Komentár k § 7 a § 15 zákona o cestovných náhradách

I. Podmienky použitia cestného motorového vozidla na pracovnej ceste

Ust. § 7 ods. 1 zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v z. n. p. (ďalej len „ZCN“) uvádza dve základné podmienky pre použitie cestného motorového vozidla (MV) pri pracovnej ceste, a to že:

• zamestnanec použije pri pracovnej ceste akékoľvek cestné MV s výnimkou vozidla poskytnutého zamestnávateľom a
• zamestnávateľ sa písomne dohodol so zamestnancom o použití tohto vozidla.

1. Cestné motorové vozidlo použité na pracovnej ceste

Vozidlom použitým pri pracovnej ceste môže byť akékoľvek cestné MV, okrem vozidla poskytnutého zamestnávateľom, môže ísť napr. o vozidlo vo vlastníctve zamestnanca, či jeho manželky, poprípade inej osoby. Nie je teda vylúčené, aby zamestnanec použil na pracovnej ceste cestné MV, ktorého nie je držiteľom podľa technického preukazu alebo podľa osvedčenia o evidencii cestného MV, pokiaľ s tým zamestnávateľ bude súhlasiť.

Podľa § 7 ods. 1 ZCN môže zamestnávateľ použiť aj vozidlo, ktoré nie je v jeho vlastníctve (môže byť teda evidované napr. aj na manželku) a to za predpokladu, že zamestnávateľ, bude s použitím takéhoto vozidla písomne súhlasiť. Vozidlo sa použije za podmienok, ktoré určí zamestnávateľ (napr. uzavretie havarijného poistenia). Ak zamestnávateľ nevyžaduje pre dohodu o použití cestného MV splnenie žiadnych podmienok, na tento účel nemusí zamestnanec predložiť žiadny doklad. Pre vyúčtovanie náhrad zamestnávateľ potrebuje technický preukaz vozidla vo väzbe s uvedenou spotrebou pohonnej látky (PHL) alebo iný doklad preukazujúci spotrebu. Ak sa zamestnanec so zamestnávateľom písomne dohodli na náhrade v cene cestovného lístka za pravidelnú verejnú dopravu, nemusí dokladovať spotrebu PHL. V každom prípade je potrebná písomná dohoda o použití cestného MV na pracovnej ceste.

***

Z hľadiska typového odlíšenia môže ísť o jednostopové vozidlo, trojkolku, o osobné cestné MV, nákladné vozidlo, traktor alebo autobus. Tieto pojmy ZCN nešpecifikuje a preto je potrebné pri prípadných pochybnostiach analogicky použiť pojmy podľa príslušných právnych predpisov a príslušné štátne normy.

2. Písomná dohoda o použití cestného motorového vozidla pri pracovnej ceste

Zákon o cestovných náhradách neustanovil obsah dohody medzi zamestnancom a zamestnávateľom o použití cestného MV ani žiadne podmienky pre používanie vozidiel pri pracovných cestách. V praxi ako jedna zo základných a rozhodných podmienok použitia cestného MV zo strany zamestnávateľa býva uzavretie havarijnej poistky vo väzbe na všeobecnú zodpovednosť zamestnávateľa podľa § 192 ods. 3 Zákonníka práce. Určenie podmienok pre dohodu na použitie cestného MV je vecou zamestnávateľa a vnútorného predpisu.

Z judikatúry: R 18/1983
Ak zamestnanec koná pracovnú cestu vlastným MV a utrpí pracovný úraz a na vozidle dôjde ku škode, ide o škodu, ktorá zamestnancovi vznikla pri plnení pracovných úloh. To však neplatí v prípade, keď zamestnanec v súvislosti s pracovnou cestou neplní pracovné úlohy, ani neuskutočňuje úkony súvisiace priamo s výkonom práce, ktorá je účelom pracovnej cesty.

ZCN neukladá zamestnávateľovi povinnosť overiť si, či má napr. zamestnanec oprávnenie riadiť cestné MV, či je cestné MV havarijne poistené a či je použitie vozidla hospodárne. Tieto, poprípade iné hľadiská môže zamestnávateľ vyžadovať podľa svojho uváženia predovšetkým s ohľadom na možné dôsledky, napríklad z hľadiska zodpovednosti, prípadnej škody, pracovného úrazu a pod.

