Opravy chýb

Účtovníctvo účtovnej jednotky je:

• Správne, ak účtovná jednotka vedie účtovníctvo podľa zákona o účtovníctve a ostatných osobitných predpisov;
• Úplné, ak účtovná jednotka:
  • zaúčtovala v účtovnom období v účtovných knihách všetky účtovné prípady podľa ustanovenia § 3 zákona o účtovníctve,
  • za toto účtovné obdobie zostavila individuálnu účtovnú závierku,
  • konsolidovanú účtovnú závierku, ak ju má povinnosť zostaviť,
  • vyhotovila výročnú správu podľa § 20 zákona o účtovníctve, prípadne konsolidovanú výročnú správu,
  • zverejnila údaje podľa § 23d zákona o účtovníctve,
  • uložila dokumenty podľa § 23a zákona o účtovníctve
  • a má o týchto skutočnostiach všetky účtovné záznamy.
• Preukázateľné, ak všetky účtovné záznamy sú preukázateľné (§ 32 zákona o účtovníctve) a účtovná jednotka vykonala inventarizáciu.
• Zrozumiteľné, ak umožňuje podľa ustanovenia § 4 ods. 8 zákona o účtovníctve jednotlivo aj v súvislostiach spoľahlivo a jednoznačne určiť obsah účtovných prípadov v nadväznosti na použité účtovné zásady a účtovné metódy (§ 4 ods. 2 zákona o účtovníctve) a obsah účtovných záznamov v nadväznosti na použité formy účtovných záznamov (§ 31 ods. 2 zákona o účtovníctve).
• Vedené spôsobom zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov, ak účtovná jednotka je schopná zabezpečiť trvalosť po celú dobu spracovania a úschovy podľa § 31 až § 36 zákona o účtovníctve.

Pri vedení účtovníctva môže dôjsť k väčším či menším chybám, napríklad:

• nezaúčtovanie účtovného prípadu (prijatej faktúry, príp. iného dokladu) – v zmysle vyššie uvedených zásad vedenia účtovníctva sa touto chybou účtovníctvo účtovnej jednotky stáva neúplným,
• zaúčtovanie jedného účtovného prípadu viackrát (duplicita), prípadne zaúčtovanie chybnej čiastky („preklep“) – takouto chybou sa zaúčtované účtovné prípady stávajú nepreukázateľnými, čo vedie k tomu, že účtovníctvo účtovnej jednotky je nepreukázateľné,
• zaúčtovanie účtovného prípadu do nesprávneho účtovného obdobia (chybný dátum) – týmto nebola dodržaná zásada účtovania účtovného prípadu do obdobia, s ktorým účtovný prípad vecne a časovo súvisí, čím sa účtovníctvo účtovnej jednotky stalo nesprávnym,
• ostatné chyby – napr. použitie nesprávneho účtu atď.

Zákon o účtovníctve pripúšťa opravu chýb, a to v § 34. Podľa § 34 ods. 1 zákona o účtovníctve, ak účtovná jednotka zistí, že niektorý účtovný záznam jej účtovníctva je neúplný, nepreukázateľný, nesprávny alebo nezrozumiteľný, je povinná vykonať bez zbytočného odkladu jeho opravu spôsobom podľa § 34 ods. 2. V zmysle § 34 ods. 2 zákona o účtovníctve sa oprava musí vykonať tak, aby bolo možné určiť:

• zodpovednú osobu, ktorá vykonala príslušnú opravu,
• deň vykonania opravy a
• obsah opravovaného účtovného záznamu pred opravou aj po oprave.

Oprava v účtovnom zázname nesmie viesť k neúplnosti, nepreukázateľnosti, nesprávnosti, nezrozumiteľnosti alebo neprehľadnosti účtovníctva. To znamená, že chybné zápisy by sa nemali opravovať prepisovaním, vymazávaním alebo iným spôsobom, ktorým by sa stal pôvodný zápis úplne alebo čiastočne nečitateľným, alebo by sa zničili záznamy na technickom nosiči.

Ďalšie podrobnosti o vykonaní opravy účtovného záznamu upravuje § 34 ods. 3 až 5 zákona o účtovníctve:

• Na opravu účtovného zápisu treba vždy vyhotoviť interný účtovný doklad. Opravy v účtovných zápisoch sa vykonávajú na základe vyhotovených opravných účtovných dokladov (opravný doklad, storno doklad, atď.), v ktorých musí byť uvedené odvolanie na pôvodný chybný účtovný doklad či priložený tento pôvodný účtovný doklad. Musí byť zaistená možnosť kontroly vykonanej opravy, t. j. nesmie ísť len o „náhradu“ pôvodného zápisu „výmenou“ za nový doklad rovnakej číselnej rady, ktorá by nedovoľovala kontrolu pôvodného (chybného) a následného (opravného) zápisu. Iba v prípade, že chybný účtovný doklad ešte nebol zaúčtovaný je možné ho nahradiť dokladom správnym a vyhnúť sa tak opravným zápisom.
• Deň v účtovnom zázname treba zaznamenať s takou presnosťou, aby neistota v určení času nemala následok neistotu v určení obsahu účtovných prípadov.
• Účtovný záznam, ktorý je nečitateľný, prípadne účtovný záznam, ktorý nie je možné previesť do čitateľnej formy, sa považuje za neexistujúci.

Opravy sa vykonávajú spravidla v období, v ktorom došlo k zisteniu nesprávneho účtovania. Podľa okamihu zistenia chyby môže vzniknúť potreba opravy účtovného záznamu neuzavretého či uzavretého účtovného obdobia.