Expresné zmeny v legislatíve ochrany osobných údajov

S účinnosťou od 15. apríla 2014 sa tak pravidlá ochrany osobných údajov v priebehu necelého roka opätovne zásadne zmenia. Podľa dôvodovej správy Úradu bolo cieľom novelizácie: „najmä minimalizovať nejasnosti a zjednodušiť a uľahčiť niektoré požiadavky pri plnení povinností v rámci procesu spracúvania osobných údajov fyzických osôb zo strany prevádzkovateľov a sprostredkovateľov“. Poslanci uvedených výborov vypočuli požiadavky podnikateľov a zamestnávateľov a prezident Slovenskej republiky si pri vrátení schválenej novely do parlamentu osvojil požiadavku odborových zväzov. S víziou spokojnosti všetkých zainteresovaných strán si teda zrekapitulujme najzávažnejšie zmeny zákona o ochrane osobných údajov vrátane ich dopadov na podnikateľské prostredie a súkromný sektor.

Oprávnené osoby

Závažnej zmeny sa dočkali oprávnené osoby, ktoré pri svojej práci prichádzajú do styku s osobnými údajmi a prakticky vykonávajú ich spracúvanie u prevádzkovateľa. Pri podnikateľských subjektoch sem zaraďujeme najmä personalistov či mzdových účtovníkov pracujúcich s osobnými údajmi zamestnancov prevádzkovateľa, ale aj pracovníkov marketingu či obchodníkov, ktorí pri svojej práci prichádzajú do styku s osobnými údajmi odberateľov a zákazníkov, pokiaľ ide o fyzické osoby nepodnikateľov. Minuloročným prijatím nového zákona o ochrane osobných údajov vypadla z definície oprávnenej osoby časť upravujúca pracovníkov, ktorí vykonávajú práce na základe dohôd o výkone prác mimo pracovného pomeru. Tak­zvaní „dohodári“ tak prestali byť zo zákona oprávnenými osoba len z titulu svojej pracovnej pozície a výkonu svojej práce. Aby sa mohli oboznamovať s osobnými údajmi rovnako ako zamestnanci v pracovnom pomere, bolo potrebné vyhotoviť im poverenie prevádzko­vateľa. Tento krok vzad oproti predchádzajúcemu zákonu č. 428/2002 Z. z. o ochrane osobných údajov v z. n. p. (ďalej len „starý zákon o ochrane osobných údajov“) musela napraviť až teraz prijatá novela, ktorá pracovný pomer zmenila na pracovnoprávny vzťah. Z administratívy ochrany osobných údajov tak prevádzkovateľom odbudol jeden nezmyselný dokument.

K oprávneným osobám sa viaže aj právna úprava ich poučenia. Každý prevádzkovateľ musí zabezpečiť poučenie oprávnenej osoby ešte skôr ako jej umožní prácu s osobnými údajmi. Prevádzkovateľ je podľa § 21 ods. 2 novelizovaného zákona o ochrane osobných údajov povinný poučiť oprávnenú osobu o jej právach a povinnostiach pri spracúvaní osobných údajov. Takéto poučenie má obsahovať najmä vymedzenie rozsahu jej oprávnení, povolených činností a podmienok spracúvania osobných údajov. O poučení musel prevádzkovateľ vyhotoviť siahodlhý písomný záznam, ktorého obsah bol takmer totožný s obsahom samotného poučenia. Vzor uvedeného záznamu, ktorý na svojich stránkach publikoval Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (ďalej len „Úrad“), mal 8 strán a očakávalo sa, že pri jeho individuálnom použití bude prevádzkovateľmi doplnený o ďalšie ustanovenia.

Schválená novela odstránila zo zákona o ochrane osobných údajov všetky obsahové náležitosti a tiež písomnú formu záznamu o poučení oprávnenej osoby. Prevádzkovateľ je od 15. apríla 2014 povinný o poučení oprávnenej osoby vyhotoviť už len bližšie obsahovo a formálne neurčený záznam, ktorý je povinný na požiadanie úradu hodnoverne preukázať. Mohlo by to znamenať návrat k stručným prehláseniam oprávnených osôb o tom, že boli zo strany prevádzkovateľa poučené, čím by sa papierovo rozsiahla dokumentácia poučenia oprávnených osôb prevádzkovateľov skrátila na takmer desatinu a v konečnom dôsledku by sa nemusela viesť ani v papierovej podobe. Ocenia to najmä zamestnávatelia s vyšším počtom zamestnancov. Zaujímavosťou, a tiež uľahčením práce prevádzkovateľov, je povinnosť Úradu zverejniť na svojich internetových stránkach vzory poučení oprávnených osôb. Opráv