Inventarizácia majetku a záväzkov v jednoduchom účtovníctve

Povinnosť inventarizovať všetok majetok a záväzky ukladá účtovným jednotkám (ÚJ) účtujúcim v jednoduchom účtovníctve zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“) v § 6 ods. 3. Inventarizácia majetku a záväzkov zohráva dôležitú úlohu a významnou mierou prispieva k zabezpečeniu verného zobrazenia predmetu účtovníctva. Bez vykonanej inventarizácie nemôže podnikateľ preukázať, že splnil jednu zo základných požiadaviek ustanovených v § 7 ods. 1 zákona o účtovníctve, a to poskytnúť verný a pravdivý obraz o predmete účtovníctva a o svojej finančnej situácii.

Poznámka: Povinnosť inventarizovať majetok a záväzky sa nevzťahuje na tých podnikateľov a fyzické osoby (FO), ktoré nie sú ÚJ. To znamená, že inventarizáciu nemusia vykonať podnikateľské subjekty, ktoré daňové výdavky uplatňujú percentom z príjmov alebo tie, ktoré vedú daňovú evidenciu podľa § 6 ods. 11 alebo 14 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v z. n. p.(ďalej len „ZDP“).

Inventarizácia je činnosť, ktorou sa overuje, či stav majetku a záväzkov v jednoduchom účtovníctve zodpovedá skutočnosti. To znamená, že počas nej sa zisťujú prípadné rozdiely, príčiny ich vzniku a osobná zodpovednosť za zistené rozdiely.

Inventarizácia môže byť riadna, mimoriadna alebo priebežná. Riadna inventarizácia vždy súvisí s vyhotovením riadnej účtovnej závierky, ktorá sa v jednoduchom účtovníctve zostavuje vždy k poslednému dňu účtovného obdobia, t. j. k 31. 12. kalendárneho roka. ÚJ, ktoré sú FO vykonávajú mimoriadnu inventarizáciu ku dňu skončenia podnikania alebo inej zárobkovej činnosti alebo ku dňu predchádzajúcemu deň účinnosti vyhlásenia konkurzu. Mimoriadnu inventarizáciu môže ÚJ vykonať aj pri vzniku mimoriadnych udalostí spojených so živelnou pohromou, vlámaním a podobne.

Organizácia inventarizácie v ÚJ nie je upravená žiadnym právnym predpisom. Vzhľadom na to, že zákon o účtovníctve nerieši technické a organizačné otázky realizácie inventarizácie, ako je spôsob zisťovania stavu jednotlivých zložiek majetku a záväzkov, zloženie inventarizačných komisií alebo spôsob prerokovávania inventarizačných rozdielov, musí si postup pri inventarizácii organizovať ÚJ vo vlastnej kompetencii. Preto by si mala vytvoriť na inventarizáciu vnútorný predpis, ktorý môže byť súčasťou smernice o vedení účtovníctva. Vo vnútornom predpise sa vymedzí najmä začiatok a koniec inventarizácie, predmet a postup pri vykonávaní inventarizácie, inventarizačné komisie, spôsob porovnania výsledkov a pod.

Lehoty pre vykonanie inventarizácie

Zásoby sa môžu inventarizovať kedykoľvek v priebehu účtovného obdobia (čo má význam využiť v prípade, ak ÚJ vlastní väčšie množstvo rýchloobrátkových zásob). Peňažné prostriedky je potrebné inventarizovať štyrikrát za rok, pričom termín vykonania takejto inventarizácie si ÚJ stanoví sama (obvykle 1 krát ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka a 3 krát priebežne počas roka). Ostatný hmotný majetok (okrem zásob a peňažných prostriedkov) môže byť inventarizovaný v inej lehote, ktorá však v žiadnom prípade nemôže prekročiť dva roky. Toto ustanovenie § 29 ods. 3 zákona o účtovníctve sa môže využívať pri majetku, ktorý je stály a nehrozí jeho ukradnutie, príp. znehodnotenie (napr. pozemky, budovy a stavby). Nehmotný majetok a záväzky sa musia inventarizovať minimálne raz ročne, a to ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka.