Zákon o cestovných náhradách ustanovil písomnú formu dohody o použití cestného MV na pracovnej ceste, a to predovšetkým ako podklad k zahŕňaniu výdavkov za použitie MV do daňových nákladov (výdavkov), ako aj vo väzbe na § 192 ods. 3 Zákonníka práce týkajúce sa všeobecnej zodpovednosti zamestnávateľa za škodu.

ZCN ustanovil písomnú formu dohody aj o inej výške náhrady za použitie cestného MV na pracovnej ceste, a to vo výške ceny cestovného lístka pravidelnej verejnej dopravy (§ 7 ods. 10).

Podľa § 3 ZCN má zamestnanec povinnosť v rámci podmienok pracovnej cesty určiť aj spôsob dopravy – použitie cestného MV, ktoré neposkytol zamestnancovi zamestnávateľ, ale modifikácia je tu v tom, že použitie takého cestného MV je založené na písomnej dohode medzi zamestnancom a zamestnávateľom. Zamestnávateľ teda nemôže použitie takéhoto vozidla nariadiť jednostranne a zamestnanec tak isto nemôže použiť vozidlo svojvoľne. V tejto súvislosti treba upozorniť na § 192 ods. 3 Zákonníka práce, podľa ktorého zamestnávateľ nezodpovedá zamestnancovi za škodu na MV, vlastnom náradí, vlastnom zariadení a vlastných predmetoch potrebných na výkon práce, ktoré použil pri plnení pracovných úloh alebo v priamej súvislosti s ním bez písomného súhlasu zamestnávateľa.

Ak by písomná dohoda o použití súkromného vozidla mala byť súčasťou cestovného príkazu, je potrebné aby cestovný príkaz, v ktorom bude ako druh dopravy uvedené cestné MV, ktoré neposkytol zamestnancovi zamestnávateľ, pred pracovnou cestou podpísal tak zamestnávateľ, ako aj zamestnanec na znak dohody s jeho použitím (bez podpisu zamestnanca by to bola jednostranná podmienka zo strany zamestnávateľa).

Zamestnávateľ nemusí písomnú dohodu o použití súkromného vozidla uzatvárať pred každou pracovnou cestou, ale dohoda sa môže písomne uzatvoriť na dlhšie časové obdobie, napr. pre také pracovné cesty, pri ktorých zamestnávateľ predpokladá, že ich zamestnanec bude pravidelne a často vykonávať takýmto cestným MV (napr. kontrolór, inšpektor, logistik, obchodný zástupca a pod.).

Upozornenie: Z písomnej dohody o použití cestného MV musí byť zrejmé, na koho žiadosť sa cestné MV pri pracovnej ceste použilo, t. j. či na žiadosť zamestnávateľa alebo na žiadosť zamestnanca. Uvedené je potrebné pre správne posúdenie nárokov zamestnanca na rozsah náhrad za použitie cestného MV, a to vo väzbe na § 7 ods. 1 ZCN, ktorý vylučuje možnosť dohodnúť sa na inej výške náhrady v cene cestovného lístka pravidelnej verejnej dopravy (§ 7 ods. 10 cit. zákona) v prípade, ak sa cestné MV použilo pri pracovnej ceste na žiadosť zamestnávateľa.

Písomná dohoda o použití cestného MV na pracovnej ceste medzi zamestnancom a zamestnávateľom musí byť uzatvorená v každom prípade, a to bez ohľadu na to, akým spôsobom sa zamestnancovi poskytuje náhrada výdavkov za jeho použitie. Nie je podstatné, či sa zamestnancovi:

• poskytuje suma základnej náhrady a náhrada výdavkov za PHL,
• poskytuje na základe písomnej dohody iná výška náhrady, a to náhrada vo výške ceny cestovného lístka za pravidelnú verejnú dopravu.

Tak isto nie je podstatné, či sa náhrada výdavkov za použitie cestného MV poskytuje:

• jednorazovo po každej pracovnej ceste na základe preukázateľnosti,
• za nejaké obdobie vo väzbe na spôsob vyslania a vyúčtovania na základe preukázateľnosti (napr. raz mesačne),
• náhrada výdavkov poskytuje paušálnou sumou bez preukázania (napr. raz mesačne).

