Poskytnutie a zúčtovanie preddavkov zamestnancovi a spoločníkovi v cudzej mene

Poskytnutie a zúčtovanie preddavkov zamestnancom a spoločníkom v cudzej mene patrí k stále častejším účtovným prípadom v súčasnom otvorenom hospodárskom priestore spojenom s rozvojom nadnárodnej spolupráce a obchodu. Najčastejšie sú preddavky v cudzej mene poskytované zamestnancom, príp. spoločníkom v zamestnaneckom pomere na služobnú cestu do zahraničia. Vzhľadom na to, že ide o aktuálnu tému, tento príspevok má za cieľ komplexne analyzovať postupy, ktoré s účtovaním poskytnutia a zúčtovania preddavkov zamestnancovi a spoločníkovi v cudzej mene môže účtovná jednotka (ÚJ) použiť tak na teoretickej úrovni ako aj aplikáciou na alternatívnych príkladoch.

Zamestnávateľ je, podľa zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v z. n. p. (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“), povinný poskytnúť zamestnancovi preddavok na náhrady podľa tohto zákona do sumy predpokladaných náhrad (preddavok) pri vyslaní na zahraničnú pracovnú cestu a pri vyslaní do štátu Európskej únie. Zamestnávateľ je povinný poskytnúť zamestnancovi preddavok pri inej skutočnosti zakladajúcej nárok na náhrady iba na žiadosť zamestnanca.

Preddavok alebo jeho časť môže zamestnávateľ po dohode so zamestnancom poskytnúť aj formou cestovného šeku, zapožičaním platobnej karty zamestnávateľa alebo medzinárodnej platobnej bankovej karty zamestnávateľa, prevodom na účet zamestnanca vedený v banke alebo pobočke zahraničnej banky v eurách alebo prevodom na účet zamestnanca vedený v banke alebo pobočke zahraničnej banky v cudzej mene. V praxi však prevláda stále hotovostná forma preddavku vo valutách.

Vyúčtovanie služobnej cesty ÚJ vykoná vychádzajúc zo zákona o cestovných náhradách a zodpovedajúca výška stravného pre domáce služobné cesty pre rok 2011 je upravená opatrením MPSVaR SR č. 533/2010 Z. z. o sumách stravného a zahraničné služobné cesty je upravená opatrením MF SR č. 482/2010 Z. z., ktorým sa ustanovujú na rok 2011 základné sadzby stravného v eurách alebo cudzej mene pri zahraničných pracovných cestách.

Zamestnanec je povinný do desiatich pracovných dní odo dňa skočenia pracovnej cesty alebo inej skutočnosti zakladajúcej nárok na náhrady podľa zákona o cestovných náhradách predložiť zamestnávateľovi písomné doklady potrebné na vyúčtovanie náhrad a vrátiť nevyúčtovaný preddavok, ak nie je v kolektívnej zmluve, alebo v písomnej dohode so zamestnancom dohodnutá, alebo vo vnútornom predpise zamestnávateľa určená dlhšia doba, najdlhšie však do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom bola pracovná cesta alebo iná skutočnosť zakladajúca nárok na náhrady skončená. Zamestnávateľ je povinný do desiatich pracovných dní, odo dňa predloženia písomných dokladov, vykonať vyúčtovanie pracovnej cesty alebo inej skutočnosti zakladajúcej nárok na náhrady podľa zákona o cestovných náhradách a uspokojiť nároky zamestnanca, ak nie je v kolektívnej zmluve, alebo v písomnej dohode so zamestnancom dohodnutá, alebo vo vnútornom predpise zamestnávateľa určená dlhšia doba, najdlhšie však do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom boli predložené písomné doklady.