Fyzickú inventúru hmotného majetku možno vykonávať v priebehu posledných troch mesiacov účtovného obdobia (okrem zásob), prípadne v prvom mesiaci nasledujúceho účtovného obdobia. Pritom sa musí preukázať stav hmotného majetku ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka údajmi fyzickej inventúry upravenými o prírastky a úbytky uvedeného majetku za dobu od skončenia fyzickej inventúry do konca účtovného obdobia, prípadne za dobu od začiatku nasledujúceho účtovného obdobia do dňa skončenia fyzickej inventúry v prvom mesiaci tohto účtovného obdobia.

Predmet inventarizácie

Inventarizáciou sa overuje najmä stav:

• dlhodobého majetku – nehmotného, hmotného, finančného,
• zásob – materiálu, tovaru, nedokončenej výroby, polotovarov vlastnej výroby, výrobkov, zvierat,
• peňazí a cenín,
• bankových účtov, priebežných položiek, krátkodobého finančného majetku,
• pohľadávok,
• rezerv,
• záväzkov,
• úverov.

Skutočný stav majetku a záväzkov sa zisťuje:

• fyzickou inventúrou, ktorá sa vykonáva pri majetku hmotnej a nehmotnej povahy zmeraním, spočítaním, prevážením, prípadne iným spôsobom, pričom sa vychádza z jednotiek množstva použitých v účtovných knihách, napr. v knihe zásob, v knihe dlhodobého majetku, v pokladničnej knihe, v knihe cenín,
• dokladovou inventúrou, ktorá sa vykonáva pri tých druhoch majetku, pri ktorých nemožno vykonať fyzickú inventúru, preverením jednotlivých účtovných dokladov, z ktorých vznikol alebo z ktorých sa skladá inventúrny stav, napr. pri záväzkoch, pohľadávkach, overuje sa ňou správnosť zostatku majetku a záväzkov v účtovných knihách, napr. v knihe pohľadávok, v knihe záväzkov, v knihe z pracovno-právnych vzťahov, v knihe rezerv,
• kombinovanou inventúrou, ak je možné fyzické a dokladové overenie skutočností, napr. pri dlhodobom majetku v procese obstarávania, pestovateľských celkoch.

V rámci fyzickej inventúry dlhodobého majetku je potrebné preveriť aj úplnosť jeho príslušenstva. Skutočný stav pozemkov, aj keď ide o hmotný majetok, sa zisťuje dokladovou inventúrou, a to na základe listov vlastníctva alebo iných dokladov, ktorými sa overuje právny vzťah ÚJ k pozemkom. Pri fyzickej inventúre by mala ÚJ posúdiť aj mieru opotrebovania dlhodobého majetku. Ak sa zistí, že skutočné opotrebovanie je vyššie, čím došlo k trvalému zníženiu ocenenia jednotlivého dlhodobého majetku, vykoná sa v účtovníctve mimoriadny odpis. Tento postup sa netýka daňových odpisov, má vplyv iba na účtovné odpisy.

Pri kombinovanej inventúre sa pri zisťovaní skutočného stavu porovnáva napr. reálnosť vynaložených nákladov na dlhodobý majetok v procese obstarávania podľa stavu rozpracovanosti, pričom súčasne sa posudzuje aj predpoklad ukončenia prác, či sa v prácach pokračuje, a ak sa zistí prerušenie prác, treba nevyhnutne analyzovať príčiny. Pri zrušení prác a trvalom zastavení prác súvisiacich s obstaraním dlhodobého majetku sa suma účtovaná v knihe dlhodobého majetku účtuje ako manko alebo škoda, ak ide o škodu a v ostatných prípadoch ako prevádzková réžia.

