanovením § 2 ods. 1 a ods. 2 zákona o cestovných náhradách,
• pri vzniku pracovného pomeru, podľa § 6 ods. 2