Podľa § 36 ods. 6 zákona o cestovných náhradách je zamestnancovi možné poskytnúť preddavok na stravné aj v inej mene ako je mena krajiny, do ktorej ide na pracovnú cestu, teda aj v mene euro. Pri vyúčtovaní náhrad sa pri prepočte sumy stravného ustanoveného v eurách na cudziu menu a naopak použije referenčný výmenný kurz určený a vyhlásený Európskou centrálnou bankou (ECB) alebo Národnou bankou Slovenska (NBS), ktorý je platný k prvému dňu v mesiaci, v ktorom sa zahraničná pracovná cesta alebo iná skutočnosť zakladajúca nárok na stravné začala. Pri vyúčtovaní náhrad sa pri prepočte sumy stravného ustanoveného v cudzej mene na inú cudziu menu použije referenčný výmenný kurz určený a vyhlásený ECB alebo NBS, ktorý je platný k prvému dňu v mesiaci, v ktorom sa zahraničná pracovná cesta alebo iná skutočnosť zakladajúca nárok na stravné začala; suma stravného sa určí prepočtom hodnoty stravného v eurách na dohodnutú cudziu menu.

Pri vyúčtovaní pracovnej cesty alebo inej skutočnosti zakladajúcej nárok na náhrady podľa zákona o cestovných náhradách, zamestnávateľ v prípade potreby zaokrúhľuje:

1. celkový nárok zamestnanca v eurách bez poskytnutého preddavku na najbližší eurocent nahor,
2. celkový nárok zamestnanca v cudzej mene bez poskytnutého preddavku na najbližšiu celú menovú jednotku bežne prijímanú alebo vydávanú bankami alebo pobočkami zahraničných bánk, alebo zmenárňou nahor,
3. preplatok v eurách alebo jeho časť v eurách na najbližší eurocent nadol,
4. preplatok v cudzej mene alebo jeho časť v cudzej mene na najbližšiu celú menovú jednotku bežne prijímanú alebo vydávanú bankami alebo pobočkami zahraničných bánk alebo zmenárňou nadol,
5. nedoplatok v eurách alebo jeho časť v eurách na najbližší eurocent nahor,
6. nedoplatok v cudzej mene alebo jeho časť v cudzej mene na najbližšiu celú menovú jednotku bežne prijímanú alebo vydávanú bankami alebo pobočkami zahraničných bánk alebo zmenárňou nahor.

Z hľadiska účtovania v sústave podvojného účtovníctva si treba uvedomiť v akých súvislostiach pri poskytnutí a zúčtovaní preddavku na služobnú cestu v cudzej mene dochádza ku vzniku kurzových rozdielov a z akých dôvodov.

Pri poskytnutí preddavkov zamestnancovi a spoločníkovi v cudzej mene ide predovšetkým o účtovanie vzniku pohľadávok v cudzej mene na účtoch 335 – Pohľadávky voči zamestnancom alebo 355 – Ostatné pohľadávky voči spoločníkom a členom a výdavok valút z pokladnice a pri zúčtovaní preddavkov ide o zúčtovanie pohľadávky, prípadne vznik záväzku v cudzej mene voči zamestnancovi alebo spoločníkovi na účtoch 333 – Ostatné záväzky voči zamestnancom alebo 365 – Ostatné záväzky voči spoločníkom a členom pri potrebe doplatku a následne úhrada vzniknutého záväzku v hotovosti alebo prevodom z bankového účtu.

Majetok a záväzky v cudzej mene vo vlastníctve ÚJ sa prepočítavajú podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“) na menu euro. V súlade s potrebou prepočtu majetku a záväzkov v cudzej mene je ÚJ povinná viesť analytickú evidenciu podľa jednotlivých cudzích mien k príslušným syntetickým účtom.

Zverejňované kurzy cudzích mien voči domácej mene sú uvádzané tak, že číselné vyjadrenie kurzu určuje počet jednotiek cudzej meny na jednotku domácej meny – jedno euro. Čiže kurz ECB a NBS, ako aj kurzy komerčných bánk a zmenární je uvádzaný z pohľadu meny euro, teda v tvare EUR / cudzia mena.