Pri zisťovaní skutočného stavu dlhodobého finančného majetku sa postupuje podľa povahy jednotlivých zložiek tohto majetku. Fyzickou inventúrou sa overuje dlhodobý finančný majetok hmotnej povahy, ako sú umelecké diela, zbierky a predmety z drahých kovov, ak boli obstarané za účelom dlhodobého uloženia voľných peňažných prostriedkov. Pri ostatných zložkách dlhodobého finančného majetku sa bude overovať ich skutočný stav dokladovou inventúrou prípadne kombinovane.

Pri fyzickej inventúre materiálu a tovaru, ak je uskladnený v neotvorených a nepoškodených pôvodných obaloch, sa môže jeho množstvo zisťovať podľa údajov na obaloch, pričom sa odporúča aspoň časť takýchto zásob overiť aj fyzicky. Ak ide o voľne uložený materiál (stavebný materiál, drevo, krmivá a pod.) a tekuté látky, skutočný stav sa môže zisťovať technickými prepočtami, ktoré sa uvedú v inventúrnych súpisoch a inventúrnych zápisoch. Metóda technických prepočtov sa môže použiť aj pri fyzickej inventúre nedokončenej výroby, polotovarov vlastnej výroby prípadne zvierat, ak by zistenie ich hmotnosti bolo pracovne príliš náročné alebo zdravie zvierat ohrozujúce. Inventarizácia tovaru v predajniach sa v praxi uskutočňuje v predajných cenách. Podľa § 25 ods. 1 zákona o účtovníctve sa tovar v účtovníctve oceňuje obstarávacou cenou. V nadväznosti na to je potrebné inventúrne súpisy tovaru upraviť o sumu obchodnej prirážky a daň z pridanej hodnoty tak, aby hodnota tovaru bola porovnateľná so zostatkom v knihe zásob.

Ak sa pri fyzickej inventúre zistí nespotrebovaný materiál, ktorý na základe vnútorného predpisu ÚJ účtovala priamo do spotreby, t. j. bez účtovania v knihe zásob, o hodnotu nespotrebovaného materiálu sa zvýši stav materiálu v knihe zásob. Pri fyzickej inventúre sa tiež zisťuje, či neboli zásoby poškodené alebo znehodnotené a navrhuje sa postup následného riešenia.

Ak to vyplýva z charakteru činnosti ÚJ, musí mať pre príslušné účtovné obdobie určenú normu prirodzených úbytkov zásob vnútorným predpisom. Prirodzenými úbytkami zásob sú technologické straty pri skladovaní zásob vznikajúce rozprášením, vysychaním, odparením, uvädnutím a pod. Okrem toho môžu vzniknúť pri manipulácii so zásobami (rozliatie, rozdrvenie, spečenie, sekanie) alebo v súvislosti so zmenami kvality. Norma prirodzených úbytkov vyjadruje hranicu, po ktorú nezavinené úbytky zásob nie sú z účtovného hľadiska mankom ani škodou. Normu prirodzených úbytkov by mala ÚJ na základe konkrétnych podmienok a vlastných skúseností za určité časové obdobie pre každé účtovné obdobie prehodnocovať a prispôsobovať zmeneným podmienkam. Prirodzené úbytky do stanovenej normy sa považujú za riadnu spotrebu zásob, a preto nie je nutné vykonať úpravu v účtovníctve. Ak sa zistí, že ide o úbytok zásob nad stanovenú normu, ide o manko a musia sa v rámci uzávierkových účtovných operácií o tento rozdiel v príslušnom stĺpci peňažného denníka stornovať výdavky ovplyvňujúce základ dane z príjmov.

Dokladová inventúra spočíva v overení správnosti stavu v príslušnej účtovnej knihe na základe dokladov, ktorými sa preukazujú jednotlivé položky vytvárajúce tento stav. Zo skúseností z praxe vyplýva, že dokladovej inventúre ÚJ nevenujú dostatok pozornosti. Dokladová inventúra často spočíva len v opísaní zostatkov v jednotlivých účtovných knihách, bez toho, aby boli tieto zostatky porovnané s dokladmi, ktoré dokladujú jednotlivé položky vytvárajúce tieto zostatky. Pri správne vykonanej dokladovej inventúre sa musí preukázať, na základe akého dokladu bolo porovnanie uskutočnené a s akým výsledkom. Či sa vzájomným porovnaním došlo k rovnakým sumám alebo sa zistili rozdiely. Ak sa zistili rozdiely, uvedú sa v inventúrnom súpise.

