Použitie motorového vozidla zamestnanca na pracovnej ceste a účtovanie v jednoduchom účtovníctve

Zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov bol s účinnosťou od 1. 4. 2005 novelizovaný zákonom č. 81/2005 Z. z. (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“). Zmeny uvedené v novele sa týkajú, okrem iného aj používania motorového vozidla na pracovnej ceste. V minulom vydaní časopisu sme sa zaoberali používaním motorového vozidla podnikateľa na pracovnej ceste, v tomto príspevku sa budeme venovať používaniu motorového vozidla zamestnanca na pracovnej ceste.

Cestovné náhrady:

• U zamestnanca sú príjmom, ktorý nie je považovaný podľa § 5 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „ZDP“) za príjem zo závislej činnosti. Preto ani nie sú u zamestnanca zdaniteľným príjmom, ak zamestnávateľ vypláca zamestnancovi cestovné náhrady vo výške stanovenej zákonom o cestovných náhradách.
• Sú u zamestnanca zdaniteľným príjmom, ak mu zamestnávateľ vyplatil cestovné náhrady vyššie, ako stanovuje zákon o cestovných náhradách. Zdaniteľným príjmom je u zamestnanca suma, ktorá prevyšuje limity stanovené zákonom o cestovných náhradách a v príslušných opatreniach.
• U fyzickej osoby – podnikateľa (ďalej len „podnikateľ“) sú daňovým výdavkom, ktorý ovplyvňuje základ dane (ZD) vtedy, ak sú cestovné náhrady vyplácané zamestnancom v súlade s ustanoveniami zákona o cestovných náhradách a ZDP.
• Nie sú u podnikateľa daňovým výdavkom (sú výdavkom neovplyvňujúcim ZD), ak sú vyplácané zamestnancom cestovné náhrady vyššie, ako stanovuje zákon o cestovných náhradách. Daňovým výdavkom potom nie je suma prevyšujúca limity ustanovené v cit. zákone a tie náhrady, ktoré sú vyplácané zamestnancom v rozpore so zákonom o cestovných náhradách a ZDP.

Pracovná cesta zamestnanca

Podľa § 19 ods. 2 písm. d) ZDP sú daňovým výdavkom aj výdavky na pracovné cesty, na ktoré vzniká nárok podľa zákona o cestovných náhradách.

Podľa § 2 ods. 1 zákona o cestovných náhradách je pracovnou cestou čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste až do skončenia pracovnej cesty, t. j. návratu zamestnanca.

Podľa § 2 ods. 2 zákona o cestovných náhradách je zahraničnou pracovnou cestou časť pracovnej cesty v zahraničí vrátane výkonu práce v zahraničí do skončenia tejto cesty. Zahraničná pracovná cesta sa začína aj končí v zahraničí.

Pravidelné pracovisko zamestnanca je v zmysle § 2 ods. 3 zákona o cestovných náhradách miesto, ktoré má zamestnanec písomne dohodnuté so svojím zamestnávateľom. Ak zamestnanec nemá takéto miesto dohodnuté, považuje sa za pravidelné pracovisko miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve alebo v dohodách o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru. U zamestnancov, ktorí často menia pracovisko z dôvodu osobitnej povahy povolania (napríklad stavebné práce, montážne práce, cestujúci predajcovia, vodiči motorových vozidiel a podobne), je možné ako pravidelné pracovisko dohodnúť aj miesto pobytu.

Miesto pravidelného pracoviska je dôležité a rozhodujúce pre stanovenie výšky cestovných náhrad a malo by byť určené konkrétnou adresou alebo názvom obce. 

Za pracovnú cestu zamestnanca nie je možné považovať cestu z miesta bydliska zamestnanca do miesta pravidelného pracoviska. V prípade súhlasu zamestnávateľa môže byť miesto bydliska určené ako miesto začiatku pracovnej cesty. 

Príklad č. 1:
Pán Karol K. podniká ako opravár mraziacich a chladiarenských zariadení. Zamestnáva jedného zamestnanca, ktorý opravuje chladničky a mrazničky v bytoch a v prevádzkových priestoroch klientov. Klientela p. Karola K. je široká a je roztrúsená nielen v oblasti Žiliny, ale aj na Orave a Kysuciach.

Keďže zamestnanec býva v obci Terchová a prevádzkovú jednotku má p. Karol K. v Žiline, rozhodol sa po vzájomnej dohode s ním uviesť ako pravidelné pracovisko v pracovnej zmluve miesto bydliska, t. j. obec Terchová.

Cesta ku klientom z miesta bydliska zamestnanca (z Terchovej) do oblastí Kysúc a Oravy, kde vykonáva opravy a späť, sa bude považovať za pracovnú cestu. Zamestnanec, ktorý využíva po dohode so zamestnávateľom na pracovné cesty aj vlastné motorové vozidlo, bude počítať kilometre z miesta bydliska ku klientovi a naspäť do miesta bydliska (do obce Terchová).

Podmienky pracovnej cesty

Na pracovnú cestu je zamestnanec vyslaný svojím zamestnávateľom, ktorý je povinný stanoviť podmienky pracovnej cesty. Podľa § 3 ods. 1 zákona o cestovných náhradách zamestnávateľ, ktorý vysiela zamestnanca na pracovnú cestu, písomne určí:

• miesto nástupu na pracovnú cestu,
• miesto výkonu práce,
• čas trvania pracovnej cesty,
• spôsob dopravy,
• miesto skončenia pracovnej cesty.