Peňažné prostriedky v cudzej mene musí ÚJ podľa zákona o účtovníctve prepočítať na eurá:

1. v deň uskutočnenia účtovného prípadu,
2. v deň, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka.

V deň uskutočnenia účtovného prípadu sa pri prepočte cudzej meny na eurá používajú podľa druhu účtovného prípadu kurzy:

1. referenčný výmenný kurz určený a vyhlásený ECB alebo NBS, ak pre danú menu ECB neurčuje kurz v deň predchádzajúci dňu uskutočnenia účtovného prípadu,
2. vyhlásený (dokumentovaný) kurz komerčnej banky alebo zmenárne valuty predaj, za ktorý boli tieto majetkové hodnoty nakúpené, t. j. kurz, za ktorý boli tieto hodnoty nakúpené (pri kúpe cudzej meny v hotovosti),
3. vyhlásený(dokumentovaný) kurz komerčnej banky alebo zmenárne devízy predaj, za ktorý boli tieto majetkové hodnoty nakúpené, t. j. kurz, za ktorý boli tieto hodnoty nakúpené (pri kúpe cudzej meny v bezhotovostnej podobe),
4. vyhlásený (dokumentovaný) kurz komerčnej banky alebo zmenárne valuty nákup, za ktorý boli tieto majetkové hodnoty predané (pri predaji cudzej meny v hotovosti),
5. vyhlásený (dokumentovaný) kurz komerčnej banky alebo zmenárne devízy nákup, za ktorý boli tieto majetkové hodnoty predané (pri predaji cudzej meny v bezhotovostnej podobe).

Pohľadávky a záväzky v cudzej mene musí ÚJ prepočítať na eurá:

1. v deň uskutočnenia účtovného prípadu referenčným výmenným kurzom určeným a vyhláseným ECB alebo NBS, ak pre danú menu ECB neurčuje kurz v deň predchádzajúci dňu uskutočnenia účtovného prípadu,
2. v deň, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka referenčným výmenným kurzom určeným a vyhláseným ECB alebo NBS v deň, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka.

Pri úbytku peňažných prostriedkov v rovnakej cudzej mene z pokladnice ÚJ, ktorý nie je predajom cudzej meny za euro (čo sú aj prípady súvisiace s poskytnutím preddavkov zamestnancom a spoločníkom v cudzej mene a následne s doplatkom pri jeho zúčtovaní), môže ÚJ použiť na jeho ocenenie v deň uskutočnenia účtovného prípadu tieto metódy:

1. Metóda ECB alebo NBS pri vyjadrení úbytku peňažných prostriedkov v cudzej mene v hotovosti znamená, že sa použije pri prepočte výdavku v cudzej mene na eurá kurz ECB alebo NBS v deň predchádzajúci dňu uskutočnenia účtovného prípadu.
2. Metóda FIFO (first in firs out) pri vyjadrení úbytku peňažných prostriedkov v cudzej mene v hotovostiznamená, že sa použije pri prepočte výdavku v cudzej mene na eurá najstarší kurz (príp. najstaršie kurzy), t. j., prvý kurz použitý pri prepočte prírastku peňažných prostriedkov v cudzej mene na eurá sa použije ako prvý kurz pri prepočte úbytku týchto peňažných prostriedkov v cudzej mene na eurá.
3. Metóda VAP (vážený aritmetický priemer) pri vyjadrení úbytku peňažných prostriedkov v cudzej mene v hotovosti znamená, že sa použije pri prepočte výdavku v cudzej mene na eurá vážený aritmetický priemer kurzov použitých pri prepočte prírastku peňažných prostriedkov v cudzej mene na eurá.

Metódu, ktorú si ÚJ z uvedených možných zvolí na prepočet výdavku akejkoľvek cudzej meny v hotovosti (valút) na menu euro, musí uviesť vo vnútornom predpise a následne ju používať vo všetkých zodpovedajúcich prípadoch vo všetkých nasledujúcich účtovných obdobiach (zásada stálosti metód v znení zákona o účtovníctve). Nie je možné, aby si ÚJ zvolila a používala pre rôzne cudzie meny rôzne metódy prepočtu.

V deň, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka sa pri prepočte majetku a záväzkov v cudzej mene na eurá používa kurz – referenčný výmenný kurz určený a vyhlásený ECB alebo NBS v deň, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka.

Kurzový rozdiel je rozdiel vyplývajúci z prepočtu stavu alebo pohybu majetku alebo záväzku v cudzej mene na menu euro dvomi rôznymi kurzami. Charakter kurzového rozdielu môže byť kurzový zisk alebo kurzová strata. Ak prepočet sumy v cudzej mene na eurá je vyšší oproti predchádzajúcemu prepočtu, na účte majetku to znamená zvýšenie hodnoty majetku, t. j. kurzový rozdiel – kurzový zisk; naopak, ak je vzťah opačný, ide o zníženie hodnoty majetku, t. j. o kurzový rozdiel – kurzovú stratu. V prípade záväzku, ak prepočet sumy v cudzej mene na eurá je vyšší oproti predchádzajúcemu prepočtu, to znamená zvýšenie záväzku, t. j. kurzový rozdiel – kurzová strata; naopak, ak je vzťah opačný, ide o zníženie záväzku, t. j. o kurzový rozdiel – kurzový zisk.

Kurzový rozdiel vo valutovej pokladnici vzniká ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka a vyplýva z prepočtu zostatku cudzej meny novým kurzom ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka (posledný deň účtovného obdobia).

Kurzový zisk vznikne, ak prepočet kurzom ECB alebo NBS k poslednému dňu účtovného obdobia (ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka) je väčší, ako prepočet zostatku v cudzej mene v eurách. Kurzový zisk sa zaúčtuje v pokladnici 211 / 663 alebo na bankovom účte 221 / 663 (211 – Pokladnica, 663– Kurzové zisky, 221 – Bankové účty).

Kurzová strata vznikne, ak prepočet kurzom ECB alebo NBS k poslednému dňu účtovného obdobia (ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka) je väčší ako prepočet zostatku v cudzej mene v eurách. Kurzová strata sa zaúčtuje v pokladnici 563 / 211 alebo na bankovom účte 563 /221 (563 – Kurzové straty).

V prípade, ak počas účtovného obdobia vo valutovej pokladnici dochádzalo k pohybu peňažných prostriedkov v cudzej mene (valút) tak, že na konci účtovného obdobia bol vo valutovej pokladnici nulový konečný zostatok v cudzej mene, ale zostáva v nej kurzový rozdiel v eurách, vyplývajúci zo zmeny kurzov cudzej meny, je potrebné ho zaúčtovať najneskôr ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka tak, aby na konci účtovného obdobia bol nulový zostatok aj v mene EUR.

Kurzový rozdiel na účte záväzkov vzniká:

• Pri úhrade záväzku – vyplýva z rozdielu prepočtu ocenenia záväzku znejúceho na cudziu menu na eurá pri jeho úhrade a prepočtu ocenenia tohto záväzku v cudzej mene na eurá pri jeho vzniku.
• Pri prepočte zostatku na účte – vyplýva z rozdielu prepočtu ocenenia záväzku znejúceho na cudziu menu na eurá ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka a prepočtu ocenenia tohto záväzku v cudzej mene na eurá pri jeho vzniku.

Vzhľadom na to, že postup účtovania poskytnutého preddavku na služobnú cestu zamestnancovi alebo spoločníkovi v cudzej mene je analogický, len sa použijú zodpovedajúce účty pohľadávok a záväzkov (účty 335 a 333 u zamestnanca, účty 355 a 365 u spoločníka), na príkladoch budeme demonštrovať alternatívy účtovania poskytnutia a zúčtovania preddavku v cudzej mene na služobnú cestu zamestnancovi.

Príklady:

Poznámka: V nasledujúcich príkladoch použijeme kurzové lístky, ktoré boli zvolené ilustratívne, pre potreby riešenia príkladu.

Kurzový lístok ECB (výber)

Kurzový lístok komerčnej banky B, a. s. (výber)

Spoločnosť Podnik, s. r. o., sa zaoberá nákupom a predajom tovaru v rozsahu voľnej živnosti. Spoločnosť má stanovené účtovné obdobie kalendárny rok a nie je zaregistrovaná ako platiteľ dane z pridanej hodnoty. Dňa 1. 11. bežného účtovného obdobia chce poslať svojho zamestnanca na služobnú cestu do USA. Za týmto účelom mu poskytne preddavok 1 500,00 USD. Vo valutovej pokladnici, ale nemá dostatok peňažnej hotovosti, preto uskutoční 29. 10. bežného účtovného obdobia nákup 2 000,00 USD v hotovosti v komerčnej banke B, a. s.. Preddavok si zamestnanec vyzdvihol 30. 10. bežného účtovného obdobia. Zo služobnej cesty sa vrátil 19. 11. bežného účtovného obdobia a v tento deň predložil aj vyúčtovanie zahraničnej pracovnej cesty.

Začiatočný stav na vybraných účtoch:

V príklade budú použité ešte tieto analytické účty:

Kurz ECB 31. 12. predchádzajúceho účtovného obdobia: 1 EUR = 1,3210 USD.

ÚJ si zvolí metódu, ktorú použije pri určovaní kurzu na prepočet výdavku v cudzej mene z valutovej pokladnice (iného ako predaj cudzej meny) na euro a uvedie to vo vnútornom predpise. Riešenia A – C sú pre rôzne zvolené metódy.

A) ÚJ si zvolila na prepočet výdavku v cudzej mene z valutovej pokladnice kurz ECB alebo NBS.

V ÚJ Podnik, s. r. o. v účtovnom období vznikli tieto vybrané účtovné prípady:

Legenda: IÚD – Interný účtovný doklad, PPD – Príjmový pokladničný doklad, VPD – Výdavkový pokladničný doklad.

Pri zúčtovaní zahraničnej pracovnej cesty zamestnancom vo výške, v akej bol poskytnutý preddavok v cudzej mene (USD) – účtovný prípad 5., nedochádza k pohybu cudzej meny a preto kurzový rozdiel nevzniká a zúčtovanie služobnej cesty je v kurze (podľa zvolenej metódy), ktorý sa použil pri prepočte poskytnutého preddavku – kurz ECB.

Vyúčtovanie spotreby valút a vrátenie nespotrebovaných valút zamestnancom sa prepočíta na základe vnútornej smernice kurzom, v ktorom bol preddavok poskytnutý, prípadne kurzom ECB/NBS ku dňu predchádzajúcemu deň uskutočnenia účtovného prípadu (zúčtovanie služobnej cesty). V príklade je použitý úbytok valuty v ocenení spôsobom ECB alebo NBS.

V prípade, ak by bol preddavok na služobnú cestu poskytnutý zamestnancovi v cudzej mene vo vyššej sume ako bol následne zúčtovaný, tak je zamestnanec povinný vrátiť zvyšok poskytnutého preddavku zamestnávateľovi v cudzej mene, ktorá sa prepočíta kurzom, v akom mu bol preddavok poskytnutý, prípadne v domácej mene zodpovedajúcej tejto sume, ak s tým zamestnávateľ súhlasí.

V tomto prípade by účtovanie účtovných prípadov 4 a 5 bolo nasledujúce:

Legenda: IÚD – Interný účtovný doklad, PPD – Príjmový pokladničný doklad, VPD – Výdavkový pokladničný doklad.