Dôležitú úlohu zohráva dokladová inventúra pri pohľadávkach. Výška pohľadávok voči jednotlivým dlžníkom sa preukazuje kópiami odberateľských (odoslaných) faktúr, zmluvami alebo inými účtovnými dokladmi overujúcimi zaúčtované sumy. Pri dokladovej inventúre treba preveriť, ktoré pohľadávky neboli zaplatené v lehote splatnosti a či boli vykonané príslušné opatrenia na ich vymáhanie. Pri pohľadávkach po lehote splatnosti alebo pri sporných pohľadávkach sa odporúča vyžiadať si vyjadrenie dlžníka k uznaniu danej pohľadávky a jej úhrade. Ak sa v rámci dokladovej inventúry zistí, že niektorá pohľadávka je nevymožiteľná alebo jej vymáhanie by bolo finančne náročné, môže ÚJ v súlade s § 14 ods. 2 Postupov účtovania v JÚ takúto pohľadávku účtovne aj daňovo odpísať. Pri odpise pohľadávky pri trvalom upustení od jej vymáhania sa účtuje zánik pohľadávky v knihe pohľadávok a v rámci uzávierkových účtovných operácií sa o túto sumu zvýšia príjmy ovplyvňujúce základ dane (ostatné príjmy). K zvýšeniu daňových príjmov nepríde len ak ide o pohľadávky, ktoré spĺňajú podmienky uvedené v § 19 ods. 2 písm. h) a i) ZDP.

Výška záväzkov voči jednotlivým dodávateľom, zamestnancom, správcovi dane, poisťovniam, bankám a pod. sa overuje prijatými faktúrami, zmluvami, výplatnými listinami a ďalšími účtovnými dokladmi. Pri inventarizácii záväzkov, podobne ako pri pohľadávkach, je potrebné preveriť, ktoré záväzky neboli zaplatené v lehote splatnosti, dôvody nezaplatenia, prípadne vznik duplicitnej úhrady. Výška vytvorených rezerv sa overuje účtovnými dokladmi, ktorými sa preukáže opodstatnenosť ich tvorby a čerpania.

Súčasťou dokladovej inventúry môže byť aj overenie účtovnej dokumentácie súvisiacich účtovných prípadov prípadne písomné odsúhlasenie pohľadávok a záväzkov u obchodných partnerov.

Inventúrny súpis

Stav majetku a záväzkov zistený pri fyzickej, dokladovej a kombinovanej inventúre sa zapisuje do inventúrnych súpisov, ktorými sa zabezpečuje preukázateľnosť účtovníctva. Zákon o účtovníctve v § 30 ods. 2 vymedzuje len obsahovú náplň inventúrneho súpisu, pričom formu tohto účtovného záznamu si stanoví ÚJ sama. Inventúrny súpis musí obsahovať najmä tieto údaje:

• obchodné meno, alebo názov ÚJ; FO uvedú bydlisko a miesto podnikania, ak sa odlišuje od miesta bydliska,
• deň začatia inventúry, deň, ku ktorému bola inventúra vykonaná a deň skončenia inventúry,
• stav majetku s uvedením jednotiek množstva a ceny podľa § 25 zákona o účtovníctve,
• miesto uloženia majetku (napr. pri zásobách sklad, predajňa a pod.),
• meno, priezvisko a podpisový záznam hmotne zodpovednej osoby za príslušný druh majetku,
• zoznam záväzkov a ich ocenenie podľa § 25 zákona o účtovníctve,
• meno, priezvisko a podpisový záznam osôb zodpovedných za zistenie skutočného stavu majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov,
• poznámky,

Vzor inventúrneho súpisu tovaru: