Povinnosť správy registratúrnych záznamov a archívnych dokumentov

Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 515/2003 Z. z. (ďalej len „zákon o archívoch a registratúrach“), ktorý nadobudol účinnosť od 1. januára 2003, ukladá povinnosť právnickej osobe (PO) a fyzickej osobe (FO), z činnosti ktorej vzniká registratúra, zabezpečovať správu tejto registratúry (dokumentácie). V zákone sú vymedzené práva a povinnosti pôvodcov registratúr, zriaďovateľov archívov, ako aj povinnosti správcov registratúr a správcov archívov. Na zákon nadväzuje vyhláška Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov (ďalej len „vyhláška č. 628/2002 Z. z.“). Blíži sa termín (30. jún 2005) na povinné vypracovanie registratúrnych poriadkov a registratúrnych plánov podnikateľských subjektov – pôvodcov registratúr. MV SR však oznámilo, že pripravuje novelu vyhlášky č. 628/2002 Z. z., ktorá by termín na predkladanie registratúrnych poriadkov a registratúrnych plánov posunula o dva roky, t. j. do 30. 6. 2007. Do termínu uzávierky tohto čísla však nebola uvedená novela vyhlášky uverejnená.

Pôvodcom registratúry je každá FO alebo PO, z činnosti ktorej vzniká registratúra, čo sú vlastne všetky dokumenty súvisiace s predmetom činnosti daného subjektu vrátane obchodnej, účtovnej, daňovej agendy, ako aj agendy vzniknutej v rámci personálnych vzťahov s vlastnými zamestnancami. Zákonom sa tak ukladá povinnosť pôvodcovi registratúry zabezpečovať správu dokumentácie (registratúry), čo znamená zabezpečiť metodicko-organizačné podmienky na takýto výkon najmä vypracovaním registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu, zabezpečením personálnych a priestorových podmienok, pravidelným vyhodnocovaním registratúrnych záznamov a odovzdávaním archívnych dokumentov vo vyraďovacom konaní do archívu.

Vo vyhláške č. 628/2002 Z. z. sa ukladá pôvodcovi registratúry povinnosť upraviť svoj registratúrny poriadok a predložiť ho na schválenie príslušnému štátnemu archívu najneskôr do 30. júna 2005 tak, aby schválený registratúrny poriadok bol účinný najneskôr od 1. 1. 2006. Táto povinnosť pôvodcov registratúr súvisí najmä s nevyhnutnosťou úprav registratúrnych plánov a s označovaním registratúrnych záznamov s trvalou dokumentárnou hodnotou znakom hodnoty A. Nový registratúrny plán je dôležitý aj pre úpravu lehôt uloženia pre každú vecnú skupinu registratúrnych záznamov bez ohľadu na znak hodnoty so zreteľom na skutočnosť, že hodnota je určovaná buď osobitným zákonom alebo interným posúdením pôvodcu záznamu. Predmetom samotného registratúrneho poriadku je stanovenie spôsobu evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístup k nim a ich vyraďovanie. Tomu, kto zničí registratúrne záznamy alebo registratúru bez vyraďovacieho konania, môže byť uložená pokuta v súlade so zákonom o archívoch a registratúrach (§ 31) až do výšky 1 mil. Sk, alebo tomu, kto nevypracuje registratúrny poriadok a registratúrny plán, alebo ho nepredloží na posúdenie a schválenie do 30. júna 2005, môže byť uložená pokuta až do výšky 100 tis. Sk.

Povinnosťou každej PO a FO je:

• vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán najneskôr do 30. 6. 2005,
• zaslať na schválenie štátnemu archívu registratúrny poriadok a plán do 30. 6. 2005,
• zabezpečiť personálne a priestorové podmienky,
• spravovať registratúru najneskôr od 1. 1. 2006,
• pravidelne vyraďovať registratúrne záznamy a odovzdávať archívne dokumenty vo vyraďovacom konaní do archívu.

Pozn.: Na internetovej stráne MV SR www.minv.sk je uvedené, že živnostníci nemusia predkladať svoje registratúrne plány a poriadky na schválenie, ak pri ich tvorbe postupovali podľa metodického návodu vypracovaného odborníkmi z MV SR uverejneného na www.civil.gov.sk. Tento metodický návod je najjednoduchšou formou registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu. Ak sa živnostník od neho výrazne odkloní, musí si ho nechať schváliť. Tento postup je však prinajmenšom diskutabilný, keďže jeho aplikácia pre malých podnikateľov nevyplýva zo žiadneho všeobecne záväzného predpisu. Tie jednoznačne stanovujú, že registratúrne poriadky a plány musia byť predložené na schválenie príslušnému štátnemu archívu, bez ohľadu na to, kto je ich spracovateľom.

Podstata registratúrneho systému

Základné pojmy, ako sú predarchívna starostlivosť, správa registratúry, registratúra, registratúrny záznam, pôvodca registratúry, vyraďovanie registratúrneho záznamu a lehota uloženia, uvedené v zákone o archívoch a registratúrach sú nové vzhľadom na terminológiu používanú v minulosti. Možno zjednodušene konštatovať, že zaužívaný pojem správna služba sa nahradzuje pojmom správa registratúry a pojem písomnosť sa nahrádza pojmom registratúrny záznam.

Registratúrny záznam a správa registratúry

Záznam je písomná, obrazová, zvuková a iným spôsobom zaznamenávaná informácia, ktorá pochádza z činnosti organizácie, alebo bola organizácii doručená (vnútorná a vonkajšia korešpondencia, účtovné a daňové doklady, plány, rozpočty, zápisnice, správy, hlásenia, projektová a iná dokumentácia, CD disky, diskety, zvukové záznamy a pod.).

Registratúrny záznam je informácia zaznamenaná v registratúrnom denníku. Súbor všetkých registratúrnych záznamov pochádzajúcich z činnosti organizácie a všetkých záznamov doručených do organizácie predstavujú registratúru. 

Súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli pri vybavovaní jednej veci a organizácia ich zaevidovala v registratúrnom denníku, predstavuje spis. Neoddeliteľnou súčasťou spisu je spisový obal. Do spisového obalu sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy spolu s prílohami, ktoré k danej veci prichádzajú, ako aj tie, ktoré k tejto veci v organizácii vznikajú. Môže to byť dvojhárok z papiera, PVC obal alebo zložka s predtlačou, ktorá obsahuje základné údaje o spise. Musí obsahovať minimálne tieto údaje: názov organizácie, názov organizačného útvaru, ktorý spis vybavuje, číslo spisu, podacie (evidenčné) čísla, vec, registratúrnu značku, znak hodnoty, lehotu uloženia, priezvisko alebo kód zamestnanca, ktorý spis vybavuje, lehotu na vybavenie, spôsob uloženia.

Pre určitý spis alebo skupinu spisov je potrebné ustanoviť tzv. registratúrnu značku. Registratúrna značka je numerický, alfanumerický alebo alfabetický symbol ustanovený registratúrnym plánom pre určitý registratúrny záznam alebo skupinu registratúrnych záznamov (napr. pre došlé faktúry – DF).

Napr. kompletné číslo registratúrneho záznamu: 12 / EU.DF / 050105, čo znamená:

• EU.DF / 05 – označenie spisu (organizačný útvar EU, došlé faktúry DF, kalendárny rok 05),
• 0105– v rámci spisu pridelené každému registratúrnemu záznamu interné číslo podľa účtovníctva (interné číslo došlej faktúry 0105),
• 12 / – označenie poradového čísla z registratúrneho denníka.

Správa registratúry zabezpečuje akúkoľvek manipuláciu s registratúrnymi záznamami, komplexnú starostlivosť o ich uloženie a ochranu až do uplynutia potrebnej lehoty. Manipulácia s registratúrnymi záznamami zahŕňa prijímanie, triedenie, evidovanie, tvorbu, obeh, vybavovanie, odosielanie záznamov, ukladanie, ochranu, vyraďovanie týchto záznamov. Predmetom správy registratúry je aj personálne obsadenie (stanovenie zodpovedných osôb) a materiálno-technické zabezpečenie re- gistratúry.

Pôvodca registratúry je oprávnený zveriť správu registratúry inej osobe, pričom povinnosti pôvodcu registratúry voči vlastnej registratúre zostávajú zachované. Vzhľadom na skutočnosť, že zákon o archívoch a registratúrach ukladá pôvodcovi registratúry zabezpečiť, aby jej správu vykonávali osoby s ustanoveným vzdelaním, zákon o archívoch a registratúrach ukladá aj zmluvným správcom registratúry povinnosť spĺňať podmienku vzdelania a praxe. Je nutné zabezpečiť, aby správu registratúry vykonávali osoby, ktoré majú najmenej úplné stredné vzdelanie v súlade s § 8 ods. 2 a § 59 zákona č. 29/1984 Zb.o sústave základných a stredných škôl (školský zákon) v znení neskorších predpisov.

Dňom 1. júla 2002 bola zákonom č. 284/2002 Z. z., ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 126/1998 Z. z. o Slovenskej živnostenskej komore a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 279/2001 Z. z. a o zmene a doplnení niektorých ďalších zákonov doplnená príloha č. 2 zákona č. 455/1991 Zb. o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) v znení neskorších predpisov (ďalej len „živnostenský zákon“) o viazanú živnosť, poradové číslo 56, Správa registratúry. Doplnenie živnosti bolo vykonané v súvislosti so zákonom o archívoch a registratúrach. Je potrebné pripomenúť, že ani cit. zákon nezmenil predchádzajúci stav, podľa ktorého archivovanie záznamov s trvalou dokumentárnou hodnotou nemá charakter živnosti, nakoľko ide o činnosť uvedenú v § 3 ods. 1 písm. a) živnostenského zákona (činnosť vyhradená štátu alebo PO určenej osobitným právnym predpisom). Charakter živnosti však majú:

• správa registratúrnych záznamov,
• správa registratúrnych záznamov bez trvalej dokumentárnej hodnoty.

Možno konštatovať, že FO a PO na základe živnostenského oprávnenia môže živnosť:

• Správa registratúrnych záznamov vykonávať ako viazanú živnosť bez ohľadu na ich dokumentárnu hodnotu až do uplynutia ich lehôt uloženia, a to pre pôvodcov registratúry – aktívne subjekty (t. j. subjekty, ktoré nezanikli, nie sú v likvidácii, príp. po vyhlásení konkurzu pokračujú v prevádzkovaní podniku), ako aj správu registratúrnych záznamov bez trvalej dokumentárnej hodnoty pre zanikajúcich pôvodcov registratúry – § 16 ods. 2 písm. k) bod 2 zákona o archívoch a registratúrach, likvidátorov a správcov konkurznej podstaty. Správa registratúry uvedená ako viazaná živnosť v prílohe č. 2 živnostenského zákona vyžaduje odbornú spôsobilosť, úplné stredné vzdelanie a 3 roky praxe.
• Správa registratúrnych záznamov bez trvalej dokumentárnej hodnoty vykonávať ako voľnú živnosť. V súvislosti so zánikom subjektov vyplýva pôvodcovi registratúry [§ 16 ods. 2 písm. k) bod 2 zákona o archívoch a registratúrach, likvidátorovi a správcovi konkurznej podstaty] povinnosť uložiť alebo zabezpečiť uloženie registratúrnych záznamov bez trvalej dokumentárnej hodnoty do uplynutia lehôt uloženia, t. j. do doby ich vyradenia a následného zničenia. Uloženie takýchto registratúrnych záznamov vykonávajú doposiaľ aj podnikatelia so živnostenským oprávnením Miesto uloženia záznamov nearchívnej povahy v súlade s usmernením Ministerstva vnútra SR č. 205-96/020736 z 22. 8. 1996. Predmetná činnosť, na vykonávanie ktorej sa nevyžaduje spĺňanie žiadnych predpokladov odbornej spôsobilosti, je teda aj naďalej ohlasovanou voľnou živnosťou.

Základnou evidenčnou pomôckou správy registratúry je registratúrny denník. Denník obsahuje v chronologickom slede údaje o prijatí, tvorbe, vybavení, odoslaní záznamov, uložení a vyradení spisov. Pri automatizovanom spôsobe evidovania záznamov sa evidujú do denníka všetky záznamy doručené do organizácie, ich vybavenia, záznamy vzniknuté z podnetu organizácie. Týmto záznamom sa potom prideľuje miesto v registratúre tak, že sa zaradia do príslušného spisu. Registratúrny denník je teda evidenciou došlej pošty, odoslanej pošty a záznamov vytvorených vlastnou činnosťou firmy, ktoré nemuseli byť odoslané (interné záznamy a pod.). V registratúrnom denníku sa každému registratúrnemu záznamu pridelí poradové číslo podľa chronologického poriadku zaevidovania záznamu. Následne sa registratúrne záznamy zaraďujú do spisov (napr. spis došlých faktúr). Ani jeden registratúrny záznam nesmie zostať bez zaradenia do spisu.

Registratúrne stredisko je útvar, ktorý zabezpečuje v určených termínoch preberanie spisov z jednotlivých organizačných útvarov, evidovanie týchto spisov, označovanie, ukladanie, ochranu, hodnotenie a vyraďovanie spisov. Registratúrne stredisko okrem úložnej funkcie spĺňa aj funkciu vypožičiavania, nazerania, vydávania spisov, funkciu ochrany pred zneužitím informácií a ochraňuje registratúru pred prípadnými pokusmi o jej úmyselné zničenie.

Príručná registratúra je registratúra určitého organizačného útvaru (napr. divízie alebo pobočky), za ktorú je zodpovedný poverený zamestnanec organizačného útvaru. V príručnej registratúre sú spisy príslušného organizačného útvaru uložené dva roky – aktuálny kalendárny rok (kedy boli vytvorené) a nasledujúci kalendárny rok. Po uplynutí tejto lehoty sa odovzdajú registratúrnemu stredisku.

Registratúrny poriadok a registratúrny plán

Za všetky činnosti spojené so správou registratúry zodpovedá poverený zamestnanec organizácie – správca registratúry. Má tiež za úlohu usmerniť ostatných zamestnancov organizácie, ktorí majú zabezpečiť správu príručných registratúr. Jednou z prvých úloh správcu registratúry je vypracovanie interných noriem pre manipuláciu s registratúrnymi záznamami, t. j. registratúrny plán a registratúrny poriadok.

Registratúrny plán je pomôcka, ktorou sa ustanovuje účelné a systematické označovanie a ukladanie spisov. Obsahuje zoznam druhov registratúrnych záznamov rozčlenených do vecných skupín, ktoré sa budú evidovať v registratúrnom denníku. V registratúrnom pláne je teda ustanovené, ktoré druhy dokladov (došlé faktúry, doporučené zásielky, odoslané faktúry a pod.) sa budú vo firme evidovať. V registratúrnom pláne je každému druhu registratúrnych záznamov pridelený znak hodnoty a lehota uloženia.

Znak hodnoty – znakom hodnoty A sa označuje registratúrny záznam, ktorý má trvalú dokumentárnu hodnotu, je určený na odovzdanie do trvalej archívnej starostlivosti archívu SR. Týmto znakom sa označujú napr. registratúrny denník vytvorený organizáciou, spoločenská zmluva, resp. zakladateľská listina firmy a pod. Tieto dokumenty nebudú nikdy zničené, po uplynutí lehoty uloženia sa uložia do štátneho archívu.

V súlade s § 11 vykonávacej vyhlášky č. 628/2002 Z. z. pôvodca registratúry vypracúva návrh na vyradenie registratúrnych záznamov uložených v registratúrnom stredisku, ktorým uplynula lehota uloženia. Vzor návrhu na vyradenie je uvedený v prílohe č. 1 vyhlášky č. 628/2002 Z. z. Ďalej je tu uvedený aj vzor zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty A navrhovaných na vyradenie (príloha č. 2) a vzor zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty A navrhovaných na vyradenie (príloha č. 3).

Štátnemu archívu sa ustanovuje povinnosť posúdiť dokumentárnu hodnotu tých registratúrnych záznamov, ktoré boli navrhované na vyradenie a definitívne rozhodnúť o nich vo vyraďovacom rozhodnutí. V súvislosti s uvedeným štátny archív musí vydať rozhodnutie o vyradení. Ak návrh na vyradenie obsahuje údaje podľa § 11 vyhlášky č. 628/2002 Z. z., štátny archív s regionálnou územnou pôsobnosťou vydá rozhodnutie o vyradení registratúrnych záznamov po uplynutí ich lehoty uloženia, o trvalej dokumentárnej hodnote registrovaných záznamov a termíne ich odovzdania do archívu a o tom, že pôvodca registratúry môže zničiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty. Vyraďovanie registratúrnych záznamov, ktoré obsahujú utajované skutočnosti, upravuje zákon č. 215/2004 Z. z. o ochrane utajovaných skutočností a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

Pôvodca registratúry, ktorý je zároveň pôvodcom archívnych dokumentov pochádzajúcich z registratúry, odovzdáva archívne dokumenty archívu po vyraďovacom konaní. Preberanie archívnych dokumentov sa uskutočňuje na základe preberacieho protokolu vyhotoveného archívom, ktorého súčasťou je zoznam odovzdaných archívnych dokumentov vyhotovených odovzdávajúcim, pričom s archívnymi dokumentmi v súlade s vykonávacou vyhláškou č. 628/2002 Z. z. (§ 14) sa odovzdávajú aj evidenčné pomôcky podľa registratúrneho poriadku. Vzor preberacieho protokolu je uvedený v prílohe č. 4 k cit. vyhláške.

Lehota uloženia – vyjadruje počet rokov, počas ktorých organizácia potrebuje registratúrny záznam pre svoju činnosť. Lehotu uloženia nemožno skrátiť, vo výnimočných prípadoch ju možno predĺžiť. Lehota uloženia začína plynúť 1. januára roku nasledujúceho po roku, v ktorom bol spis uzatvorený.

Registratúrny poriadok je súčasťou interného riadiaceho a kontrolného systému podnikateľského subjektu a slúži ako podpora na zabezpečenie jednotného postupu organizačných útvarov pri organizovaní manipulácie s registratúrnymi záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní spisov. Registratúrny poriadok definuje kompletne správu registratúry, t. j. organizovanie manipulácie so záznamami a spismi [prijímanie, triedenie, evidovanie, obeh, tvorba, vybavovanie, odosielanie záznamov a ukladanie, ochrana a vyraďovanie spisov (záznamov)], ako aj náležité personálne obsadenie, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie registratúry organi- zácie.

Postup pri zabezpečení správy registratúry

1. Vypracovať interné normy pre manipuláciu s registratúrnymi záznamami –  registratúrny poriadok a registratúrny plán, ktorými sa jednoznačne stanoví postup pri archivovaní a správe registratúry a určí spôsob ozn