II. Náhrady za použitie cestného motorového vozidla pri pracovnej ceste

Ak sú splnené podmienky uznania nákladov v prípade použitia cestného motorového vozidla (ďalej len „súkromné vozidlo“) pri pracovnej ceste uvedené v § 7 ods. 1 ZCN zamestnanc

ovi patrí náhrada výdavkov, a to:

• suma základnej náhrady (§ 7 ods. 2 a 3) a
• náhrada za spotrebované PHL (§ 7 ods. 4 až 8, § 15).

Tento spôsob uznania výdavkov platí pre prípady, ak sa súkromné vozidlo použije na žiadosť zamestnanca alebo na žiadosť zamestnávateľa.

Zamestnancovi v súvislosti s použitím súkromného vozidla patria aj potrebné vedľajšie výdavky na základe § 4 ods. 1 písm. a) ZCN, ako je napr. poplatok za parkovanie, za diaľnicu, za použitie tunela a pod.

Tieto náhrady sú nárokovým plnením pre zamestnanca. Vo svojej podstate ide o náhradu cestovných výdavkov.

Upozornenie: Ak zamestnanec použije súkromné vozidlo na žiadosť zamestnávateľa, zamestnávateľ nemôže využiť § 7 ods. 10 ZCN, t. j. dohodnúť sa so zamestnancom na inej výške náhrady, a to vo výške ceny cestovného lístka pravidelnej verejnej dopravy. V tomto prípade musí poskytnúť zamestnancovi sumu základnej náhrady a náhradu za spotrebované PHL.

Ak zamestnanec použije súkromné vozidlo na svoju žiadosť, zamestnávateľ má dve možnosti uznania výdavkov, a to:

• poskytne zamestnancovi sumu základnej náhrady za 1 km jazdy a náhradu výdavkov za spotrebované PHL, alebo
• využije § 7 ods. 10 ZCN a dohodne sa so zamestnancom na inej výške náhrady, a to vo výške ceny cestovného lístka pravidelnej verejnej dopravy.

Pri uznávaní výdavkov za použitie cestného MV pri pracovnej ceste je potrebné riadiť sa § 7 ZCN.

Zamestnancovi, ktorý použil na pracovnej súkromné vozidlo v súlade s § 7 ods. 1 ZCN (t. j. MV neposkytol zamestnávateľ a zamestnanec sa so zamestnávateľom dohodol na použití tohto MV), patrí:

• suma základnej náhrady za každý kilometer jazdy (§ 7 ods. 2 a 3),
• náhrada výdavkov za spotrebované PHL (§ 7 ods. 4 až 8, § 15).

Zamestnávateľ má možnosť dohodnúť sa so zamestnancom aj na inej forme poskytnutia tejto náhrady, a to na náhrade v sume zodpovedajúcej cene cestovného lístka pravidelnej verejnej dopravy (§ 7 ods. 10). Uvedené platí iba v prípade, ak použitie cestného MV na pracovnej ceste bolo na žiadosť zamestnanca.

Podľa § 7 ZCN nemá zamestnávateľ okrem vyššie uvedených možností iné možnosti poskytovať zamestnancovi náhradu za použitie cestného MV. Uvedený postup zamestnávateľa je v rozpore s uvedeným ustanovením, zamestnávateľ nemôže vnútorným predpisom krátiť nároky zamestnanca, ktoré mu vyplývajú zo ZCN a tak isto sa zamestnanec nemôže sám vzdať týchto nárokov. Predmetné ustanovenie má všeobecnú platnosť, platí pre všetkých zamestnávateľ bez ohľadu na ich právnu formu.

***

1. Suma základnej náhrady

• Je určená pevnou sumou pre jednostopové vozidlá, trojkolky a pre osobné cestné MV, a to bez ohľadu na zdvihový objem motora.
• Zohľadňuje amortizáciu vozidla, drobné opravy, údržbu, náklady na pneumatiky, olej, poplatok za umývanie auta, povinné zmluvné poistenie, havarijné poistenie.
• Nezohľadňuje napr. diaľničný poplatok, poplatok za parkovanie, cenu PHL.

Na výpočet sa použije vzorec:  Suma základnej náhrady x počet kilometrov.