Pri určení podmienok pracovnej cesty zamestnávateľ je povinný prihliadať na oprávnené záujmy zamestnanca. Napríklad, ak zamestnanec musí nastúpiť na pracovnú cestu zavčasu ráno a nemá pravidelný spoj, ktorý ho dovezie na pravidelné pracovisko, odkiaľ začínajú pracovnú cestu ostatní zamestnanci, môže so súhlasom zamestnávateľa začať pracovnú cestu v mieste svojho bydliska.

Zamestnávateľ môže stanoviť zamestnancovi aj ďalšie podmienky pracovnej cesty. Môže ich však stanoviť len tak, aby neboli v rozpore so zákonom o cestovných náhradách. Sú to obyčajne podmienky, ako napríklad: druh použitého dopravného prostriedku, pričom môže stanoviť aj triedu (1. alebo 2. trieda, ležadlo alebo lôžko vo vlaku a podobne), v prípade použitia osobného automobilu podmienku, že osobný automobil musí byť poistený a podobne.

Podmienky pracovnej cesty, ktoré určí zamestnávateľ, nemôže zamestnanec meniť bez vážneho dôvodu. Vážnym dôvodom môže byť napríklad zlá poveternostná situácia, zdravotné problémy zamestnanca, štrajky a podobne.

Cestovný príkaz

V praxi je zaužívané vyplniť pred nástupom na pracovnú cestu tlačivo Cestovný príkaz. Cestovný príkaz vypisuje zamestnanec na základe dohody so zamestnávateľom alebo na základe jeho pokynov. Cestovný príkaz sa vypĺňa pred začatím pracovnej cesty a podpisuje ho zamestnanec aj zamestnávateľ.

Zákon o cestovných náhradách, ZDP a ani žiaden iný právny predpis nestanovuje, akou formou má zamestnávateľ určiť podmienky pracovnej cesty. Ust. § 3 ods. 1 zákona o cestovných náhradách len stanovuje, že to musí byť písomná forma. Zamestnávateľ by sa mal sám rozhodnúť, akú písomnú formu zvolí. Žiadne tlačivo nie je pre zamestnávateľa záväzné, ani tlačivo Cestovný príkaz a ani tlačivo Vyslanie na pracovnú cestu, ktoré je bežne dostať v špecializovaných predajniach.

Tlačivo alebo spôsob zápisu, pre ktoré sa zamestnávateľ rozhodne, musí mať vypovedajúcu schopnosť, nielen z hľadiska zákona o cestovných náhradách, ale aj z hľadiska spôsobu účtovania. Tlačivo alebo zápis musí okrem iného obsahovať aj súhlas zamestnanca s vyslaním na pracovnú cestu, ak tento súhlas zákon vyžaduje.

Príklad č. 2:
Zamestnávateľ Kamil K. určil svojmu zamestnancovi dopravný prostriedok, ktorým vykoná pracovnú cestu. Určeným dopravným prostriedkom bol autobus. Zamestnanec odcestoval na pracovnú cestu vlastným automobilom. Má nárok na náhradu za použitie vlastného motorového vozidla?

Zamestnanec nemá nárok na náhradu za použitie vlastného motorového vozidla, lebo nedodržal podmienky určené zamestnávateľom. Na použitie vlastného motorového vozidla nemal súhlas zamestnávateľa.

V rámci racionalizácie administratívy pri určovaní podmienok pracovných ciest zamestnancom, ktorí vykonávajú činnosť mimo sídla zamestnávateľa, zamestnávateľ môže vyslať viacerých zamestnancov na služobnú cestu jedným rozhodnutím, napríklad hromadným cestovným príkazom.

Existuje aj možnosť, že zamestnávateľ určí zamestnancovi jedným rozhodnutím podmienky viacerých pracovných ciest.

Použitie motorového vozidla zamestnanca na pracovnej ceste

ZDP a aj zákon o cestovných náhradách umožňuje, aby podnikateľ vyslal na pracovnú cestu zamestnanca a ten použije pri pracovnej ceste vlastné motorové vozidlo. Náhrady pri použití cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách upravuje § 7 zákona o cestovných náhradách.

Z § 7 ods. 1 zákona o cestovných náhradách vyplýva, že zamestnávateľ pri stanovení podmienok pracovnej cesty sa môže so zamestnancom dohodnúť, že zamestnanec pri pracovnej ceste použije vlastné cestné motorové vozidlo. Zákon bližšie nestanovuje podmienky, za ktorých sa môže zamestnávateľ dohodnúť so zamestnancom na použití motorového vozidla pri pracovnej ceste.

Podmienky pre daňovú uznateľnosť výdavku

Pri posudzovaní výdavku, ktorý vynaloží podnikateľ – zamestnávateľ na úhradu cestovných náhrad zamestnancov, sa musí riadiť ZDP a zákonom o cestovných náhradách.

Podnikateľ, ktorý v roku 2005 účtuje alebo bude účtovať cestovné náhrady, ktoré vyplatil svojim zamestnancom, musí dodržať tieto podmienky: