Povinnosti pri ročnej uzávierke v mzdovej učtárni

Povinnosti vykonávané v ročnej uzávierke v mzdovej učtárni sú ustanovené predovšetkým v uvedených zákonoch:

• zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v z. n. p. (ďalej len „Zákonník práce“),
• zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v z. n. p. (ďalej len „ZDP“),
• zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení v z. n. p. (ďalej len „zákon o zdravotnom poistení“),
• zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v z. n. p. (ďalej len „zákon o sociálnom poistení“),
• ďalšie právne normy, napr. zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“), zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v z. n. p. (ďalej len „zákon o archívoch a registratúrach“), zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde v z. n. p. (ďalej len „zákon o sociálnom fonde“), zákon o štátnej štatistike č. 540/2001 Z. z. v z. n. p.

Zamestnávatelia v mzdovej učtárni sú po skončení roku 2015 povinní najmä:

• Spracovať a archivovať mzdové listy, resp. pre osoby poberajúce len nepeňažný príjem viesť predpísanú evidenciu (§ 39 ZDP).

Zamestnávateľ má povinnosť viesť mzdový list pre každú fyzickú osobu, ktorá má nárok na príjem zo závislej činnosti podľa § 5 ZDP. Týka sa to príjmov, ktoré sú vyplácané aj bývalým zamestnancom (napr. doplatky miezd), príjmy vyplácané na základe príkazných alebo mandátnych zmlúv a príjmy, ktoré sú vyplácané zamestnancom (dohodárom), ktorí vykonávajú zárobkovú činnosť na základe dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru.

Po spracovaní výplat za mesiac december 2015 zamestnávateľ vyčísli k 31. 12. 2015 súčty jednotlivých položiek na mzdových listoch, vykázaných za príslušné kalendárne mesiace a mzdové listy uzatvorí. Sú to:

• súčty dní výkonu práce za zdaňovacie obdobie,
• súčty vyplatených zdaniteľných miezd,
• súčty súm oslobodených od dane,
• súčty súm poistného a príspevkov, ktoré bol povinný platiť zamestnanec,
• súčty súm základu dane,
• súčty súm uplatnených nezdaniteľných častí základu dane,
• súčty súm zdaniteľnej mzdy,
• súčty súm preddavkov na daň,
• súčty súm priznaného daňového bonusu,
• súčty súm dobrovoľného príspevku na starobné dôchodkové sporenie (II. pilier), ktoré odvádza zamestnávateľ.

• Skompletizovať evidencie ­dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru [§ 224 ods. 2 písm. d) Zákonníka práce].

Zamestnávateľ má povinnosť viesť evidenciu uzatvorených dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru v poradí, v akom boli uzatvorené; uvedené sa vzťahuje na všetky druhy dohôd: dohoda o vykonaní práce, dohoda o pracovnej činnosti, dohoda o brigádnickej práci študentov.

• Vypracovať prehľad o stave dovolenky zamestnancov (§ 100 až § 117 Zákonníka práce).
  Zamestnávateľ vypracuje na základe údajov zo mzdového listu každého zamestnanca počet dní nároku na dovolenku, počet dní čerpanej dovolenky, počet dní nevyčerpanej dovolenky a prípadne počet dní krátenej dovolenky. Na základe týchto údajov zamestnávateľ určí:
  • • Výmeru dovolenky.
      Zamestnávateľ je povinný priznať zamestnancovi, ktorý do konca roka 2016 dovŕši 33 rokov veku, dovolenku vo výmere najmenej piatich týždňov.
    • Prenesenie dovolenky.
      Ak si zamestnanec nemohol vyčerpať dovolenku pre čerpanie materskej dovolenky alebo rodičovskej dovolenky alebo bol preto, že bol uznaný za dočasne pracovne neschopného pre chorobu alebo úraz alebo pretože bol dlhodobo uvoľnený na výkon verejnej funkcie alebo odborovej funkcie, nevyčerpanú dovolenku mu zamestnávateľ „prenesie“ do nasledujúceho kalendárneho roka.
    • Preplatenie dovolenky.
      V súvislosti s ročnou uzávierkou má zamestnávateľ povinnosť vyplatiť zamestnancovi náhradu mzdy len za tú časť minuloročnej dovolenky, ktorá presahuje štyri týždne základnej výmery dovolenky, zvyšok tejto dovolenky zamestnancovi prepadne (okrem výnimiek vyššie uvedených). Náhradu mzdy za túto časť dovolenky je zamestnávateľ povinný vyplatiť zamestnancovi pri spracovaní výplat za mesiac december 2015 (bez žiadosti zamestnanca).
    • Tvorbu rezervy na nevyčerpané dni dovolenky.
      Ak zamestnanec dovolenku, na ktorú mu vznikol nárok v príslušnom kalendárnom roku, nevyčerpá, môže si ju (jej zostatok) „preniesť“ do ďalšieho kalendárneho roka. Na tento účel má zamestnávateľ ako účtovná jednotka povinnosť tvoriť rezervu na nevyčerpanú dovolenku, a to na konci príslušného kalendárneho roka. Rezervu tvorí náhrada mzdy za nevyčerpanú dovolenku vo výške priemerného zárobku zamestnanca a odvody na zdravotné a sociálne poistenie (ide o očakávané výdavky v budúcnosti). Rezerva na nevyčerpané dovolenky patrí do skupiny krátkodobých rezerv a vypočíta sa kvalifikovaným odhadom. Pri výpočte rezervy pre rok 2016 sa použije priemerný zárobok platný 31. decembru 2015. Zásady tvorby a použitie rezerv upravuje § 19 opatrenia MF SR č. 23054/2002-92.

• Vykonať ročné zúčtovania prostriedkov sociálneho fondu (zákon o sociálnom fonde).

Zamestnávateľ v súlade s ust. § 6 ods. 3 zákona o sociálnom fonde vykoná zúčtovanie prostriedkov fondu za kalendárny rok 2015 najneskôr do 31. 1. 2016. Nevyčerpaný zostatok fondu z roku 2015 sa prevádza do nasledujúceho roku, t. j. do roku 2016. Pre úplnosť uvádzame, že fond sa tvorí najneskôr v deň dohodnutý na výplatu mzdy alebo platu. Pre tvorbu fondu za mesiac december 2015 je ustanovená výnimka, v zmysle ktorej zamestnávateľ môže tvoriť fond z predpokladanej výšky miezd alebo platov a previesť finančné prostriedky na účet fondu do 31. 12. 2015. Povinný prídel do sociálneho fondu vo výške 0,6 % až 1 % sa zisťuje zo súhrnu hrubých miezd zúčtovaných zamestnancom za bežný rok, z ktorých sa zisťuje priemerný zárobok na pracovnoprávne účely.

• Vypracovať koncoročné informácie o hodnotení zdravotných rizík (zákon č. 355/2007 Z. z.).<