Výsledná suma základnej náhrady sa zaokrúhľuje na najbližší eurocent nahor. Zaokrúhľovanie sa týka tuzemských aj zahraničných pracovných ciest, náhrada sa vždy bude poskytovať v mene euro. Zaokrúhľuje sa až výsledná vypočítaná suma základnej náhrady, nezaokrúhľujú sa jednotlivé údaje, ktoré vchádzajú do výpočtu náhrady, napr. suma základnej jednotkovej náhrady 0,183 €.

1.1 Suma základnej náhrady pre jednostopové vozidlá, trojkolky a osobné cestné motorové vozidlá

Suma základnej náhrady pre uvedené typy vozidiel je ustanovená opatrením Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny SR, ktoré sa vyhlási uverejnením jeho úplného znenia v Zbierke zákonov SR, t. č. platí opatrenie MPSVR SR č. 632/2008 Z. z. o sumách základnej náhrady za používanie cestných MV pri pracovných cestách (ďalej len „opatrenie č. 632/2008 Z. z.“), podľa ktorého je suma základnej náhrady za:

• cestné motorové vozidlo 0,183 €,
• jednostopové vozidlo a trojkolku 0,050 €.

Pokiaľ sa k osobnému cestnému MV na pracovnej ceste použije príves, suma základnej náhrady sa zvýši o 15 %.

Upozornenie: Použitie prívesu je priamo zohľadnené iba v sume základnej náhrady, ktorá sa zvyšuje o 15 %. Použitie prívesu nie je zohľadnené v spotrebe PHL, t. j. zamestnávateľ nemôže súčasne zvýšiť o 15 % náhradu výdavkov za spotrebované PHL.

Nie. Zamestnancovi, ktorý použil na pracovnej ceste cestné MV patrí podľa § 7 ZCN suma základnej náhrady za 1 km jazdy a náhrada za spotrebované PHL. V prípade použitia prívesu sa suma základnej náhrady zvyšuje o 15 %. Zákon o cestovných náhradách nezohľadňuje pri výpočte náhrady za spotrebované PHL použitie prívesu, použitie prívesu je zohľadnené len v sume základnej náhrady.

***

Zoznam vybraných reprezentantov pre výpočet indexu cien za priemerné osobné vozidlo pre výpočet indexu cien za priemerné osobné vozidlo, ktoré sa sledujú od 1. 1. 2009

Názov reprezentanta:

• Autoplášť radiálny
• Brzdové doštičky kotúčové
• Akumulátor
• Halogénová žiarovka
• Ľavý predný blatník
• Zapaľovací modul
• Čelné sklo
• Olejový filter
• Olej motorový
• Prevodový olej
• Nemrznúca kvapalina do chladičov
• Výmena motora
• Celková oprava bŕzd
• Základné vyváženie kolies automobilu
• Úplný lak od základu
• Výmena rámu dverí
• Umytie os. auta (+ spodok vrát. konzervantov)
• Povinné zmluvné poistenie za motorové vozidlo
• Havarijné poistenie za motorové vozidlo

1.2 Suma základnej náhrady za autobus, traktor a nákladný automobil

Zákonom o cestovných náhradách nie je ustanovená suma základnej náhrady za 1 km jazdy za používanie nákladných automobilov, traktorov a autobusov. Suma základnej náhrady sa v tomto prípade dohodne medzi zamestnancom a zamestnávateľom, pričom žiadny predpis nelimituje sumu uvedenej náhrady.

2. Náhrada za PHL

Náhrada výdavkov za PHL patrí zamestnancovi v sume, ktorá sa určí v závislosti od:

• počtu najazdených kilometrov na pracovnej ceste,
• ceny PHL preukázanej dokladom o kúpe, z ktorého je zrejmá súvislosť s konanou pracovnou cestou alebo ceny PHL, ktorú uverejňuje Štatistický úrad SR v čase nástupu na pracovnú cestua
• spotreby PHL uvedenej v technickom preukaze vozidla alebo v osvedčení o evidencii cestného motorového vozidla (ďalej len „technický preukaz“).

Na výpočet sa použije vzorec:  spotreba PHL / 100 x cena PHL x počet najazdených km

Výsledná suma náhrady za spotrebované PHL sa zaokrúhľuje na najbližší eurocent nahor. Zaokrúhľuje sa až výsledná vypočítaná suma náhrady za spotrebované PHL, nezaokrúhľujú sa jednotlivé údaje, ktoré vchádzajú do výpočtu náhrady, napr. priemerná spotreba, priemerná cena PHL, cena PHL. V prípade, ak zamestnávateľ zohľadňuje jednotlivé preukázané ceny PHL, nezaokrúhľujú sa jednotlivé výpočty vo väzbe na rôzne ceny PHL, ale až výsledná suma náhrady, t. j. výsledná suma po spočítaní jednotlivých čiastkových výpočtov, t. j. výsledná suma náhrady, ktorá sa zamestnancovi poskytuje za celú pracovnú cestu.

Ubehnuté kilometre:

• v meste 22 km x (6,4/100) = 1,408 litra,
• mimo mesta 9 km x (8,96/100) = 0,8064 litra.

Spolu: 1,408 litra + 0,8064 litra = 2,2144 litra.

Môže sa pri výpočte náhrady zaokrúhliť takto vypočítaná spotreba v litroch na 2 desatinné miesta (2,21) alebo sa náhrada musí počítať s nezaokrúhlenou hodnotou (2,2144)?

Správny výpočet a zaokrúhlenie (cena PHL je napr. 2,226 €):

Výsledná suma náhrady za spotrebované PHL je 2,72 € (1,726208 € + 0,9886464 € = 2,7148544 € = 2,72 €).

***

Toto zaokrúhľovanie sa týka iba tuzemských pracovných ciest. Náhrada výdavkov za PHL pri zahraničnej pracovnej ceste, ktorá sa vypočíta na základe § 15 ZCN sa samostatne nezaokrúhľuje. Podľa § 36 ods. 13 ZCN sa v prípade potreby zaokrúhľuje iba preplatok alebo nedoplatok zo zahraničnej pracovnej cesty, t. j. rozdiel medzi poskytnutým preddavkom a celkovým nárokom. Pri zahraničnej pracovnej ceste sa nezaokrúhľovali a ani sa nezaokrúhľujú jednotlivé čiastkové nároky (okrem výslednej sumy základnej náhrady).

2.1 Počet kilometrov

Zamestnávateľ pri výpočte náhrady za PHL zohľadní zamestnancovi celkový počet najazdených kilometrov, ktoré prejde počas celej doby trvania pracovnej cesty (môže v podmienkach pracovnej cesty, resp. úpravou vo vnútornom predpise nariadiť, že zamestnanec bude musieť uviesť stav tachometra pred a po skončení tuzemskej pracovnej cesty); tieto kilometre si môže porovnať s kilometrami napr. podľa najhospodárnejšej trasy, najrýchlejšej trasy a pod. Zamestnávateľ musí zohľadniť pri výpočte nielen kilometre prejdené z miesta nástupu do miesta konania pracovnej cesty a späť, ale aj kilometre, ktoré zamestnanec musel najazdiť v mieste konania pracovnej cesty, ak mu to vyplývalo z podmienok pracovnej cesty (§ 3 ZCN). Akým spôsobom si zamestnávateľ skontroluje, resp. porovná počet kilometrov, ktoré predloží zamestnanec, je v právomoci zamestnávateľa. Uvedená problematika by mohla byť obsahom vnútorného predpisu z hľadiska jednotnej aplikácie.

Zamestnávateľ, ktorý vysiela zamestnanca na pracovnú cestu, musí v podmienkach pracovnej cesty okrem iných povinných podmienok určiť aj miesto jej nástupu, miesto ukončenia ako aj spôsob dopravy. V prípade písomnej dohody o použití cestného MV na pracovnú cestu ako spôsobu dopravy, by zamestnávateľ v prípade potreby mohol určiť aj konkrétnejšie podmienky, napr. vysledovanie a kontrola kilometrov prejdených počas celej doby trvania pracovnej cesty. Pri vyúčtovaní pracovnej cesty si môže zamestnávateľ prekontrolovať vykázané kilometre, pričom ZCN neustanovuje spôsob kontroly (napr. podľa automapy). Zamestnanec nie je povinný podľa ZCN viesť evidenciu v knihe jázd.

***

2.2 Cena PHL

Za cenu PHL sa v prvom rade vždy považuje:

• cena PHL preukázaná dokladom o kúpe, z ktorého je zrejmá súvislosť s konanou pracovnou cestou (ďalej „doklad o kúpe“), napr. z doby trvania pracovnej cesty, bezprostredne pred začiatkom pr